Kosten minimieren – Betriebskosten im Büro senken: effektive Strategien für mehr finanzielle Effizienz

Betriebskosten können in jedem Unternehmen schnell ein großes Loch in die Kasse reißen. Gerade im Büro gibt es viele Faktoren, die zu hohen Ausgaben führen. Doch was sind die größten Geldverbrenner? Um Kosten zu minimieren und die Betriebskosten im Büro zu senken, gilt es, diese Faktoren zu identifizieren und effektive Strategien zur Kostensenkung umzusetzen.

Jedes Unternehmen sollte seine Zahlen gut kennen und dafür sorgen, dass Einnahmen und Ausgaben in einem ausgewogenen Verhältnis stehen – im besten Fall sogar Gewinn abwerfen. Neben den typischen Kostentreibern wie beispielsweise den Gehältern, ist das Büro ein erheblicher Kostenfaktor. Dabei geht es nicht nur um die Miete, sondern oft auch um andere Kosten, die im Laufe eines Arbeitstages anfallen. Wie überflüssig manche Ausgaben sind und wie viel Energie durch die falschen Geräte verschwendet wird, wäre für viele Unternehmen überraschend. Das Ziel muss es sein, diese Betriebskosten aufzudecken und sie auf lange Sicht deutlich zu senken.

Die Betriebskosten – was sind die größten Geldverbrenner im Büro?

Aktuell sind vor allem die Energiekosten ein großes Thema. Diese entstehen z.B. in den Bereichen Beleuchtung, Klimatisierung und IT-Infrastruktur. Durch eine effizientere Nutzung dieser Ressourcen könnten Betriebskosten gesenkt werden. So kann z.B. eine verbesserte Steuerung von Heizung und Klimatisierung durch moderne Technologien wie z.B. Sensoren oder automatische Zeitsteuerungen zur Vermeidung von Energieverschwendung beitragen.

Auch bei der Beleuchtung gibt es Sparpotenzial: LED-Lampen sind nicht nur sparsamer als konventionelle Glühbirnen, sondern haben auch eine längere Lebensdauer. Was viele gar nicht so richtig auf dem Schirm haben: die IT-Infrastruktur ist ein wichtiger Betriebskostenfaktor im Büro: Der Einsatz energieeffizienter Geräte oder Cloud-Lösungen kann langfristig Kosten sparen. Unternehmen können durch eine gezielte Analyse und Optimierung der größten Energiefresser ihr Budget nachhaltig entlasten und mehr Wirtschaftlichkeit erreichen.

Neben den Stromkosten sind bei den Betriebskosten vor allem die Kopierer und Drucker ein Problem geworden. Bei den Preisen, die heute für Druckertinte aufgerufen werden – oder simpel den mitunter sehr überteuerten Verträgen, die bei der Miete eines solchen Gerätes genutzt werden – können im normalen Betrieb schon einmal ganz erhebliche Kosten auftreten. Auch hier gilt es, dass man sich informieren und Maßnahmen für die Ersparnis nutzen sollte.

Die größten Energiefresser im Büro – wo sind sie zu finden?

Laut Praxistipp Chip zählen zu den größten Verbrauchsgeräten im Bereich Strom die folgenden Bereiche:

• Lichtquellen, also Lampen und andere Beleuchtung liegen im Stromverbrauch ganz weit vorne.
• Dicht gefolgt von Drucker, Scanner und Kopierer.
• PCs, kleinere Geräte – wie Notebooks oder Tablets – und ähnliche Komponenten erzeugen den geringsten Anteil am Verbrauch.

Wer also auf der Suche nach den größten Stromfressern im eigenen Unternehmen ist, sollte einmal einen genauen Blick auf die Lampen und Beleuchtungen werfen. Dass der Anteil noch heute so hoch ist, liegt nicht selten daran, dass in vielen Büros noch nicht auf Energieeffizienz gesetzt wird. Da sind immer noch veraltete Glühbirnen im Einsatz oder es wird auf Zeitschaltuhren und Licht-Dimmung verzichtet. Gerade hier aber ist ein Austausch alter Geräte wichtig, wenn der hohe Anteil am Verbrauch nachhaltig gesenkt werden soll.

