Effiziente Meetings leicht gemacht: Die Checkliste, die Sie brauchen

Effiziente Meetings sind der Schlüssel zu erfolgreicher Zusammenarbeit. Doch wie schaffen Sie es, dass jedes Meeting zielführend und produktiv verläuft? Die Antwort lautet: mit der richtigen Meeting Checkliste! In diesem Artikel erfahren Sie, welche Punkte auf Ihrer Meeting Checkliste nicht fehlen dürfen und wie Sie so jedes Meeting erfolgreich gestalten können

Das Ziel einer Besprechung ist in der Regel der Austausch von Informationen, die Planung einer neuen Strategie oder eines neuen Konzeptes. Trotzdem rauben sie nicht nur den Zuhörern Zeit, sondern auch dem Organisator und Hauptredner viele Nerven. Laut des aktuellen Work-trend-index von Microsoft, gehören (ineffiziente) Meetings zu den Top 5 Hindernissen für die Produktivität. Doch eine Besprechung muss nicht zwingend langweilig und ermüdend sein.

Eine strukturierte und gezielte Planung hilft Ihnen dabei, Ihre Meetings interessant und effizient zu gestalten und die Teilnehmenden bei der Stange zu halten und zu begeistern. Damit das gelingt, sollten Sie aber im Vorfeld Ihre Hausaufgaben erledigen.

Zeitplanung von Besprechungen

Ein wichtiger Aspekt für effiziente Meetings ist die richtige Zeitplanung. Bevor Sie ein Meeting planen, sollten Sie sich überlegen, welches Ziel Sie damit verfolgen und wer unbedingt teilnehmen muss. Erstellen Sie eine Checkliste, um sicherzugehen, dass alle notwendigen Schritte in der Vorbereitung des Meetings berücksichtigt werden. In diese Checkliste gehört natürlich auch die Zeitplanung. Überlegen Sie sich genau, wie viel Zeit für das Meeting benötigt wird und legen Sie einen Start- und Endzeitpunkt fest. Planen Sie genug Zeit für Diskussionen und Entscheidungen mit ein. Wenn möglich, sollten alle Beteiligten im Vorfeld über den Zeitrahmen informiert werden, um Konflikte mit anderen Terminen zu vermeiden. Durch eine sorgfältige Planung können Besprechungen effektiver gestaltet und wertvolle Ressourcen gespart werden.

Denken Sie daran:

• Die Zeit aller Mitarbeitenden ist kostbar, daher sollten Besprechungen nicht länger dauern als unbedingt notwendig.
• Die Zeit für das Meeting gut einteilen, da Räume meist zeitbegrenzt reserviert sind:
  Wie viel Zeit wird für das Abarbeiten der jeweiligen Punkte benötigt?
• Planen Sie in der Gesamtzeit einen Puffer mit ein – erfahrungsgemäß kommt es immer zu Verzögerungen.

Inhalt der Besprechung planen – der Themenplan für effiziente Meetings

Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Vorbereitung eines effizienten Meetings ist die Planung des Inhalts. Überlegen Sie im Vorfeld, welche Themen in der Besprechung behandelt werden und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Eine gute Möglichkeit, den Überblick zu behalten und nichts Wichtiges zu vergessen, ist die Verwendung einer Meeting-Checkliste. Diese kann Ihnen helfen, alle notwendigen Schritte vor und während des Meetings zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass das Treffen produktiv verläuft. Außerdem sollte jede:r Teilnehmer:in über die relevanten Informationen Bescheid wissen und auf dem aktuellen Stand sein.

Bei Besprechungen wird beim Inhalt zwischen informativen und anordnenden Besprechungen unterschieden. Bei einer informativen Besprechung informieren sich alle Teilnehmer:innen gegenseitig über den aktuellen Stand eines Projektes. Ein anordnendes Meeting ist dagegen zur Problemlösung oder Strategieerstellung gedacht. Die Art des Meetings sollte den Teilnehmer:innen ebenso mitgeteilt werden, damit sie sich schon im Vorfeld Gedanken zu möglichen Problemlösungen machen können.

1. Ein Themenplan steigert nicht nur die Effizienz des Meetings, sondern zeugt auch von Ihrer Führungseffektivität.
2. Dieser Plan sollte genau beinhalten, welches Problem mit welcher Lösung zu besetzen ist und wie lange die Lösung des Problems dauern darf.

