Home Office – was beachten? 10 Tipps und Ideen, Fakten, Pro und Contra

Das Home Office – was muss man beachten? Aufgrund der Corona-Krise ist das Thema derzeit aktueller denn je: In unserem großen Home Office Ratgeber haben wir alle wichtigen Punkte für Sie aufbereitet, die Sie beachten müssen.

Pro und Contra Home Office

Die Arbeit im Home Office stellt viele Arbeitnehmer- und Geber vor große Herausforderungen. Betrachten wir einmal Vor- und Nachteile:

Vorteile Home Office

1. Mehr Produktivität: Das Home Office ist eine wahre Win-Win Situation. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren gleichermaßen, denn der Output ist durch weniger Störungen (etwa durch Kollegen) und Wegfallen der Wegstrecken bis zu 10 % höher als bei der Präsenzvariante.
2. Auch die Konzentration ist dadurch gesteigert – im (richtig gestalteten) Home Office kann ich Störquellen selbst beeinflussen und wenn nötig abstellen – kein Diskutieren über Radio an oder aus, keine Hintergrundgespräche, kein Klingeln bei Telefonen an die ja doch keiner ran geht, keine Geburtstagspartys im Großraumbüro, keine Kollegen/innen mit knapper Kleidung, kein nerviger Chef etc.
3. Weniger Arbeitsausfall durch Krankheit – in Zeiten von Krankheitswellen oder gar Pandemien (Coronavirus 2020), ist die Arbeit aus dem Home Office besonders sinnvoll, da so weniger bis keine Infektionen in einem Unternehmen auftreten oder sogar Infektionsketten komplett unterbrochen werden können.
4. Vorteil für die Arbeitgeber: Die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeiters ist meist länger als die vor Ort. Das relativiert sich für den Arbeitnehmer jedoch durch die fehlende An- und Abfahrt zum Arbeitsplatz.

Nachteile vom Home Office

Leider hat der Arbeitsplatz zu Hause durchaus auch Nachteile:

1. Ihr Chef sieht Sie seltener und dadurch geraten Sie schnell aus seinem Fokus. Dadurch erhalten Sie weniger Anerkennung, werden bei Projekten mitunter übergangen und werden eventuell bei Beförderungen und Gehaltserhöhungen nicht gesehen.
2. Profilierungssüchtige Kollegen könnten Ihnen Projekte abspenstig machen, Lorbeeren für sich einheimsen, gegen Sie noch leichter intrigieren als wären Sie ständig vor Ort.
3. Darüber hinaus erfordert die Arbeit in der eigenen Wohnung oder im eigenen Haus auch Opfer von Ihnen: Sie verlieren den sozialen Kontakt mit den Kollegen, müssen sich selbst organisieren und vor allem disziplinieren, haben außer übers Telefon keinen Ansprechpartner und sind in den Pausen alleine.

Viele träumen davon, in den eigenen vier Wänden zu können – doch ist auch jeder dafür geeignet? Angenommen, Ihr Arbeitgeber würde dies ermöglichen – wäre dies etwas für Sie?

Ob Sie das Zeug zum „Homeworker“ haben, können Sie mit unserem Test klären:

Home Office Test: Bin ich für die Arbeit von zu Hause aus geeignet?

Ja oder Nein? Wie gehen Sie mit folgenden Situationen/Fragen um:

