Druckkosten senken im Büro und Unternehmen

Druckkosten senken im Büro – im heutigen Beitrag geben wir Ihnen Tipps, wie Sie im Unternehmen die Druckerkosten senken und zugleich die Umwelt schonen.
Denn mit dem Kauf eines Druckers gehen mitunter erhebliche Mehrkosten einher. Der tägliche Verbrauch an Papier, Druckerpatronen bzw. Toner können insbesondere bei Unternehmen einen hohen Kostenfaktor haben. Mit einigen Tricks können Sie diese Ausgaben allerdings wirtschaftlich minimieren, um den Kostennutzenfaktor in ein optimales Verhältnis zu setzen.

Übersicht: 10 Tipps um Druckkosten zu senken

Die Folgende Übersicht zeigt zehn schnelle Tipps um die Druckkosten zu senken:

• Entwurf / Sparmodus nutzen: Die Druckertinte bzw. der Austausch eines Toners verursacht einen wesentlichen Teil der anfallenden Kosten. Jeder Drucker bietet allerdings die Möglichkeit, den Druckmodus in den Druckereinstellungen zu verändern. Insbesondere bei Testmustern oder Skizzen, die nicht unbedingt für dritte Personen bestimmt sind, bietet es sich daher an, in den Einstellungsoptionen den sogenannten „Sparmodus“ einzustellen. Die einzelnen Hersteller haben diesen Modus unterschiedlich benannt. Bei jedem Standardgerät kann er allerdings ausgewählt werden. Dieser Druckmodus reicht für die meisten Druckergebnisse aus.
• Schwarz-Weiß-Drucke nutzen: Sie sollten lediglich solche Aufträge farblich ausdrucken, bei denen es schlichtweg unumgänglich ist. Farbige Seiten sind auf Dauer ein enormer Kostenpunkt im Gegensatz zum Schwarz-Weiß-Drucken. Sparen Sie daher, wo immer es möglich ist, am Verbrauch der Farbe.
• Auflösung reduzieren: Möchten Sie beispielsweise einen Korrekturausdruck vornehmen, sollten Sie vorher die Druckqualität entsprechend anpassen. Für Dokumente, die intern bearbeitet werden bevor sie in den Außenkreislauf gelangen, reichen oftmals niedrigere Auflösungen. Die beste Druckqualität ist für diese Druckergebnisse nicht notwendig, und belastet daher unnötig den eigenen Geldbeutel.
• Selektives Drucken: Ohne Feineinstellungen werden bei einem Druckauftrag sämtliche Inhalte auf Papier gebracht. Oftmals wird allerdings nur ein Teil des Dokumentes für die Unterlagen oder zur Verarbeitung benötigt. Es ist daher empfehlenswert, vor dem Druckvorgang den Textbereich auszuwählen, der tatsächlich ausgedruckt werden soll. Dafür markieren Sie einfach den erwünschten Textteil und wählen innerhalb der Druckoptionen die Einstellung „Markierung drucken“ aus.
• Nur relevante Seiten drucken: Eine weitere Möglichkeit, um ein Dokument nicht vollständig ausdrucken zu müssen, ist die Wahl der zu druckenden Seiten. Es können beispielsweise einzelne Seiten gedruckt werden oder ganze Seitenfolgen. In der Praxis wird dies oftmals vernachlässigt. Auf Dauer können dadurch allerdings die Kosten für Druckerpatronen sowie für das Druckerpapier deutlich gesenkt werden.
• Duplexdruck nutzen: Bei einigen Druckern können Sie den Druck doppelseitig in Auftrag geben. Das Gerät verarbeitet eine Papierseite vollautomatisch von beiden Seiten. Über einen längeren Zeitraum werden die Ausgaben für das Druckerpapier entsprechend niedrig gehalten.
• Zwei Seiten auf ein A4 Blatt: Falls Sie einen Probedruck durchführen möchten, können Sie auch mehrere Dokumente bzw. Seiten auf einem Blatt Papier drucken. Wenn Sie sich dafür entschließen, ein Blatt mit zwei Seiten zu bedrucken, werden die Textdateien immer noch gut lesbar sein, sodass Sie keinerlei Qualitätsverlust zu befürchten haben.
• Schriftgröße verkleinern: In manchen Fällen bietet es sich an, sowohl die Schriftart als auch die Schriftgröße manuell zu verändern. Dadurch können Sie mehr Inhalt auf ein Blatt Papier transportieren. Bei der Wahl sollte stets darauf geachtet werden, dass das Dokument noch zum Lesen geeignet ist. Nehmen Sie hier die entsprechenden Feineinstellungen vor, sparen Sie sowohl am Papier als auch an der Druckertinte.
• Toner vom Drittanbieter: In der Regel bieten die Hersteller eines Druckers auch entsprechende Originalpatronen zum Kauf an. Dabei verlangen sie oftmals den Höchstpreis auf dem Markt, denn der Kunde im Einzelhandel zu bezahlen hat. Die Originalpatronen können derweil auch deutlich preiswerter über einen Büromaterial-Lieferanten bezogen werden. Es handelt sich dabei um dieselben Originalpatronen. Die Kostenersparnis gegenüber dem Facheinzelhandel liegt bei etwa 15 %. Noch mehr Kosten können Sie dadurch einsparen, dass Sie nicht auf die Originalpatronen zurückgreifen. Es gibt eine Reihe von Anbietern, die zu jedem Druckermodell die passgenauen Alternativen anbieten. Vor dem Kauf sollten Sie daher lediglich darauf achten, dass die Patrone auch tatsächlich kompatibel mit Ihrem Gerät ist. Die Kostenersparnis liegt hier bei bis zu 50 %.
• Toner erst wechseln, wenn er leer ist: Die Tintenpatrone bzw. der Toner sollte erst dann gewechselt werden, wenn der Drucker den Auftrag nicht mehr ausführen kann. In einigen Fällen bietet es sich auch an, den Wechsel bereits vorzunehmen, sobald die einzelnen Druckseiten nicht mehr in der gewünschten Qualität verarbeitet werden. Keinesfalls sollten Sie zu sehr auf die Füllstandswarnungen achten. In vielen Fällen warnt der Computer zu einem frühen Zeitpunkt über den zu niedrigen Tintenstand.
• Prüfen, ob Toner überhaupt leer ist: Den Gewinn haben letztendlich die Hersteller der Originaldruckpatronen, die sich davon erhoffen, dass der Kunde vorschnell zu den Ersatzpatronen greifen wird. Bevor ein Toner gewechselt wird, sollte dieser zunächst vorsichtig aus dem Gerät entfernt werden. Anschließend bietet es sich an, diesen leicht zu schütteln, damit sich die Tonertinte in dem Behältnis neu verteilen kann. In den meisten Fällen können dadurch noch sehr viele Druckseiten mit einem optimalen Ergebnis bearbeitet werden.

