Die optimale Planung einer Geschäftsreise: Welche Besonderheiten zu beachten sind

Unternehmer sind bestrebt, das bestmögliche Ergebnis mit minimalem Arbeitseinsatz zu erzielen. Dasselbe verlangen sie auch von ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Insbesondere für den Abschluss von neuen Geschäftsbeziehungen ist es oftmals unerlässlich, den Vertragspartner in einem persönlichen Gespräch von den Vorteilen zu überzeugen. Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmer und ihre beschäftigten zum Alltag. Während bereits die Planung von Urlaubsreisen eine regelrechte Herausforderung sein kann, gilt dies umso mehr, wenn dienstliche Aktivitäten außer Haus geplant werden sollen.

Als Grundregel gilt, dass umso mehr Zeit für eine umfassende Planung investiert werden sollte, je weiter die Wegstrecke zum Ziel ist. Daneben gibt es aber auch eine Vielzahl von rechtlichen Besonderheiten zu beachten, exemplarisch wenn es um die Abrechnung oder die Verpflegung während der Reise geht.

Diese Vorfragen sollten vor einer Geschäftsreise geklärt sein:

Losgelöst von der Frage, ob die Geschäftsreise ihr Ziel im In- oder im Ausland hat, sollten vorab einige Fragen bereits geklärt werden. Spontane Aktionen können gerade bei Geschäftsreisen schnell in einer kleinen Katastrophe enden.

• Wo liegt das Reiseziel?
• Worin besteht der Sinn und Zweck der Dienstreise?
• Um wen handelt es sich bei dem oder den Geschäftspartner/n konkret?
• Wie viel Zeit soll im Rahmen der externen Tätigkeit aufgrund der Terminierung eingeplant werden?
• Welche Personen aus dem eigenen Arbeitsumfeld sind in den Ablauf der Reise involviert?

Bei Dienstreisen, die im direkten Umfeld durchgeführt werden sollen, ist es teilweise auch möglich, einem kurzfristigen Treffen mit dem Geschäftspartner zuzustimmen. Häufig kann der Weg ohne großen Planungsaufwand zurückgelegt werden. Darüber hinaus fallen Kosten für eine Übernachtung oftmals nicht an. Falls mehrere Termine in der Umgebung geplant werden, können diese miteinander effektiv verbunden werden. Die Ausfallzeiten im eigenen Unternehmen werden dadurch minimiert, wobei eine optimale Terminplanung unerlässlich ist. Die Termine müssen schlichtweg aufeinander abgestimmt werden. Etwaige Sprachbarrieren müssen auch nicht befürchtet werden, sodass die Hinzuziehung eines Dolmetschers regelmäßig nicht notwendig ist.

Auslandsreisen hingegen erfordern ein erhöhtes Maß an Vorabplanungen. Sie kosten nicht nur unternehmerische Zeit, sondern auch Geld, da die Kosten für den Flug, die Übernachtung und die Verpflegung einkalkuliert werden müssen. Möglicherweise ist aber auch bei Auslandsreisen zu prüfen, ob mehrere Geschäftspartner terminiert werden können. Zwar ist die Ausfallzeit entsprechend höher zu kalkulieren, als bei Einzelreisen. Allerdings sparen Unternehmer dadurch Geld, da sie den Flug beispielsweise nur einmalig finanziell tragen müssen. Dasselbe kann auch gelten, wenn im Ausland weitere Inlandsflüge geplant werden müssen, da die Kosten für einen Flug im Ausland oftmals geringer sind.

Die Besonderheiten bei Geschäftsreisen im Ausland:

Bevor die Auslandsreise angetreten wird, sollten sämtliche Formalitäten geklärt sein. Werden beispielsweise wichtige Dokumente im Betrieb vergessen, kann dies mitunter zu einem erfolglosen Geschäftstreffen führen. Doch auch der Geschäftsbetrieb muss unter Umständen im Vorfeld koordiniert werden.