Besprechungsvorbereitung: Mitarbeiter und Zeiteinteilung

Ein wichtiger Punkt bei der Vorbereitung eines Meetings ist die zeitliche Einteilung der Mitarbeitenden, falls diese gesondert zu Wort kommen müssen. Dabei ist es sinnvoll, die Themen zu gliedern und zwischen unterschiedlichen Themenbereichen bei einem langen Meeting kleinere Pausen einzulegen. Pausen dienen zur Erholung und steigern die Effizienz aller Teilnehmer.

Beachten Sie bei der zeitlichen Einteilung auch die „natürlichen Grenzen“ wie beispielsweise die Mittagspause oder das Ende eines Arbeitstages.

Oft ist es allerdings eine echte Herausforderung, Mitarbeiter auf eine bestimmte Zeit zu begrenzen. Für die Kalkulation der benötigten Zeit kann die sogenannte 60:20:20-Regel verwendet werden.Diese Regel besagt, dass ungefähr 60 % der Gesamtzeit zur Diskussion der wichtigen und dringenden Probleme benötigt werden, 20 % kommen auf unvorhergesehene Themen und weitere 20 % auf soziale Aktivitäten wie z.B. Pausen.

Besprechung moderieren

Eine erfolgreiche Besprechung zu moderieren kann eine Herausforderung sein. Doch mit der richtigen Vorbereitung und der Nutzung einer Meeting Checkliste, wird es viel einfacher. Hier sind fünf Tipps zur effektiven Moderation von Besprechungen:

1. Beginnen Sie pünktlich: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer rechtzeitig da sind und starten Sie die Besprechung zum angegebenen Zeitpunkt.
2. Klären Sie das Ziel der Besprechung: Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer verstehen, warum sie anwesend sind und was das Ziel des Meetings ist.
3. Behalten Sie den Themenplan im Auge: Verfolgen Sie den Fortschritt des Meetings und stellen Sie sicher, dass jedes Thema abgedeckt wird.
4. Halten Sie die Diskussion auf dem Punkt: Vermeiden Sie es, vom Thema abzuschweifen oder in unproduktive Diskussionen einzutauchen.
5. Führen Sie das Meeting professionell: Seien Sie freundlich, aber bestimmt und helfen sie allen Teilnehmern dabei, ihre Meinungen auszudrücken. Durch die Beachtung dieser Schritte können Meetings schneller und effizienter verlaufen sowie produktiver gestaltet werden. Die Verwendung einer Meeting-Checkliste ist daher ein wichtiger Bestandteil für eine erfolgreiche Moderation von Besprechungen.

Das Protokoll

Ein wichtiger Schritt in der effizienten Meeting-Planung ist das Erstellen eines Protokolls. Dieses Dokument dient nicht nur als Gedächtnisstütze für die Teilnehmer, sondern auch als Leitfaden für zukünftige Entscheidungen und Aktionen. Das Protokoll enthält alle wichtigen Themen des Meetings, einschließlich der besprochenen Ideen und nächsten Schritte. Es ist auch wichtig, den Namen des Moderators sowie das Datum und die Uhrzeit des Meetings aufzunehmen. Eine gute Möglichkeit, ein vollständiges Protokoll zu erstellen, ist die Verwendung einer Meeting-Checkliste. Diese Liste kann sicherstellen, dass kein wichtiger Punkt vergessen wird und alle notwendigen Informationen erfasst werden. Durch das Erstellen eines gründlichen Protokolls können Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting erfolgreich verläuft und jeder Teilnehmer gut informiert bleibt.

Die technischen Vorbereitungen

Eine erfolgreiche Besprechung erfordert mehr als nur ein paar Leute an einen Tisch zu setzen und loszulegen. Neben der Planung des Inhalts und des Zeitplans, ist es auch wichtig, die technischen Vorbereitungen im Blick zu behalten. Mit der Meeting Checkliste können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft und keine unerwarteten Probleme auftreten.

Oft wird für eine Besprechung ein Beamer oder ein anderes technisches Gerät benötigt. Zu den technischen Vorbereitungen gehören außerdem die Überprüfung von Audio- und Video-Equipment sowie das Einrichten einer stabilen Internetverbindung für Remote-Meetings. Es kann auch helfen, eine Backup-Lösung bereitzuhalten, falls etwas schief geht oder es Verbindungsprobleme gibt. Durch sorgfältige Vorbereitung können Sie Zeit sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren – eine produktive Diskussion mit klaren Ergebnissen zu erreichen. Es empfiehlt sich sehr, vor dem Gespräch alle technischen Geräte auf ihre Funktionsfähigkeit zu überprüfen.

