Bürofläche effizient nutzen – Tipps für die optimale Raumnutzung und Ergonomie

Bürofläche effizient nutzen ist heute schwerer als gestern, denn die gute alte Bürowelt war noch überschaubar: Jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin hatten einen festen Arbeitsplatz, entweder in einem Einzelbüro oder in einem abgetrennten Bereich eines Großraumbüros. Heute sieht das oft ganz anders aus. Die Arbeitswelt ist deutlich flexibler geworden, und Unternehmen sind gefordert, Büroflächen anders zu planen. Mitarbeitende bevorzugen hybride Modelle, die sowohl den Austausch mit Kollegen als auch Freiraum bieten. Eine clevere Gestaltung der Arbeitsumgebung ist dabei entscheidend.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Büroflächen effizient und ergonomisch gestalten können. Wir betrachten die wichtigsten Aspekte der Raumplanung, stellen ergonomische Arbeitsmittel vor und zeigen, wie moderne Technologien eingesetzt werden können. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Mitarbeiterbeteiligung und regelmäßige Feedbackrunden, um stetige Verbesserungen zu erzielen.

Lesen Sie weiter und entdecken Sie praktische Tipps und bewährte Methoden, die Sie direkt in Ihrem Büro umsetzen können.

Bürofläche optimieren: Wie flexibel darf es sein?

Ihre Mitarbeitenden haben die Option im Homeoffice zu bleiben? Studien zeigen, dass rund 85% der Büroangestellten grundsätzlich in der Lage wären, ihre Aufgaben von zuhause aus zu erledigen. Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft Köln verbringen viele Mitarbeitende mittlerweile im Schnitt zwei Tage pro Woche im Homeoffice. Lediglich 11% derjenigen, die diese Möglichkeit haben, lehnen sie ab. Dies führt dazu, dass viele Unternehmen das Konzept des Desk Sharing einführen, wodurch der Bedarf an individuellen Schreibtischen sinkt und somit weniger Fläche pro Mitarbeiter benötigt wird.

Ganz schnell stellt sich also die Frage, ob die vorhandenen Büroflächen noch angemessen sind und wie eine kleinere Fläche optimal geplant und gestaltet werden kann.

Darauf kommt es bei der Gestaltung der Büroflächen an

Eine sinnvolle, gut durchdachte Flächenplanung kann den Arbeitsfluss verbessern und die Kommunikation fördern. Lassen Sie uns die verschiedenen Aspekte der Flächenplanung, Möblierung und Arbeitsplatzgestaltung genauer unter die Lupe nehmen.

Flächenplanung

Die optimale Nutzung von Büroflächen beginnt mit einer sorgfältigen Planung. Verschiedene Bürotypen bieten unterschiedliche Vorteile und sollten entsprechend der Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausgewählt werden.

1. Open Space: Offene Bürolandschaften fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit, eignen sich jedoch nicht für alle Arbeitsbereiche. Sie können Lärm und Ablenkungen erhöhen, daher sollten Bereiche für konzentriertes Arbeiten vorgesehen werden.
2. Geschlossene Büros: Diese bieten Ruhe und Privatsphäre, sind jedoch platzintensiv und können die Kommunikation erschweren. Sie eignen sich besonders für leitende Positionen oder Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern.
3. Flexible Arbeitsplätze: Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, je nach Aufgabe und Bedürfnis den Arbeitsplatz zu wechseln. Sie fördern die Zusammenarbeit und Flexibilität, erfordern jedoch eine gute Organisation und klare Regelungen.

Möblierung

1. Die Auswahl und Anordnung von Büromöbeln ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Bürogestaltung. Ergonomische Möbel und eine durchdachte Anordnung können dazu führen, dass ihre Mitarbeitenden auch wieder viel lieber ins Büro zurückkommen.
2. Schreibtische: Höhenverstellbare Schreibtische ermöglichen es den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, zwischen sitzender und stehender Position zu wechseln. Dies fördert die Gesundheit und beugt Rückenproblemen vor.
3. Bürostühle: Ergonomische Bürostühle mit verstellbaren Sitzflächen, Rückenlehnen und Armlehnen sind unerlässlich. Sie unterstützen eine gesunde Sitzhaltung und reduzieren körperliche Belastungen.
4. Stauraum: Ausreichender Stauraum in Form von Aktenschränken, Regalen und Rollcontainern hilft, die Arbeitsumgebung ordentlich und organisiert zu halten.

Arbeitsplatzgestaltung

Eine gut gestaltete Arbeitsumgebung berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden und fördert eine ergonomische Arbeitsweise.