Bei einer geschäftlichen Reise, die ins Ausland führt, sollte daher die folgende Checkliste abgearbeitet werden:

• Sämtliche Reisedokumente wurden zusammengestellt. Dazu zählen insbesondere die Dokumente, die für eine Einreise sowie den Aufenthalt am Zielort notwendig sind, exemplarisch der Reisepass, ein Versicherungsschein, ein Visum oder auch impfen Bescheinigungen. Des Weiteren sind sämtliche Reisetickets vorhanden, zum Beispiel die Fahrkarten für die Bahn, das Flugticket oder auch die Bestätigung des Mietwagenanbieters.
• Insbesondere bei Reisen, die auf unbekanntes Terrain führen, können wertvolle Informationen über das Auswärtige Amt eingeholt werden. Es ist gerade bei einem ersten Aufenthalt unerlässlich, sich vor Reiseantritt mit den kulturellen Gepflogenheiten oder potentiellen Gefahren vor Ort auseinanderzusetzen. Darüber hinaus sind die Einreise- sowie Zollbestimmungen zwingend zu beachten.
• Sämtliche Geschäftspapiere wurden übersichtlich zusammengestellt. Dazu zählen alle Unterlagen, die für den Ablauf des Geschäftstermins notwendig sind. Zwar können manche Geschäftsunterlagen mithilfe von technischen Geräten nachträglich übermittelt werden. Allerdings ist gerade bei großen Geschäftsanlässen die lückenlose Vorbereitung ein Zeichen für Seriosität.
• Der Geschäftsreisende sollte immer eine Kontaktliste bei sich führen. Darauf sind die wesentlichen Kontaktdaten zu vermerken, zum Beispiel die Daten der Unterkunft, der Geschäftspartner sowie die Daten des Kreditkarteninstituts, falls die Kreditkarte während der Reise verloren geht oder einem Diebstahl zum Opfer fällt.
• Prinzipiell sind einige Reiseinformationen sehr nützlich für den Kontakt vor Ort. Neben den bereits angesprochenen kulturellen Gepflogenheiten sollten auch Landesinformationen gesammelt werden, wobei Stadtpläne und Landkarten während der Reise besonders hilfreich sein können. Außerdem sollte ein Wörterbuch im Reisegepäck vorhanden sein, um die sprachliche Verständigung zu fördern.
• Vor allem wenn der Unternehmensführer selbst oder zumindest ein sehr wichtiger Mitarbeiter die Geschäftsreise persönlich antritt, sollte auch seine Abwesenheit im Betrieb strukturiert werden. Es sollte eine Vertretung Person benannt, und die entsprechenden Vollmachten ausgestellt werden. Eine E-Mail- und eine Telefonumleitung sollten ebenfalls eingerichtet werden. Inländische Geschäftspartner schätzen es darüber hinaus, wenn der Anrufbeantworter mit einer persönlichen Nachricht besprochen wird, die die derzeitige Reise als Grund für die Abwesenheit nennt.

Die rechtlichen Besonderheiten bei einer Dienstreise:

Bei einer Geschäftsreise, unabhängig davon, ob sie den Reisenden ins Ausland führt oder er im Inland bleibt, ist nicht nur eine umfassende Planung unerlässlich. Es gibt eine Reihe von rechtlichen Rahmenbedingungen, die von Unternehmern eingehalten werden sollten. Werden bei der Dienstreise rechtliche Vorschriften missachtet, kann dies unter Umständen zu erheblichen Nachteilen für das Unternehmen führen.

a. Arbeitszeit und Dienstreise:

Gesetzlich geregelt ist die Arbeitszeit im Arbeitszeitgesetz. Nach der Definition ist alles als Arbeitszeit anzusehen, die der Arbeitnehmer dafür aufbringt, um die ihm im schriftlichen Arbeitsvertrag übertragenen Aufgaben auszuführen. Üblicherweise liegt die Arbeitszeit bei einer Vollzeitstelle bei 8 Stunden pro Tag, wobei sie durch eine Pause, die von der Arbeitszeit abzuziehen ist, unterbrochen wird. Dasselbe gilt auch für die Zeit, die aufgewendet wird, um die An- und Abfahrt zu gewährleisten. Hierbei handelt es sich um Wegezeit, die allerdings bei einem Unfall durchaus Bedeutung haben kann.

