Eignet sich das papierlose Büro für mich?

Die Digitalisierung ist in Deutschland endlich auch in den kleineren und mittelständischen Unternehmen angekommen. Es ist vor allem die einfache Umsetzung der meisten modernen Lösungen, die dazu führt, dass sich auch diese Firmen mit den Vorteilen und Optionen beschäftigen, die mit den digitalen Alternativen einhergehen. Ein sehr interessanter Schritt, der sich in den letzten Jahren in vielen Unternehmen durchgesetzt hat, ist das papierlose Büro. Viele Gründe sprechen dafür, die Infrastruktur in der eigenen Firma so zu kalibrieren, dass ein möglichst geringer Verbrauch an Papier passiert. Es ist vor allem die erste Umstellung, bei der es bis heute bei KMUs zu Zurückhaltung kommt.

Was ist das papierlose Büro?

Auch wenn der Name eigentlich anderes suggeriert, bedeutet „papierloses Büro“ nicht zwingend, dass überhaupt keine Papiere mehr im Umlauf sind. Die Realität stellt eine derzeit unüberwindbare Hürde für diesen Gedanken dar. Gerade die Bürokratie und die Verwaltung in Deutschland zwingen die meisten Unternehmen noch immer, mit Akten zu arbeiten, Nachweise für das Finanzamt zu lagern oder einfach die Kommunikation mit den Kunden aufrecht zu erhalten. Allerdings hat der Ansatz den Vorteil, dass die ersten Bemühungen angestellt werden, damit am Ende der Verbrauch von Papier im eigenen Unternehmen wirklich spürbar zurückgeht.

Wozu das papierlose Büro?

Der Sinn hinter dem papierlosen Büro ist also, dass möglichst viele Aufgaben und Prozesse künftig auf einer digitalen Ebene erledigt werden. Das beginnt mit einem Archiv für Dokumente statt des Einsatz von Aktenordnern und endet mit dem Verschwinden der Notizzettel, bei denen künftig digitale oder Smart-Lösungen als Ersatz herhalten. Die Entwicklungen in der digitalen Branche haben dazu geführt, dass für die meisten Aufgaben in einem Büro durchaus die Möglichkeit besteht, den Verbrauch von Papier – und somit auch von Druckertinte – deutlich zu reduzieren. Das ist nicht nur gut für die Umwelt. Vor allem entwickelt sich auf diese Weise eine neue Form der Organisation und Kosten werden in spürbarer Form eingespart.

Was sind Probleme bei der Umstellung auf ein papierloses Büro?

Viele Unternehmen haben den Ansatz für ein papierloses Büro bereits umgesetzt und vielleicht auch versucht, verschiedene Prozesse in der eigenen Firma in diese neue Bahn zu lenken. Gerade bei diesen Proben kann festgestellt werden, wie schwer die Umstellung in manchen Szenarien fallen kann. Es sind dabei nicht nur die Vorschriften, sondern vor allem die Gewohnheiten, die zu einem Problem für die Firmen werden.

Einige Beispiele und Hürden, warum die Umstellung auf das papierlose Büro so schwer fallen kann:

• Gewohnheit: Die meisten Mitarbeiter haben sich in ihren Prozessen an das Papier gewöhnt. Sie drucken einfach alles aus (besonders beliebt ist der Kollege, der sich sogar die E-Mails ausdruckt), nutzen ihre Notizblöcke und arbeiten schon seit Jahren auf diese Weise. Besonders diese Mitarbeiter bedürfen der Aufmerksamkeit durch Schulung und Anleitung.
• Rechtssicherheit: Es ist vor allem das Finanzamt zu nennen, das im Bereich der Bürokratie gerne als Hürde genommen werden kann. Meistens sind die Sachbearbeiter recht unflexibel. Inzwischen gibt es in Deutschland aber Gesetze, die auch eine digitale Speicherung der Unterlagen erlauben. Es ist nicht mehr nötig, alleine auf das Papier zu setzen.
• Ressourcen: Natürlich muss für die Umstellung auch eine Alternative vorhanden sein. Daher müssen erst einmal Dienste gefunden werden, die diese Prozesse ersetzen. Auch die erste Archivierung ist eine Herausforderung.