1. Schreibtischhöhe: Der Schreibtisch sollte so eingestellt sein, dass die Unterarme beim Arbeiten parallel zum Boden sind und die Ellbogen einen Winkel von etwa 90 Grad bilden.
2. Bildschirmpositionierung: Der Monitor sollte direkt vor dem Benutzer stehen, etwa eine Armlänge entfernt. Die Oberkante des Bildschirms sollte auf Augenhöhe sein, um eine natürliche Kopfhaltung zu fördern.
3. Beleuchtung: Natürliche Lichtquellen sind ideal, sollten aber durch ausreichend künstliche Beleuchtung ergänzt werden. Verstellbare Schreibtischlampen können gezielt eingesetzt werden, um eine optimale Ausleuchtung zu gewährleisten.

Durch eine durchdachte Gestaltung der Büroflächen können Unternehmen die Arbeitsumgebung ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erheblich verbessern. Bessere Gesundheit und höhere Zufriedenheit – wichtige Bestandteile für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Einsatz von Technologie zur Bürooptimierung

Moderne Büroflächen profitieren zunehmend von innovativen Technologien, die die Effizienz steigern. Durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen werden Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität im Unternehmen erhöht. Intelligente Systeme ermöglichen eine flexible Nutzung der Büroflächen, indem sie beispielsweise die Belegung von Räumen effizient koordinieren. Digitale Tools sparen Zeit und Kosten und fördern eine hybride Arbeitswelt, in der Kontakt und effektive Zusammenarbeit durch effiziente Lösungen gefördert werden.

Softwarelösungen

Softwarelösungen zur Büroflächenplanung und Arbeitsplatzverwaltung unterstützen Unternehmen dabei, ihre Büroflächen optimal zu nutzen und flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Flächenmanagement-Software: Diese Tools helfen dabei, den verfügbaren Raum effizient zu nutzen, indem sie die Anordnung von Arbeitsplätzen, Konferenzräumen und Gemeinschaftsbereichen optimieren. Sie bieten oft Funktionen zur Raumplanung und -buchung sowie zur Analyse der Flächennutzung.

Desk-Sharing-Software: In modernen Bürokonzepten wie dem Desk-Sharing und Co-Working ist es wichtig, dass Arbeitsplätze flexibel genutzt werden können. Desk-Sharing-Software ermöglicht es den Mitarbeitern, Arbeitsplätze nach Bedarf zu buchen und so die Nutzung der Büroflächen zu maximieren.

Projektmanagement-Tools: Diese Tools unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, insbesondere in flexiblen Arbeitsumgebungen. Sie bieten Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Kalenderintegration und Dokumentenmanagement.

Smart Office-Technologien

Smart Office-Technologien nutzen das Internet der Dinge (IoT), um die Arbeitsumgebung intelligenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Sie können dabei helfen, die Büroflächen und Arbeitsplätze effizienter zu verwalten.

IoT-Sensoren: Sensoren können in Büros eingesetzt werden, um Daten zur Raumnutzung, Luftqualität, Beleuchtung und Temperatur zu erfassen. Diese Daten können in Echtzeit analysiert werden, um das Klima der Büroflächen optimal anzupassen.

Beleuchtungssysteme: Intelligente Beleuchtungssysteme passen die Lichtverhältnisse automatisch an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden an. Sie können die Helligkeit und Farbtemperatur je nach Tageszeit und Tätigkeit regulieren und so die Augenbelastung reduzieren.

Klimatisierung: Smarte Klimatisierungssysteme ermöglichen eine individuelle Steuerung der Raumtemperatur und Luftqualität. Sie können Energie sparen und gleichzeitig ein angenehmes Raumklima schaffen.

Mobile Apps und digitale Assistenten

Mobile Apps und digitale Assistenten bieten zusätzliche Flexibilität und Komfort für die Büroarbeit und unterstützen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben.

Raumbuchung-Apps: Mit mobilen Apps können Mitarbeiter Konferenzräume und Arbeitsplätze von ihrem Smartphone aus buchen. Sie erleichterten die Planung und Organisation von Meetings und fördert die effiziente Nutzung der Büroflächen.

Digitale Assistenten: Sprachgesteuerte digitale Assistenten wie Amazon Alexa oder Google Assistant können im Büro eingesetzt werden, um Aufgaben wie das Einstellen von Erinnerungen, das Abrufen von Informationen oder die Steuerung von Smart-Office-Geräten zu erleichtern.

Wellness-Apps: Apps, die das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fördern, können ebenfalls zur Bürooptimierung beitragen. Sie bieten Funktionen wie Bewegungserinnerungen, Entspannungsübungen und Gesundheits-Tipps.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Die Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Gestaltungsprozess und die Etablierung einer Feedbackkultur sind entscheidende Faktoren für die erfolgreiche Optimierung von Büroflächen und die Gestaltung ergonomischer Arbeitsplätze. Indem Unternehmen auf die Bedürfnisse und Meinungen ihrer Mitarbeiter hören, können sie sicherstellen, dass die Arbeitsumgebung den Erwartungen entspricht und kontinuierlich verbessert wird.

