Bürocomputer schneller machen

Für viele Menschen ist der Computer im Büro längst zum wichtigsten Werkzeug für die Arbeit geworden. Mit der Hilfe von Tabellen, dem Internet und natürlich der Mail werden die meisten Prozesse des beruflichen Alltags abgewickelt. Wer allerdings mit diesen sensiblen technischen Geräten arbeitet, hat mit Sicherheit schon einmal bemerkt, was für ein Problem es ist, wenn der Computer nicht mehr einwandfrei funktioniert oder unendlich langsam ist.

Funktioniert der Computer nicht ebenso optimal wie die eigene Arbeitskraft, wird der Alltag im Büro zeitfressend. Mit einigen kleinen Kniffen lässt sich das Arbeitsgerät aber auf einen Stand bringen, der höchste Effizienz bei der Arbeit garantiert.

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Ein langsamer Bürocomputer – ein typisches Büroproblem

Es ist nicht nur ein vages Gefühl, dass es in manchen Fällen der geliebte Rechner ist, der die eigene Effizienz einschränkt. Das Institut für Marktforschung Censuswide hat sich dieser Frage angenommen und über 6000 Bürokräfte in ganz Europa zum Thema befragt und ist zu Ergebnissen gekommen, die die meisten Büroarbeiter ohnehin schon immer erahnt haben: Ein langsamer Rechner ist in vielen Fällen eines der größten Hindernisse im Alltag.

Die Experten von Censuswide haben herausgefunden, dass knapp die Hälfte der Befragten Unzufriedenheit mit dem Computer zeigt und sie als Grund dafür angibt, dass die Arbeit nicht so perfekt erledigt wird, wie es sein könnte. Ein paar Zahlen und Statistiken:

• Etwa 38 Minuten am Tag – oder knapp 20 Arbeitstage im Jahr – werden durch Probleme mit dem Computer und der IT im Büro verschwendet.
• 30 Prozent der Befragten gaben an, bereits bei der Suche nach Dateien bei der Arbeit gehindert zu werden.
• Ebenso hat ein knappes Drittel aller Befragten vor allem Probleme mit einem langsamen Computer oder einer sehr langsamen Verbindung mit dem Internet.
• Bis zu 8 Minuten am Tag werden alleine damit verschwendet, auf den Drucker oder Scanner zu warten.

Was auf den ersten Blick eher wie eine kleine und unangenehme Störung aussieht, bildet sich im großen Bild zu einem wirklichen Problem. Denn es geht nicht nur um die reine verlorene Arbeitszeit: Jede Unterbrechung mindert die Konzentrationsfähigkeit und somit für erhebliche Störungen bei der Effizienz.

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Arbeit mit dem Computer: Das nervt besonders

Es können schon Kleinigkeiten sein, die dazu führen, dass man mit den vorhandenen Arbeitsmitteln nicht zufrieden ist. Demotivation, Gereiztheit und schlechtere Arbeitsleistung sind oft die Folge wenn man vor einem langsamen Computer sitzt.

Die Hauptprobleme sind dabei eigentlich relativ einfach zu beheben: Die Befragten in der Studie haben zum Beispiel angegeben, dass eine langsame Geschwindigkeit des Internets zu einem der größten Störfaktoren zählt. Werden Webseiten nicht schnell genug geladen und gibt es Verzögerungen bei der Kommunikation mit der E-Mail, kann das schnell zu einem störenden Problem werden.

Auch die Infrastruktur entwickelt sich sehr schnell zu einer Zielscheibe des Ärgers der Angestellten. Ist der Server schlecht organisiert, wird schon die Suche nach der richtigen Datei zu einem zeitraubenden Hindernis. Es führt sogar dazu, dass man dazu neigt, die Dateien auf dem lokalen Rechner zu speichern, was langfristig zu großen Verwirrungen und ernsthaften Problemen durch verschiedene Dateiversionen führen kann. Ebenso verhält es sich mit der Technik selber. Sind Computer, Drucker, Scanner oder Telefone veraltet, ist nachlassende Leistung eine ganz natürliche Folge.

Es muss daher im Sinn der Arbeitgeber sein, seinen Angestellten schnelle und vernünftige Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen

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So bremst ein langsamer Computer die eigene Arbeitsleistung aus

Die Folgen eines langsamen Rechner oder veralteten Geräten schlagen sich nicht nur in der Effizienz der Mitarbeiter wieder. Langfristig wird auch die Motivation darunter leiden.

Wer engagiert ist und seine Arbeit eigentlich gut und schnell erledigen möchte, wird durch sein Arbeitswerkzeug dauerhaft ausgebremst. Automatisch passt man sich der verlangsamten Geschwindigkeit an und man ist frustriert, unzufrieden und verliert die Freude an der Arbeit.