Umweltfaktor Druckpapier: Warum Sie der Umwelt etwas Gutes tun sollten

Aus fast jedem zweiten Baum wird nach der Fällung Papier hergestellt. Deutschland ist der viertgrößte Papierabnehmer auf der ganzen Welt. Lediglich Japan, China und die USA verbrauchen im Schnitt mehr Papier. Jede Person verbraucht in Deutschland pro Jahr etwa 286 kg Papier. Dabei handelt es sich nicht ausschließlich um Druckerpapier. Allerdings zeigen die Zahlen deutlich, dass es sich hierbei um den größten Posten innerhalb der Rechnung handelt.

Täglich werden somit 640 g Papier verarbeitet. Dabei handelt es sich etwa um die Menge an Papier, die für einen Harry Potter Roman nötig ist. Der Jahresverbrauch liegt im EU Durchschnitt bei etwa 187 kg. 19 Millionen t Papier werden somit pro Jahr in Deutschland verbraucht, wobei fast die Hälfte für Druck- und Büromaterial investiert wird. Zum Vergleich werden etwa 1,2 Millionen t Papier für Küchenrollen oder Toilettenpapier in Deutschland jährlich genutzt. 800.000 t Papier müssen jährlich für die Herstellung von DIN A 4-Blättern hergestellt werden.

Ein Güterzug, der diese Menge transportieren würde, hätte eine Gesamtlänge von etwa 600 km, da ca. 40.000 Waggons nötig wären. Bei der konventionellen Papierherstellung wird das Holz von Bäumen als Faserrohstoff eingesetzt. In den letzten 15 Jahren wurde aufgrund des Bedarfs eine Waldfläche gerodet, die etwa der dreifachen Fläche Deutschlands entspricht.