Ähnlich sieht es bei den PCs und anderen Kleingeräten aus. Die Stromfresser hier sind meistens die Geräte, die bereits seit vielen Jahren im Einsatz sind. Veraltete Bildschirme und Computer verbrauchen mitunter drei Mal so viel Strom wie die neuen Geräte mit hoher Energieeffizienz. Eine Modernisierung kann also langfristig Ersparnisse beim Strom und andere Vorteile mit sich bringen.

Darüber hinaus sollten Sie auch zwei weitere Faktoren im Fokus haben: Geräte, die im Stand-By-Betrieb laufen und die Klimaanlage. Beides wird nicht aktiv wahrgenommen, haben aber einen hohen Einfluss auf den Stromverbrauch.

Kostenfaktoren verringern – so werden Sie ganz entspannt zum Sparfuchs

Klar: ohne Strom geht es nicht. Dennoch gibt es einige Tricks und Kniffe, wie Sie Sorgfältig mit den Ressourcen umgehen und ganz nebenbei einige Euro einsparen.

1. Achten Sie auf die passende Bürobeleuchtung und nutzen Sie – wann immer möglich – das natürliche Tageslicht
2. Statten Sie Räume wie Toiletten, Flure oder Küchen mit einem Bewegungssensor aus.
3. Tauschen Sie alte Halogenlampen gegen neue, stromsparende LEDs.
4. Vielleicht kann der Wifi-Router und das Internet über das Wochenende abgeschaltet werden.
5. Nutzen Sie wo immer möglich Steckdosenleisten mit Kippschalter. So können nach Feierabend alle PCs und sonstige Geräte vom Stromnetz getrennt werden.
6. Lassen Sie Ihre Geräte nie im Standby-Modus, wenn das Büro nicht mehr besetzt ist.
7. Bei alten Computern kann es interessant sein, den Stromverbrauch zu ermitteln. Wenn dieser zu hoch ist, kann er entweder gesenkt oder gleich ausgetauscht werden.
8. Achten Sie auf eine sinnvolle Größe bei der Wahl Ihrer Computerbildschirme.
9. Unsere Arbeitswelt wird immer digitaler. Prüfen Sie, ob wirklich jeder Arbeitsplatz mit einem Drucker ausgestattet sein muss. Vielleicht reicht auch ein Zentraldrucker, den alle Mitarbeitenden nutzen können.
10. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung. Prüfen Sie, ob und wie Sie zum papierlosen Büro werden können.

Fazit: Stromkosten vergleichen und die Mitarbeiter einspannen

Grundsätzlich empfiehlt sich immer ein Vergleich im Internet, um zu prüfen, ob der Verbrauch im eigenen Büro tatsächlich problematisch sein könnte. Dort sind auch die durchschnittlichen Verbrauchswerte für Gewerbeimmobilien angegeben. Ob der Verbrauch tatsächlich so weit über dem Durchschnitt liegt, lässt sich mit einem Blick auf die eigene Abrechnung sehr schnell feststellen. Darüber hinaus haben auch Büromieter die Möglichkeit, sich im Internet nach einem neuen Anbieter umzusehen, der die Leistungen vielleicht zu einem günstigeren Preis erbringt. Ein Wechsel kann sich also auch im gewerblichen Bereich lohnen – allerdings sind dabei die Vertragslaufzeiten zu beachten.

Schließlich spielen die Mitarbeiter eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Betriebskosten zu senken. Sie sollten darüber informiert sein, wie sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz Strom und Energie sparen können. Wenn alle im Büro etwas mehr darauf achten, sollte es relativ einfach sein, die Verbrauchsmaterial- und Stromkosten im Büro sehr schnell zu senken.