Es gibt also durchaus einige Gründe, warum das papierlose Büro nicht längst zu einem Standard geworden ist. Vor allem die gebundenen Ressourcen in der Umstellung lassen Unternehmen von der Idee Abstand nehmen. Dabei sind es gerade die digitalen Dienstleister, die in den letzten Jahren dafür gesorgt haben, dass heute ausreichende Alternativen zum Papier zur Verfügung stehen.

Welche Vorteile hat das papierlose Büro?

Eigentlich reicht es schon, einen Blick auf die Vorteile zu werfen, um zu verstehen, warum die Idee vom papierlosen Büro sehr sinnvoll ist. Dabei sind es nicht alleine die Kosten für Papier, die allerdings auch einen Faktor darstellen. Wenn weniger gedruckt wird, sinken zum Beispiel die Kosten für die Pflege der Drucker und die Tinte. Man würde sich wundern, was für einen Kostenfaktor in der allgemeinen Verwaltung diese Dinge darstellen. Langfristig ist es aber vor allem die Effizienz, die zunehmen wird. Die Mitarbeiter arbeiten mit den digitalen Lösungen besser und schneller, wenn sie sich erst einmal daran gewöhnt haben. Die dadurch entstehenden Gewinne werden auch die Kosten für die Anschaffung der alternativen Lösungen langfristig erheblich überdecken.

Was sind die Alternativen zum Papier?

Längst ist die digitale Revolution auch in deutschen Unternehmen zu einem Thema geworden. Verbesserte Infrastruktur im Bereich der Server, Cloud-Lösungen und mobile Endgeräte erlauben es, bestehende Prozesse zu verändern und in eine digitale Welt zu bringen. Natürlich sind die Kosten für eine Anschaffung im ersten Moment hoch. Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist aber vor allem als ein langfristiges Unterfangen zu betrachten. Im Laufe der Zeit werden sich alle Anschaffungen auszahlen.

Hier einige Beispiele, wie Unternehmen einen ersten Ansatz für die Umstellung ansetzen können:

• Speicherung: Es ist vor allem die Speicherung von Dokumenten, die wohl die größte Hürde darstellt. Der vollkommene Verzicht auf Ordner und Akten muss natürlich mit einer Alternative verbunden sein. Eine gute Infrastruktur von Servern erlaubt es, sämtliche Papier im Netzwerk zu speichern. Das beginnt schon beim Empfang: eingehende Post wird gescannt und landet im Eingangsordner auf dem Server. Das Ziel ist es, dass am Ende alle Daten digital und mit einer Back-Up-Lösung versehen zur Verfügung stehen.
• Kommunikation: Auch im Bereich der Kommunikation sind mobile Dienstleister der Schlüssel. Sie bieten Plattformen für die Zusammenarbeit über das Internet, für den Austausch von Dokumenten und die Cloud erlaubt es Daten überall auf der Welt abzurufen. Beinahe jeder Dienst, selbst die Buchhaltung, kann in der heutigen Zeit durch eine Cloud-Lösung ersetzt werden.



• Tablets statt Notizblöcken: Der Einsatz von Smart-Technologie wie dem Tablet ist ein Schlüssel für das papierlose Büro. Die Daten werden dann nicht nur auf den Tablets gespeichert, sie können auch direkt digital für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.

Dies sind nur drei Stufen von Möglichkeiten, wie die Digitalisierung in jedem Unternehmen genutzt werden kann. Ein genauer Plan ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Es sollte nicht versucht werden, alle Prozesse an einem Abend hin zu einem papierlosen Büro zu verändern. Nicht nur die Mitarbeiter müssen sich an die neuen Umgänge gewöhnen, auch die Lösungen müssen erst einmal getestet werden. Eine Umstellung in langsamen Schritten aber mit klar definierten Zielen ist die beste Möglichkeit, wie das papierlose Büro auch im eigenen Unternehmen zum Erfolg werden kann. Dass das funktionieren kann, zeigen Agenturen und digitale Unternehmen wie Facebook, Google und Microsoft, die in vielen Bereichen bereits heute komplett auf den Einsatz von Papier verzichten. Bei der Größe der Konzerne ist natürlich auch eine Umstellung in kleinen Betrieb möglich – mit der richtigen Planung.

---