Der Alltag im Büro ist in vielen Fällen eine Aneinanderreihung von verschiedenen Terminen, wichtigen Anrufen und Aufgaben mit einer festen Deadline. Nicht nur die Vorgesetzten wollen bestimmte Arbeiten erledigt haben, auch Kollegen sind nicht selten auf Informationen aus den eigenen Tätigkeiten angewiesen. Gerade dann, wenn eine Vielzahl an verschiedenen Aufgaben auf einen zukommt, ist es nicht verwunderlich, wenn hier und dort der Überblick verloren wird. Schließlich kommt neben den eigentlichen Aufgaben auch noch die ganz normale Ablenkung im Büro dazu. Mit ein wenig Organisation und einer gut organisierten To-Do-Liste lässt sich der Arbeitsalltag produktiver und stressfreier gestalten.
Die Ablenkung im eigenen Büro
Wer glaubt eine bestimmte Aufgabe im Büro einfach herunterarbeiten zu können, hat meistens bereits den falschen Ansatz. An einem normalen Tag im Büro ist die Zahl der möglichen Ablenkungen immens. Somit auch das Ergebnis der eigenen Arbeit. Wer beispielsweise an einem Text schreibt und gezwungen wird den Schreibfluss zu unterbrechen, braucht in der Regel über zwei Minuten, ehe die Arbeit im normalen Takt fortgesetzt werden kann. Dann sind da auch noch die etwa zwei Stunden am Tag, die damit verbracht werden, eher unnötige Kommunikation im Büro zu beantworten. Kommen nun auch noch die Kollegen mit Fragen, werden Pausen für die Zigarette oder den Lunch gemacht und sind spontane Meetings auf dem Terminkalender, ist es manchmal nicht ganz einfach, die eigene Arbeit zu beenden.
Darüber hinaus sind da natürlich noch grundsätzliche Probleme bei der Organisation. Wenn es mehr als eine Aufgabe ist, die dringend erledigt werden muss, ist man als Mitarbeiter ganz automatisch versucht, möglichst alle Dinge gleichzeitig zu erledigen. Das Ergebnis sind nicht selten mangelhafte Arbeiten oder zumindest ein unnötiger Stress, der den Alltag bei der Arbeit deutlich anstrengender und freudloser erscheinen lässt. Für die meisten Menschen ist es daher wichtig, dass sie sich die richtigen Werkzeuge für die Organisation ihres Alltags suchen. Es geht dabei nicht nur darum, dass keine Sachen vergessen werden. Auch die Abarbeitung nach Prioritäten ist ein wichtiger Aspekt für hervorragende Arbeit im Büro.
ToDo-Listen sind schon immer eine gute Möglichkeit gewesen, wie sich eben dieser Alltag einfacher gestalten lässt. Vielleist ist manch einem das Bild aus dem Büro ja bekannt, wie die kleinen gelben Zettel an den Monitoren und Schreibtischen hängen und als eine Stütze für die Gedanken dienen. Mit der zunehmenden Digitalisierung gibt es aber inzwischen natürlich auch digitale Lösungen für diese Listen.
Die Vorteile von guten ToDo-Listen im Überblick
Es gibt gleich mehrere Gründe, warum die ToDo-Listen inzwischen aus dem Alltag der meisten Menschen nicht mehr wegzudenken ist. Das führt so weit, dass diese Listen nicht nur im Büro genutzt werden, sondern auch zur Organisation des ganz normalen Alltags dienen. Prinzipiell dienen sie erst einmal als eine Gedankenstütze. Sie helfen dabei, dass keine Aufgaben vergessen werden und man immer einen Überblick über die Dinge hat, die noch zu erledigen sind. Natürlich kann eine ToDo-Liste ganz nach den eigenen Wünschen und Anforderungen angelegt werden. Nicht nur die genaue Aufgabe kann darauf stehen, auch kleine Hinweise für die Erledigung. Die Vorteile beim
Führen einer solchen Liste sprechen aber für sich:
- Übersicht: Eine organisierte Übersicht hilft nicht nur bei momentanen Aufgaben. Sie kann vor allem dazu dienen, bei einer späteren Überprüfung alle relevanten Fakten wiederzufinden.