1. Sie können Ihre Aufgaben gut selbst strukturieren und einteilen
2. Sie haben kein Problem damit, alleine zu sein, zu essen, zu arbeiten
3. Sie haben ein sehr gutes Zeitmanagement
4. Ihre Familie/ Freunde respektieren, dass Sie arbeiten müssen, obwohl Sie zu Hause sind
5. Sie können private Aufgaben von beruflichen klar trennen
6. Bei Problemen entwickeln Sie die Lösung am liebsten alleine
7. Sie brauchen nicht ständig Lob und Anerkennung von anderen
8. Sie können sich selbst auch für unangenehme Aufgaben motivieren
9. Sie schieben auch schwierige Tätigkeiten nicht auf die lange Bank
10. Sie arbeiten am liebsten in einer ruhigen, selbst gesattelten Umgebung
11. Sie können gut Versuchungen und Ablenkungen wie fernsehen, privatem Surfen/Telefonieren widerstehen
12. Ihre Produktivität hängt nicht von klassischer Büro-Umgebung ab
13. Sie sind auch in der Lage, selbstverantwortlich Arbeitszeiten einzuhalten
14. Sie scheuen erhöhten Dokumentationsaufwand nicht
15. Sie sind bereit, mehr Selbst-PR zu betreiben, um gesehen zu werden
16. Sie arbeiten in Ihrem Gebiet eigenständig und brauchen keine Anleitung
17. Sie können Abgabefristen und Termine gut einhalten
18. Sie kennen sich gut mit modernen Kommunikationsmedien wie Skype, Webex und ähnlichen aus und sind bereit, sie zu nutzen
19. Sie möchten selbst bestimmen, in welchem Umfeld Sie arbeiten
20. Sie wissen, wann es Zeit ist, aufzuhören mit der Arbeit und Feierabend zu machen
21. Ihre Work Life Balance stimmt und Sie sorgen selbst für das richtige Verhältnis
22. Sie können auch ohne Druck von außen Arbeitszeit einhalten und Leistung erbringen
23. Sie verfügen über ein hohes Maß an Selbstvertrauen und kennen Ihre Schwächen
24. Sie arbeiten gerne unabhängig
25. Sie sind in der Lage, auch ohne nonverbaler Kommunikation Botschaften richtig einzuschätzen
26. In Ihrem Haus ist eine schnelle Internetverbindung verfügbar

Haben Sie nun mehr Fragen mit „ja“ beantwortet? – Dann kann die selbstorganisierte Arbeit im Home Office durchaus das Richtige für Sie sein.
Falls nein, akzeptieren Sie, dass Sie in der bisherigen Form zu arbeiten besser aufgehoben sind.

Lohnt sich Home Office für Sie überhaupt?

Auch wenn es verlockend klingen mag, ist das Home Office in der Realität nicht so praktisch wie gedacht. – Stellen Sie sich deshalb zuvor folgende Fragen:

1. Ist mein Arbeitsweg länger als eine halbe Stunde (einfach), sodass ich auch wirklich einen Zeitgewinn hätte?
2. Müsste ich mein Office zu Hause selbst einrichten beziehungsweise bezahlen, oder würde dies der Arbeitgeber übernehmen?
3. Kann ich das Büro steuerlich absetzen (hierfür müssen bestimmte Vorrausetzungen erfüllt sein)?
4. Bin ich wirklich in der Lage, tagelang alleine zu arbeiten?
5. Kann oder will ich berufliches und privates wirklich streng voneinander trennen?

Sagen Sie „Ja“ zum Home Office wenn Sie diszipliniert, selbstverantwortlich und alleine arbeiten können und wollen.

Ins Home Office sollten Sie erstmal nur testweise, wenn Sie die Wahlfreiheit haben wollen und zusätzlich ab und zu Kontakt zu den Kollegen suchen.

Nicht ins Home Office sollten Sie jedoch, wenn Sie eine klare Struktur brauchen, deutliche Trennung zwischen Privatem und Beruflichem und auch immer wieder Input und Anerkennung von außen suchen.

Regeln für erfolgreiches Home Office

Im Home Office zu arbeiten, ist für viele ein Traum. Sie können arbeiten, wann und wie Sie wollen, niemand stört Sie und Sie müssen Ihren Arbeitsplatz nicht jeden Tag sauber hinterlassen. Das klingt alles sehr verlockend, doch nicht bei allen klappt dies auch. Welche Fehler viele Arbeitnehmer machen und wie Sie diese vermeiden können, erfahren Sie in diesem Text.

Die Anzahl der Selbständigen und Arbeitnehmer, die in Deutschland im Home Office arbeiten nimmt immer mehr ab. 2008 waren es noch 5,5 Millionen Personen, die überwiegend von zu Hause arbeiteten, vier Jahre später waren es nur noch 4,7 Millionen Menschen. Das zeigt eine Untersuchung des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung. Dieser Rückgang ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass die Beteiligten keine guten Erfahrungen mit der Arbeit in den eigenen vier Wänden machen. Viele waren nicht diszipliniert genug. Die folgenden Fehlerquellen sollten Sie auf jeden Fall vermeiden, damit Ihnen der erfolgreiche Einstieg ins Home Office gelingt.