Besonders Urwälder werden bei der Papierherstellung verarbeitet. Dadurch wird die Umwelt extrem belastet, ebenso bei sogenannten Baumplantagen. Diese können die benötigten Holzreserven nur dann liefern, wenn sie eine entsprechend große Fläche haben. Durch den Einsatz von Monokulturen werden die Böden ausgelaugt. Ferner ist der Einsatz von Pestiziden und Düngern unerlässlich. Die Produktion schadet daher massiv der Umwelt. Diese Zahlen machen deutlich, dass ein Einsparen von Druckerpapier nicht nur gut für den Verbraucher selbst ist, da er Kosten minimieren kann. Die Umwelt partizipiert ebenfalls von einem verantwortungsvollen Umgang mit dem Naturrohstoff Holz.

Alternative papierloses Büro?

Aufgrund der Digitalisierung und ihren Möglichkeiten, ist es für Verbraucher noch einfacher geworden, die Ausgaben für den Druckbetrieb zu minimieren. Der klassische Desktop-PC ist häufig vom Smartphone oder Tablet bereits abgelöst worden. In einigen Unternehmen werden die Mitarbeiter bereits mit einem Laptop oder Tablet ausgestattet, damit sie effektiv und ohne unnötige Druckvorgänge arbeiten können. Bei einer repräsentativen Umfrage hat sich gezeigt, dass das papierlose Büro von 47 % aller Befragten als sinnvolle Alternative eingeschätzt wird. Allerdings zeigen sich noch 43 % sehr skeptisch. Der Einsatz von Laptops, Tablets und Smartphones hat in 70 % der Fälle den Computer noch nicht vollständig ersetzt. Das Ende der Druckerära ist aufgrund dieser Zahlen noch nicht zu bestätigen.

Allerdings wird bereits heute deutlich weniger Papier bedruckt, um beispielsweise den Vortrag während der Zugreise noch einmal in Papierform durchzugehen. Das gesamte Marktvolumen ist im westeuropäischen Teil auch geschrumpft. Die Abnahme liegt bei etwa 4 % vom Gesamtvolumen. Experten sind angesichts dieser Zahlen noch nicht vollständig davon überzeugt, dass das papierlose Büro tatsächlich in naher Zukunft eine ernsthafte Alternative sein wird.

Eine Umfrage hat zudem ergeben, dass bei 76 % aller Unternehmen nach wie vor derselbe Druckaufwand betrieben wird. Dennoch ist aufgrund der globalen Digitalisierung damit zu rechnen, dass sich auch die Druckerbranche weiter verändern wird. Für die eigene Kostenrechnung bietet es sich jedenfalls an, einige Dokumente nicht mehr in Papierform, sondern digital zu speichern.

Die digitale Verwaltung ist bei Musik, Filmen oder Fotos längst zum Standard geworden. Mithilfe von technischem Equipment und entsprechender Software können Papierdokumente vergleichsweise einfach digitalisiert werden. Der Vorteil dieser Arbeit besteht nicht nur darin, dass die Kostenfaktoren für Druckerpatronen und Druckerpapier deutlich gesenkt werden können, sondern auch in der einfachen Handhabung.

Die einzelnen Dateien können durch Computerprozesse schnell wiedergefunden werden. Verlegte Dokumente in Papierform kosten demgegenüber manchmal Zeit und Nerven. Die Effizienz der täglichen Arbeit wird entsprechend maximiert.

Fazit:

Mithilfe von einfachen Tricks können die Druckerkosten nachhaltig reduziert werden. Darüber hinaus ist ein besonnener Umgang mit den Ressourcen notwendig, um die Umweltbelastung zu minimieren. Nach wie vor wird ein Großteil der weltweiten Wälder für die Produktion von Druckerpapier gerodet. Dabei handelt es sich teilweise auch um Urwälder, die eine ganz besondere Aufgabe für das weltweite Gleichgewicht haben. Sie lassen sich nicht durch Holzplantagen in kürzester Zeit nachzüchten.

Eine sinnvolle Alternative kann das papierlose Büro sein. Dabei ist weniger entscheidend, dass vollständig auf den Druckvorgang verzichtet wird. Dies ist teilweise praktisch noch gar nicht umsetzbar. Allerdings können durch die Digitalisierung enorme Unkostenquellen praxisgerecht abgestellt werden. Wie bei einem elektronischen Gerät, bei dem die Energieeffizienz ein wesentliches Kaufkriterium darstellen kann, können durch die Verlagerung spürbare Vorteile generiert werden.