Diese Unzufriedenheit kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich die Mitarbeiter vom Unternehmen abwenden und sich mit ihrem Know-How lieber dem Mitbewerber anschließen. Vor allem geht durch dieses Problem aber Umsatz verloren. Nur dort, wo die besten technischen Grundlagen für hohe Effizienz gelegt werden, kann diese auch erreicht werden.

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Möglichkeiten, den Computer schneller zu machen

In vielen Fällen müssen Lösungen für solche Probleme mit der IT-Abteilung abgesprochen werden. Nicht immer ist es dem Mitarbeiter selbst möglich, Tools zu installieren oder Prozesse vorzunehmen, mit denen die Leistung eines Rechners gesteigert werden können. Wo das aber möglich ist, können verschiedene Werkzeuge helfen.

Computer schneller machen – mit Software

Zuerst sollte eine Systemanalyse durchgeführt werden. Windows hilft dabei, schnell zu sehen, wo eventuelle Probleme vorhanden sind. Auch die klassische Defragmentierung – die auch problemlos über Nacht gestartet werden kann – bietet bei häufig genutzten Computern einen ersten Ansatz für Verbesserungen.

Beispiele für eine softwareseitige Beschleunigung:

• Der Hybrid-Start: Besonders die neueren Geräte müssen nicht mehr komplett heruntergefahren werden. Mit dem Hybrid-Start ist ein schnelles Hochfahren des Rechners möglich. Das spart besonders am Morgen oder nach der Mittagspause einiges an Zeit.
• Programme zur Optimierung: Viele Programme, sowohl vom Betriebssystem selbst als auch von externen Anbietern, erlauben eine gezielte Optimierung. Unnötige Prozesse können erkannt und gestoppt werden, Prioritäten der Leistung auf wichtige Programme gelegt werden. Aber Achtung! Das sollten nur Nutzer tun, die bereits Erfahrung haben. Hier empfiehlt sich die Einarbeitung mit der Hilfe eines Experten.
• Autostart: Eine der größten Hürden beim Systemstart ist die Autostart-Funktion. Hier sollte wirklich nur das geladen werden, was unbedingt benötigt wird. Wer den E-Mail-Client nicht nutzt, muss diesen auch nicht direkt mit Start des Rechners zur Verfügung haben. Oft blockieren unnütze Hintergrundprozesse den Systemstart.
• Rechner regelmäßig aufräumen: Speichern Sie regelmäßig viele Dateien auf Ihrem lokalen Computer, sollten Sie ein für Sie schlüssiges Ordnersystem entwickeln. Das erspart Ihnen wertvolle Zeit, sollten Sie ein Dokument suchen. Und nein – alles auf dem Desktop zu speichern, zählt nicht ;)

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie man mit der Hilfe von Programmen seinen Computer schneller machen kann. Nun widmen wir uns der Hardware:

Computer schneller machen – die richtige Hardware

Einen Highspeed-Rechner zu kaufen ist wohl die einfachste – aber auch wohl teuerste Variante. Besser ist es oft, den vorhandenen Computer mit neuer Hardware aufzurüsten. Das ist oft relativ einfach und günstig. Folgende, einfache Aufrüstungen sind in der Regel unkompliziert möglich:

• Eine Solid State Disk (ssd) verbauen: Diese Festplatten verzichten komplett auf mechanische Komponenten und sind extrem schnell bei Lese- und Schreibzugriffen. In den letzten Jahren sind die Preise dieses Festplattentyps extrem gesunken. Mit einer SSD bekommt man einen merklichen Geschwindigkeitsschub beim Hochfahren und beim Öffnen von Programmen.
• Schnelleren und größeren Arbeitsspeicher verbauen: Ein großer und schneller Arbeitsspeicher führt ebenfalls zu einem messbaren Schnelligkeitsgewinn. Jedoch lohnt sich das Aufrüsten nur bei Rechnern, die ein 64-Bit Betriebssystem installiert haben.

Natürlich könnte man auch noch einen schnelleren Prozessor einbauen. Leider ist das jedoch nicht unkompliziert machbar, da hier oft zusätzliche Komponenten wie Mainboard und Netzteil getauscht werden müssen, was eine Neuinstallation des Betriebssystems zur Folge hat. Die oberen Punkte sind definitiv günstiger und schneller umgesetzt.

Schulungen im Bereich der IT für Mitarbeiter

Um eventuelle Probleme zu erkennen oder dabei zu helfen, diese ohne den Einsatz der IT-Abteilung zu lösen, ist eine Schulung der Mitarbeiter hilfreich. In diesen Seminaren sollte dafür gesorgt werden, dass die Kollegen besser und schneller mit dem Computer umgehen können.

Auch die oben genannten Tricks können dabei etabliert werden. Damit wird nicht nur Wissen vermittelt: Vor allem gibt es an die Mitarbeiter das Gefühl weiter, dass sie in irgendeiner Form einen besseren Einfluss darauf haben, wie ihr Computer bei der Arbeit funktioniert.

Übrigens: Ein schneller Computer macht Freude – das werden Ihre Mitarbeiter sofort merken!

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