Klare Regelungen für das Home Office

Es klingt verlockend: Sie können im Schlafanzug anfangen zu arbeiten, steigen nach einer Tasse Kaffee unter die Dusche und arbeiten dann im Jogginganzug weiter. Doch auch wenn sich das gut anhört, ist diese Herangehensweise kontraproduktiv. Auch im Home Office ist es wichtig, bestimmte Regeln einzuhalten.

Dazu zählen unter anderem die Wahl der Kleidung. Natürlich brauchen Sie nicht im Business-Outfit vor Ihrem heimischen Computer zu sitzen. Doch auch eine zu legere Kleidung ist nicht hilfreich. Denn mit der Wahl der Kleidung geht unterbewusst auch die Haltung gegenüber der Arbeit einher. Regeln zu schaffen, bedeutet aber auch, die Arbeitszeiten einzuhalten. Sie sollten also zur selben Zeit wie im Büro mit der Arbeit beginnen und auch zur selben Zeit aufhören. Nur ein Ausnahmen ist es sinnvoll, von diesem Plan abzuweichen.

Pausen einplanen

Eine Studie der University of Stanford hat gezeigt, dass Arbeitnehmer, die im Home Office arbeiten, durchschnittlich um 13,5 Prozent effektiver sind als im Büro. Bemerkenswert ist das deswegen, weil zeitgleich gemessen wurde, dass die Arbeitnehmer sich in ihren Pausen einschränken.

Diese in den Arbeitsalltag im Büro zu integrieren, ist nicht besonders schwer: Sie gehen gemeinsam mit dem Kollegen in die Kantine und wissen, dass Sie nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung haben. Das ist im Home Office anders. Sie haben niemanden, der Sie an die Pausen erinnert und auch das Kochen dauert länger. Sie verzichten in der Folge häufig auf Ihre Pausen. Doch die sind wichtig, um volle Leistung erbringen zu können.

Deswegen brauchen Sie Routinen, sodass Sie auch auf die nötigen Pausen achten.

Arbeiten Sie nur im Arbeitszimmer

Sie haben Ihr Tagespensum nicht erreicht und wollen abends beim Fernsehen noch den Rest erledigen? Das ist ein Szenario, mit dem sich viele Menschen, die im Home Office arbeiten, befassen müssen. Doch diese Herangehensweise ist nicht gut. Denn aus psychologischen Gründen sollte die Arbeit nur im Arbeitszimmer stattfinden.

Hierzu ist es wichtig, das Arbeitszimmer auch mit den entsprechenden Möbeln auszustatten: Hier finden Sie unsere Home Office-Büromöbel.

Sie benötigen klar abgesteckte Räume. Denn ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die Arbeit immer mehr in den Alltag einfließt und Sie permanent neben dem Essen oder dem Relaxen arbeiten. Einige treiben es sogar soweit, dass sie abends im Bett noch Dinge erledigen. Um dem einen Riegel vorzuschieben, sollten Sie die Aufgabe entweder auf den nächsten Tag aufschieben oder erst dann vom Schreibtisch aufstehen, wenn wirklich alles erledigt ist.

Technik und Geräte für das Home Office

Eine Untersuchung des Personaldienstleisters Randstad hat gezeigt, dass das Home Office vor allem bei 25- bis 34-Jährigen angesagt ist. Sie gaben zu 59 Prozent an, ab und zu zu Hause zu arbeiten. Das bedeutet, dass es sich um eine technikaffine Altersgruppe handelt. Das ist durchaus wichtig, denn technisch sollte im Home Office alles funktionieren.

Es geht nicht nur darum, dass der Computer oder ein Internetanschluss vorhanden ist, denn damit sind heute die meisten Haushalte ausgestattet. Viel wichtiger ist, dass die Schnittstelle mit dem Büro funktioniert. Manch einer muss sich mit einem VPN-Client einwählen, andere benötigen eine Freigabe des Desktops über den Browser, während wieder andere eine Spezialsoftware anwenden. Achten Sie also darauf, dass Sie sich optimal mit den jeweiligen Voraussetzungen auskennen, damit sie im Home Office genauso produktiv sind wie im Büro.