Wann sollte ein Meeting abgebrochen werden?

Das Worst-Case Szenario einer Besprechung ist der vollständige Abbruch. Dieser kann mehrere Gründe haben. Allgemein sollte eine Besprechung dann abgebrochen werden, wenn z.B. alle Mitarbeiter unvorbereitet zum Gespräch erschienen sind. Solch ein Gespräch hat keinen Zweck und stiehlt den Mitarbeitern nur ihre wertvolle Arbeitszeit.

Eine effektive Meeting-Checkliste zu haben, ist ein wichtiger Bestandteil für eine erfolgreiche Besprechung. Doch manchmal kann es passieren, dass selbst mit einer gut durchdachten Vorbereitung das Meeting nicht den gewünschten Fortschritt macht. In solchen Fällen ist es wichtig zu wissen, wann man das Meeting abbrechen sollte. Hier sind 8 Anzeichen dafür:

1. Die Diskussion dreht sich im Kreis und es gibt keine neuen Ideen mehr.
2. Es herrscht Uneinigkeit über die Ziele und den Ablauf des Meetings.
3. Ein Teilnehmer dominiert die Diskussion und lässt andere nicht zu Wort kommen.
4. Das Thema ist nicht relevant für alle Teilnehmer und führt zu Desinteresse.
5. Technische Probleme behindern den Ablauf der Besprechung.
6. Ein unerwarteter Vorfall lenkt vom eigentlichen Ziel ab.
7. Zeitmangel hindert ein sinnvolles Ergebnis des Meetings.
8. Es gibt keine klare Lösung oder Entscheidung am Ende des Meetings.

Es ist wichtig, diese Anzeichen frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls das Meeting abzubrechen oder auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Eine effiziente Planung und Vorbereitung hilft dabei, diese Situationen möglichst zu vermeiden. Zusammen mit der richtigen Moderationstechnik können Meetings so produktiv wie möglich gestaltet werden.

Stand-up-Meeting – Ein Meeting ohne Stühle

Ein Meeting ohne Stühle? Vielleicht etwas unkonventionell, aber sehr erfolgreich ist die Idee, Gespräche komplett ohne Stühle und nur im Stehen abzuhalten. Es gibt keine bequemen Sessel, auf denen man sich zurücklehnen und entspannen kann. Stattdessen müssen alle in Bewegung bleiben und aktiv teilnehmen. Natürlich eignet sich dieses Format nicht für jedes Meeting, aber es ist eine interessante Option für kreative Brainstorming-Sitzungen oder kurze Besprechungen mit klarem Ziel und Fokus.

Probieren Sie doch mal ein Meeting im Stehen! Das ist sehr viel interaktiver und fördert die Kreativität. Und das Beste: Kein Mitarbeiter steht gerne für längere Zeit. So führt ein Meeting ohne Stühle meist zu einem schnelleren Ergebnis.

Eine spannende Alternative dazu ist das Meeting in Bewegung. Verwandeln Sie Ihren Konferenztisch doch mal in eine Tischtennisplatte und spielen Sie Ihren Meetingteilnehmern sprichwörtlich die Bälle zu. Wie das aussieht? Na einfach wie Ping meets Pong…

Power-Point – Perfekt für Meetings oder ein No-Go?

Bitte nicht! Eine Power-Point Präsentation in einem Meeting ist ein absolutes No-Go! Eine Präsentation am Beamer wirkt nicht nur langweilig, sondern ist auch sehr zeitintensiv in ihrer Vorbereitung. Viel einfacher und effektiver ist ein kurzer mündlicher Vortrag, begleitet von einigen Grafiken oder einigen Flipcharts oder Tabellen, mehr muss es nicht sein.

Fazit: Langweilige Meetings waren gestern

Unproduktiv, wenig effizient, Langweilig – das sind die Aussagen, die man oft hört, wenn es um das Thema „Meeting“ geht. Damit ist ab heute Schluss. Mit unserer Checkliste bereiten Sie künftig Ihre Meetings richtig gut vor. Damit sind gute Ergebnisse fast schon Formsache. Lesen Sie dazu auch gerne auch unseren Ratgeber „Tipps für bessere Besprechungen“.

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