- Erfolgskontrolle: Die Abarbeitung einer solchen Liste stellt sicher, dass Aufgaben aus den verschiedensten Zeiträumen erledigt werden. Es hilft auch dabei, das eigene Leistungspotential auszuschöpfen und zu erkennen, wenn man sich mit Aufgaben übernimmt.
- Motivation: Erledigte Aufgaben in einer ToDo-Liste sorgen für einen kleinen Schub an Endorphinen. Wer am Ende eines Tages eine vollständig bearbeite Liste der eigenen Aufgaben hat, kann mit Recht stolz auf sich sein.
Die Gründe sind also umfassend. Das bedeutet aber nicht, dass sich eine solche Liste für jeden eignet. Manche Personen wollen einfach nicht ihre eigene Art und Weise Aufgaben zu erledigen ändern. Eine ToDo-Liste würde sie in ihren Prozessen behindern und das geordnete Chaos in ihren Köpfen stören. Es lohnt sich aber trotzdem eine Testphase – und sei es nur, um zu prüfen, ob es nicht noch Spielraum für eine Verbesserung gibt.
Das richtige Werkzeug für die Liste finden
Natürlich bleibt noch die Frage nach den richtigen Mitteln offen. In Zeiten, in denen das Smartphone oder Tablet ständige Begleiter im Alltag sind, bietet es sich natürlich an, mit einer digitalen Liste zu arbeiten. An Möglichkeiten mangelt es nicht, immerhin stehen die verschiedensten Apps auf allen Systemen zur Verfügung. Wichtig bei einer solchen Liste ist es, dass man sich mit dem System zufrieden fühlt. Es bringt nichts eine App zu haben, von der man das Gefühl hat, die Pflege würde den Stress nur noch erhöhen statt ihn zu verbessern. Es kann sich also lohnen die verschiedenen Programme auszuprobieren und zu schauen, ob eines dabei ist, dass sich für die eigenen Ansprüche nutzen lässt.
Natürlich bleibt auch noch die klassische Form mit Stift und Papier. Wichtig ist hier vor allem, dass man sich trotzdem organisiert. Es ist nicht hilfreich, wenn sich die kleinen Zettel mit den Aufgaben über den Schreibtisch verstreuen und am Ende doch keine wirkliche Verbesserung der Situation zu bemerken ist. Die Pflege solcher Zettel ist dafür einfacher als in der digitalen Version und kann eine gewisse Zeit sparen. Es ist eine Frage des eigenen Geschmacks und der Prozesse, welches Werkzeug die besten Leistungen erfüllen kann.
Ich schaffe meine Aufgaben trotzdem nicht – was dann?
Natürlich ist eine ToDo-Liste keine Garantie dafür, dass die Aufgaben schneller und besser erledigt werden. Sie soll dabei helfen, den Alltag im Büro einfacher und organisierter zu gestalten und ist keine Garantie für eine höhere Effizienz. Gerade das kann eine ToDo-Liste aber auch aufzeigen: Wer sich eine Woche umfangreiche Notizen über die eigenen Aufgaben macht, kann am Ende der Zeit sehr gut rekapitulieren. Ist es überhaupt möglich die eigenen Aufgaben zu schaffen oder sind zu viele Dinge in den eigenen Händen, um sie in den angepeilten Zeiträumen zu erledigen? Man sollte sich nicht davon entmutigen lassen, eine ToDo-Liste nicht zu schaffen. Mit einer guten Organisation und Kommunikation ist es langfristig einfacher, den Alltag zu bewältigen. Dazu gehört es auch, im Zweifel auf verschiedene Aufgaben zu verzichten oder sie im Sinne der Prioritäten nach hinten zu verlagern.
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Paul befasst sich als Geschäftsführer und NewWork Enthusiast bei Büromöbel Experte täglich mit allen Aspekten der Büroeinrichtung und besitzt neben Expertise in der Gestaltung von Arbeitsplätzen über 15 Jahre Erfahrung in der Büromöbel Branche.