Verlangen Sie eine entsprechende Schulung von Ihrem Arbeitgeber. Scheuen Sie vor der Forderung nicht zurück. Denn der kann eine Menge Geld dadurch sparen, dass Sie zu Hause arbeiten.

Home Office Störquellen

Obwohl Sie im Home Office keine Kollegen haben, die Sie ablenken können, gibt es auch dort genügend Störquellen, die Sie von der Arbeit abhalten können. Das beginnt mit dem Surfen im Internet und endet beim Aufräumen, das Sie der eigentlichen Arbeit vorziehen.

Diese Ablenkungen können Sie häufig gar nicht physisch eliminieren. Sie müssen Sie stattdessen aus Ihren Gedanken streichen. Machen Sie sich bewusst, was Sie von der Arbeit abhält und wo die Verlockung am größten ist. Entwickeln Sie Strategien, um dieser Verlockung zu widerstehen. Verdeutlichen Sie sich, dass auch das Home Office Teil Ihrer Arbeit ist und Sie keine Zeit für Ablenkungen haben.

Arbeitsplan nutzen

Eine Umfrage des Jobportals Monster zeigte, dass viele Arbeitnehmer, die im Home Office arbeiten, mit ihrer Leitung zufrieden sind. 67 Prozent der aus Deutschland stammenden Teilnehmer gaben an, dass sie auch zu Hause die Arbeit adäquat verrichten könnten. Das setzt allerdings voraus, dass Sie realistisch einschätzen können, was Sie leisten können müssen und was Sie letztlich wirklich leisten.

Das ist schwierig, da der Vergleich zu Kollegen fehlt, den Sie im Büro hätten. Dabei hilft, wenn Sie einen täglichen Arbeitsplan entwerfen. Notieren Sie dazu alle Tätigkeiten, die Sie sich vorgenommen haben mit einer entsprechenden Zeit. Planen Sie 20 Prozent als Pufferzeit ein, die Sie für Unvorhergesehenes verwenden können. Wenn Sie die vorhandenen Tagesaufgaben einfach der Reihe nach abarbeiten, haben Sie einen guten Überblick, wie produktiv Sie tatsächlich sind.

Ruhiges Umfeld im Home Office

Laut einer Umfrage des Softwareentwicklers Team Viewer wollen 30 Prozent der weiblichen Arbeitnehmer das Home Office dazu verwenden, sich besser um Ihre Kinder kümmern zu können. Um produktiv sein zu können, kommt es aber auch darauf an, dass Sie Ihrem Umfeld zu verstehen geben, wie wichtig Ihnen Ruhe ist, um konzentriert arbeiten zu können.

Das heißt, Sie sollten besprechen, dass Sie nur dann von der Arbeit abgehalten werden können, wenn es sich wirklich um wichtige Anliegen handelt. Diese Regeln gelten selbstredend nicht nur für die Kinder, sondern auch für andere Menschen, mit denen Sie zusammenleben.

Atmosphäre schaffen

Weiter oben wurde bereits beschrieben, dass es ein Vorteil vom Home Office ist, dass Sie den Schreibtisch nicht jeden Abend aufgeräumt verlassen müssen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie in einem unordentlichen Raum arbeiten sollten. Denn auch das wirkt sich auf Ihre Arbeitsleistung aus.

Am besten ist es, wenn Sie den Arbeitsraum so herrichten, wie Sie es auch im Büro tun würden. Das bedeutet, dass durchaus auch Pflanzen oder Bilder der Familie auf dem Tisch stehen können. Selbst wenn sich diese nur wenige Meter von Ihnen entfernt befindet.

Motivation im Heimbüro

Die genannten Regeln setzen nicht nur ein bestimmtes Maß an Disziplin voraus, sondern auch, dass Sie sich motivieren können, den Versuchungen zu widerstehen und stattdessen konzentriert zu arbeiten. Das setzt voraus, sich jeden Tag aufs Neue zu motivieren.