Komplizierter ist die Sachlage allerdings bei Dienstreisen. Das eigentliche Geschäftstreffen ist unbestritten als Arbeitszeit zu werten. Etwas schwieriger ist allerdings die Einordnung der notwendigen Reisezeit. Eine pauschale Antwort ist nicht möglich. Es ist zu differenzieren, ob die Geschäftsreise gewissermaßen zum Tätigkeitsfeld gezählt werden kann, ob folglich regelmäßig geschäftliche Reisen unternommen werden, oder ob es sich um einen Einzelfall handelt. Bei Vertretern, deren Tätigkeit auch darauf ausgerichtet ist, ihre Aufgaben außer Haus zu erfüllen, gilt die Reisezeit auch als Arbeitszeit.

Dasselbe gilt für solche Fälle, bei denen die Dienstreise innerhalb der Arbeitszeit erfolgt. In den übrigen Fällen ist allerdings nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht zwangsläufig ausgeschlossen, dass die aufgewendete Reisezeit zugleich auch Arbeitszeit ist. Muss der Arbeitnehmer die Zeit im Flugzeug oder in der Bahn dazu nutzen, um eine geschäftliche Korrespondenz zu führen, sind die arbeitsbezogenen Telefonate oder das Verfassen von E-Mails sehr wohl Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die maximale Arbeitszeit zehn Stunden täglich nicht überschreiten darf. Stellt der Arbeitgeber die Reisezeit hingegen zur freien Verfügung, erbringt der Arbeitnehmer folglich keinerlei Leistungen für ihn, wird eine Vergütung in der Regel nicht erfolgen.

b. Die Abrechnung bei einer Dienstreise:

Bei der Abrechnung einer Dienstreise ist rechtlich zwischen den einzelnen Fortbewegungsmitteln zu unterscheiden. Wird dem Dienstreisenden vom Arbeitgeber vorgegeben, dass die Wegstrecke mit einem Pkw zurückzulegen ist, muss der Arbeitnehmer das Fahrzeug selbst lenken. Daraus resultiert, dass die Bewegung zum jeweiligen Einsatzort als Arbeitszeit zu bewerten ist. Sie ist

entsprechend der arbeits- oder kollektivvertraglichen Bestimmungen zu vergüten. Dasselbe gilt auch für möglicherweise anfallende Überstunden.

Sollte im Arbeitsvertrag geregelt sein, dass Reisezeiten nicht vergütet werden, insofern das monatlich vereinbarte Entgelt dadurch überschritten wird, ist diese Regelung rechtlich anfechtbar, weil es sich um eine unzulässige Benachteiligung des Arbeitnehmers handelt. Bei Bus, Bahn oder Flugzeug ich ist der Arbeitnehmer nicht aktiv zum Lenken verpflichtet. Hier ist ausschließlich darauf abzustellen, ob er während der Beförderung betriebliche Tätigkeiten übernehmen muss.

c. Verpflegungspauschale bei einer Geschäftsreise:

Bei einer mehrtägigen Dienstreise ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Übernachtungskosten zu tragen. Darüber hinaus steht dem Arbeitnehmer pro Tag eine Verpflegungspauschale zu. Für den An- und Abreisetag liegt diese bei jeweils 12 EUR, während sie bei einem vollen Arbeitstag 24 EUR beträgt. Der Unternehmer kann die Kosten, die für die Verpflegung anfallen, steuerlich absetzen. Dabei sind allerdings nicht die tatsächlich anfallenden Kosten zu berücksichtigen, sondern die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalbeträge. Es ist nicht möglich, einen Abzug der Vorsteuer mit den Verpflegungspauschalen zu verrechnen. Er kann sich allerdings auf die Vorsteuer berufen, die mit den tatsächlich anfallenden Kosten verbunden ist. Voraussetzung ist, dass ihm die entsprechenden Rechnungen auch vorliegen.

Handelt es sich um eine einzige Geschäftsreise, wird die Verpflegungspauschale in Höhe von 12 EUR nur dann steuerlich berücksichtigt, wenn die Abwesenheitszeit insgesamt mehr als 8 Stunden beträgt. Wird der aber immer beispielsweise für zwei Tage zu einem geschäftlichen Treffen delegiert, steht ihm für beide Tage jeweils eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 EUR zu, insgesamt somit 24 EUR. Der Betrag darf keinesfalls mit dem Arbeitslohn verrechnet werden. es werden ausschließlich solche Aufwendungen erfasst, die der Arbeitgeber seine Mitarbeiter erstattet oder im Vorfeld bereits für ihn übernommen hat.