Beteiligung der Mitarbeiter

Die Beteiligung der Mitarbeiter bei der Planung und Umsetzung von Bürogestaltungsmaßnahmen kann auf verschiedene Weise erfolgen.

• Bedarfsanalyse: Eine gründliche Bedarfsanalyse, bei der die Mitarbeiter aktiv einbezogen werden, hilft, die spezifischen Anforderungen und Präferenzen der Belegschaft zu verstehen. Dies kann durch Umfragen, Workshops oder Einzelgespräche erfolgen.
• Projektteams: Die Bildung von interdisziplinären Projektteams, die aus Vertretern verschiedener Abteilungen und Hierarchieebenen bestehen, ermöglicht es, unterschiedliche Perspektiven in den Gestaltungsprozess einzubringen. Diese Teams können bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen beratend tätig sein.
• Pilotprojekte: Die Durchführung von Pilotprojekten, bei denen neue Bürokonzepte oder ergonomische Arbeitsmittel in ausgewählten Bereichen getestet werden, ermöglicht es, erste Erfahrungen zu sammeln und das Feedback der Mitarbeiter zu berücksichtigen, bevor eine umfassende Umsetzung erfolgt.

Feedbackkultur

Eine offene und kontinuierliche Feedbackkultur ist für die nachhaltige Verbesserung der Arbeitsumgebung sehr nützlich.

• Regelmäßige Umfragen: Regelmäßige Mitarbeiterumfragen zur Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung und den eingesetzten Arbeitsmitteln liefern wertvolle Informationen über den Optimierungsbedarf. Diese Umfragen sollten anonym durchgeführt werden, um ehrliches Feedback zu fördern.
• Feedback-Sessions: Feedback-Sessions und Workshops, bei denen Mitarbeiter ihre Erfahrungen und Vorschläge in einem offenen Forum teilen können, fördern den direkten Austausch und die gemeinsame Erarbeitung von Lösungen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das gesammelte Feedback sollte systematisch ausgewertet und in kontinuierliche Verbesserungsprozesse einfließen. Dies kann durch die Implementierung von Maßnahmen und deren Überprüfung in regelmäßigen Abständen erfolgen.

Kommunikation und Transparenz

Eine transparente Kommunikation über geplante Maßnahmen und deren Fortschritt ist essenziell, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und ihre Unterstützung zu sichern.

• Informationsveranstaltungen: Regelmäßige Informationsveranstaltungen und Updates über geplante und laufende Projekte zur Bürooptimierung halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden und bieten Raum für Fragen und Anregungen.
• Intranet und Newsletter: Die Nutzung von internen Kommunikationskanälen wie dem Intranet oder Newslettern ermöglicht eine breite und kontinuierliche Informationsverbreitung.
• Ansprechpartner: Die Benennung von festen Ansprechpartnern für Fragen und Feedback rund um das Thema Bürogestaltung schafft Vertrauen und erleichtert den direkten Austausch.

Durch die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter und die Etablierung einer Feedbackkultur können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Maßnahmen zur Bürooptimierung und ergonomischen Gestaltung erfolgreich sind und den Bedürfnissen der Belegschaft entsprechen. Dies trägt nicht nur zur Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeiter bei, sondern fördert auch eine positive Unternehmenskultur und eine höhere Produktivität.

Fazit: Mit gezielten Maßnahmen die Büroflächen optimieren und Arbeitsumgebung verbessern

Mit einem klaren Fokus auf die effiziente Nutzung von Büroflächen lassen sich innovative Lösungen entwickeln, um die Arbeitsumgebung optimal zu gestalten. Durch eine gezielte Optimierung der Raumnutzung können Unternehmen nicht nur Kosten einsparen, sondern auch das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern. Moderne hybride Arbeitsplatzkonzepte bieten die Flexibilität, die es ermöglicht, den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht zu werden und gleichzeitig eine spannende Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Durch die strategische Platzierung von Pflanzen und Grünflächen wird nicht nur das Raumklima verbessert, sondern auch die Luftqualität erhöht. Die Digitalisierung und Automatisierung sind Schlüsselfaktoren für eine effiziente Nutzung von Büroflächen, die es Unternehmen ermöglichen, mit den sich wandelnden Anforderungen Schritt zu halten und eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen.

Weiterführende Links und Quellen:

https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/IW-Trends/PDF/2020/IW-Trends_2020-03-04_Hammermann-Voigtlaender.pdf

https://www.berenberg.de/uploads/web/Press/Press-Releases/2022/Studie_B%C3%BCroimmobilien_2022.pdf

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