Das kann entweder eine Belohnung sein, wenn ein bestimmter Stand der Arbeit erledigt ist oder ein besonderes Abendessen, dass Sie sich gönnen, wenn Sie einen erfolgreichen Tag hatten. Gerade am Morgen brauchen viele Menschen im Home Office eine besondere Motivation, um die Ablenkungen zu überwinden und mit der Arbeit zu beginnen.

Nicht nur Home Office

Auch wenn Sie sich im Home Office gut zurechtfinden, sollten Sie den Kontakt zu den Kollegen im Büro nicht verlieren. Auch wenn das Home Office einige Vorteile mit sich bringt – Sie haben mehr Zeit für die Familie, können länger schlafen oder haben weniger Stress im Berufsverkehr – sollten Sie auch regelmäßig an Ihren eigentlichen Arbeitsplatz zurückkehren.

Dort finden Sie geregelte Arbeitsbedingungen vor und haben den nötigen sozialen Austausch, der Ihnen vielleicht im Home Office fehlt. Zeitweise, beispielsweise in Projektphasen, ist es zwar ebenfalls sehr produktiv, zu Hause zu arbeiten. Doch der direkte Kontakt mit den Kollegen, der nötig ist, um Probleme oder Fragen schnell zu klären, dauert unter diesen Bedingungen zum Teil sogar länger.

Home Office: Best-Practices

• Planen Sie regelmäßig Präsenztage ein. Der Kontakt mit Kollegen und Chef darf nicht abreißen – regelmäßiger persönlicher Austausch ist für Home-Worker unerlässlich
• Stellen Sie sich Ihren individuellen Arbeitsplan mit klar definierten Pausen auf und halten Sie sich daran.
• Trennen Sie klar Privates und Berufliches – idealerweise haben Sie ein abgetrenntes Büro zu Hause in dem auch nur berufliche Dinge aufbewahrt werden.
• Widerstehen Sie den Versuchungen zu Hause wie (ach ich könnte ja schnell die Wäsche mache, den Rasen mähen usw.) – tun Sie nichts, was Sie auch nicht während der Arbeitszeit im Büro erledigen würden.
• Sorgen Sie für ausreichend Bewegung – gestalten Sie Ihre Pausen aktiv und unbedingt auch mal im Freien.
• Treffen Sie sich mit Ihren Kollegen regelmäßig auch außerhalb der Arbeitszeit
• Bauen Sie Routinen auf und halten Sie sich daran.
• Essen Sie regelmäßig – auch immer wieder in Gesellschaft.
• Kleiden Sie sich für die Arbeit entsprechend und gehen Sie geduscht und gepflegt an
  Ihren Arbeitsplatz zu Hause.
• Investieren Sie zu Hause in sich: zumindest in einen Home Office-Bürostuhl und Home Office-Schreibtisch.

Ausstattung im Home Office

Noch herrscht Uneinigkeit, über die Umsetzung der Arbeitsstättenverordnung von 2015. Diese beschäftigt sich noch nicht wirklich mit der Ausstattung im Home Office. Einige Parteien möchten Home Office Arbeitsplätze mit denen im Unternehmen gleichsetzten. Dieser Vorschlag wird jedoch nicht von allen Beteiligten begrüßt. Schließlich möchte man sich den gestalterischen Aspekt des Heimarbeitsplatzes erhalten.

Die Richtlinie schlägt beispielsweise eine Helligkeit von mindestens 500 Lux vor. In der Realität wird das im Home Office aber niemand überprüfen. Der Arbeitgeber müsste die Einrichtung des Heimarbeitsplatzes besichtigen und regelmäßig die Einhaltung der Ergonomiestandards sicherstellen, was in der Praxis wohl kaum vorkommt.

Dennoch ist auch im Home Office die richtige Austattung in Form eines hochwertig ausgestatteten Arbeitsplatzes wichtig. Er hilft dabei, gesund und leistungsfähig zu bleiben. Idealerweise findet auf der Schreibtischfläche Telefon, Unterlagen, Bildschirm und Tastatur genügend Platz.

Ein Glastisch ist für die Heimarbeit gänzlich ungeeignet, da nur reflexionsarme Oberflächen genutzt werden sollten. Passen Sie die Tischhöhe an ihre Bedürfnisse an. Zusammen mit einem ergonomischen Bürostuhl verhindern Sie so Rücken- und Nackenschmerzen. Besonders zu Hause sind diese Einrichtungsgegenstände oft vernachlässigt und sorgen deshalb für einen schmerzenden Rücken am Abend. Abhilfe schaffen unsere Home Office-Büromöbel.

Meistens wird der Rechner vom Arbeitgeber gestellt. Nutzen Sie diesen wirklich nur für Arbeitsaufgaben und achten Sie immer auf einen ausreichenden Virenschutz. Spielen Sie nötige Updates regelmäßig ein. Das betrifft vor allem den Flash-Player. Viele Arbeitgeber bestehen zudem darauf, dass der Arbeitsraum nach Feieraben abgeschlossen wird, damit unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten haben. Im Idealfall sind alle Daten durch eine Verschlüsselung und ausreichend starken Passwortschutz abzusichern.

Voraussetzungen für erfolgreiches Home Office

Ist das Unternehmen tolerant gegenüber Heimarbeit ist es wichtig zu wissen, für wen sie sich überhaupt eignet.
Wie bereits oben erwähnt, muss der Mitarbeiter, welcher gerne Home Office betreiben würde, vor allen Dingen diszipliniert und organisiert sein. Es ist wichtig, sich nicht von Dingen außerhalb der Arbeitstätigkeit ablenken zu lassen.

Lebt die Familie zuhause oder sind Kinder im Haushalt gestaltet sich das Arbeiten von Zuhause oft schwierig. Um selbstständig und diszipliniert arbeiten zu können sollte ein separater Raum im Haus vorhanden sein, den sich der Mitarbeiter als Arbeitszimmer einrichtet. Hier ist er getrennt von den Einflüssen seines privaten Lebens, die ihn schnell ablenken könnten.

Im Büro ist alles eingerichtet, um die Produktivität zu steigern. So steigern helle Räume die Wachsamkeit und Konzentration. Dunkle Räume machen die Mitarbeiter müde, träge oder gar unproduktiv. Das ist in den eigenen vier Wänden oft nicht so ausgestattet oder durchdacht. Auch Deko, der Ausblick mit Fenster, verschiedene Farben oder die Lautstärke in dem Raum sind alles Faktoren, welche die Produktivität fördern oder belasten.

Wichtig ist resultierend also, dass der Mitarbeiter einen Raum hat, welcher an die Arbeit angepasst ist, hell ist und nicht zu viel ablenkende Einflüsse besitzt. Natürlich gibt es auch Arbeitsumgebungen, die nicht verändert werden können. Pendler nutzen oft ihre Zeit effektiv unterwegs in Bus und Bahn, um von dort aus zu arbeiten. Auch Umgebungen draußen im Park, im Balkon oder im Garten werden gerne als Arbeitsplatz genutzt. Hier sollte jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie hier produktiv arbeiten können.

Arbeit im Home Office erleichtern

• Die moderne IP-Telefonie-Anschlüsse bieten Ihnen (zumindest bei der Dt. Telekom) mindestens drei Rufnummern – reservieren Sie eine davon für Ihre Arbeit und programmieren Sie diese ins Telefon.
• Trello – eine ToDo- und Organisations-Software, die Ihnen einen einfachen Überblick über Ihre Aufgaben gibt, hilft Ihnen dabei, Arbeitspakete zu strukturieren.
• Google Kalender – Ein digitaler Kalender. Mit diesem können Sie Termine zusammen mit Ihren Kollegen einfach anlegen.
• Skype – Skype ist sehr nützlich, um ihre Kollegen auch beim Telefonieren sehen zu können.

Fazit: Home Office

Das Home Office ist für viele Arbeitnehmer ein probates Mittel, um effektiv zu arbeiten – doch es ist nicht für jeden Charakter geeignet. Strikte Regeln müssen für ein erfolgreiches Home Office eingehalten werden. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, sind Sie auf jeden Fall gut aufgestellt, um das Experiment Home Office einmal zu wagen.

Unabdingbar für die Arbeit im Home Office ist eine gute Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und -geber. Sie ist die Grundvoraussetzung.

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