Papierloses Büro – Anleitung

Papierloses Büro: In Deutschland wird in jedem Jahr fast eine viertel Tonne Papier pro Kopf verbraucht. Eine beachtliche Menge, die sich zu reduzieren lohnt. Das papierlose Büro ist ein Konzept, das damit am Arbeitsplatz ansetzt. Dieser Ansatz reicht jedoch über das einfache „Papier sparen“ weit hinaus. Mit dem Modell lassen sich Ressourcen schonen und Kosten sparen. Und das Arbeiten wird effizienter.

Der Gedanke hinter dem papierlosen Büro

Hinter dem Konzept des papierlosen Büros steht der Wechsel von gedruckten Materialien hin zu elektronisch speicherbaren und bearbeitbaren Dokumenten. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung erscheint dieser Ansatz naheliegend.

Angesichts der wachsenden Kommunikation erhält das papierlose Arbeiten in Unternehmen zusätzliche Relevanz. Die langwierige Suche nach Dokumenten und Informationen verursacht bisher in vielen Unternehmen zeitaufwendige Prozesse, die durch digitales Arbeiten entfallen.

Papierloses Büro: Darum ist die Umstellung so schwer

Der komplette Wechsel zum papierlosen Büro erfordert Konsequenz und bringt aufwendige Arbeitsschritte mit sich. Unternehmen, die das papierlose Büro umsetzen, speichern alle Dokumente in elektronischen Datenspeichern. Ihre Übermittlung erfolgt ebenfalls nur noch elektronisch.

Dafür werden rechtssichere elektronische Signaturen eingesetzt. Es ist erforderlich, alle vorhandenen Geschäftsdokumente zu digitalisieren. Vor dem Einscannen sollten diese sortiert werden, um eine korrekte digitale Zuordnung zu erreichen.

Überflüssige Papiere können vernichtet werden. Dieser Ordnungsprozess ist vor allem zeitintensiv und bedeutet zusätzlich zur regulären Arbeit einen Mehraufwand.

Die eigentliche Umstellung zum papierlosen Büro erfolgt allerdings erst mit der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung. Ein solches System kann sich als komplex erweisen und von den Mitarbeitern eine Einarbeitung verlangen. Für diese Veränderung ist gutes Durchhaltevermögen wichtig.

Was sind typische Probleme des papierlosen Büros?

Bei einer Umstellung ist das Digitalisieren bereits vorhandener Dokumente die wohl größte Hürde und kann sich als sehr aufwendig herausstellen. Demgegenüber erweist sich der Nutzen, das einfachere Auffinden im digitalen Speicher, oft als zu gering.

Dieser Zusammenhang ist jedoch von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.

Die mit der Digitalisierung verbundene Verschlagwortung kann ein weiteres Problem darstellen. Werden die Bezeichnungen für Dokumente nicht exakt eingegeben oder die Mitarbeiter halten sich nicht an die Vorgaben, werden diese bei späteren Suchläufen nicht oder nur schwer gefunden.

Letztendlich sind aber auch Probleme wie ein Stromausfall oder die Nichterreichbarkeit wichtiger Server im papierlosen Büro allgegenwärtig. Auch wenn das in der Regel sehr selten passiert, ist in dieser Situation das komplette System nicht einsetzbar. Als Folge kann dann die anfallende Arbeit nicht erledigt werden.

Welche Kosten können durch das papierlose Büro eingespart werden?

Für Unternehmen bietet das papierlose Büro attraktive Einsparmöglichkeiten. Reduziert wird nicht nur der Verbrauch von Papier sondern vor allem der Einsatz von Druckern und Druckerpatronen bzw. Toner.

Es werden weniger Büromaterialien für die Bearbeitung und Verwahrung von Papieren – beispielsweise Ordner, Stifte und Hefter – gebraucht. Darüber hinaus gewinnen Firmen, die papierlos arbeiten, viel Platz, da für die Archivierung von Dokumenten weniger Räume benötigt werden. Es besteht mehr Raum für neue Arbeitsplätze.

Unter Umständen wird es sogar möglich, auf Arbeitsräume zu verzichten und Mietkosten einzusparen. Insgesamt bietet das papierlose Büro mit der Digitalisierung von Prozessen weitreichende Potentiale. Die Optimierung erlaubt mehr Automatisierung und reduziert damit Kosten.

Welche Unternehmen arbeiten bereits papierlos?

Das vollständige papierlose Arbeiten haben bislang wenige Unternehmen vollständig umgesetzt. Die niederländische IT-Firma Decos gehört zu den Pionieren. Im gesamten Firmengebäude befindet sich kein Papier, sämtliche Dokumente werden digital bearbeitet, gespeichert und archiviert.

Das Konzept des flexiblen Büros, das mit dem papierlosen Arbeiten eng verbunden ist, findet bereits mehr Verbreitung. So schaffen Unternehmen wie Siemens oder Vodafone immer mehr feste Arbeitsplätze ab.

Die Mitarbeiter räumen abends ihre Unterlagen komplett weg, so dass der Tisch am folgenden Tag wieder von einem Kollegen genutzt werden kann. Die Unternehmen sparen mit dem flexiblen Büro Kosten ein.

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Fakten und Daten rund ums Papier und das papierlose Büro

• Die ersten Überlegungen zum papierlosen Büro gab es bereits in den siebziger Jahren.
• In dieser Zeit belief sich die Produktion von Papier weltweit auf noch etwa 130 Millionen Tonnen.
• 2005 stieg die Herstellung von Papier auf 367 Millionen Tonnen. Mittlerweile liegt die produzierte Papiermenge bei über 440 Millionen Tonnen.
• Deutschland gehört zu den weltweit führenden Papierproduzenten. Fast die Hälfte aller industriell gefällten Bäume wird zu Papier verarbeitet.
• Bei der Herstellung werden Ressourcen verbraucht: Für die Produktion von 500 Gramm Standard-Büropapier werden 7,5 KG Holz, 130,20 Liter Wasser und 26,8 kWh Energie benötigt.
• Es werden dabei CO2-Emmisionen in Höhe von 2,6 Kilogramm verursacht.

Die Zahlen zeigen, welche Bedeutung das Einsparen von Papier besitzt.

Beispiele für´s Arbeiten mit dem papierlosen Büro

Beispiele für die Umsetzung des papierlosen Büros sind Technologien, die Papier in Unternehmen als Informations- und Kommunikationsmedien effektiv reduzieren. Dokumentenmanagementsysteme bilden dabei das Herzstück der digitalen Verwaltung.

Ein solches Softwaresystem umfasst umfangreiche Funktionen für das Verarbeiten digitaler Schriftstücke von der Digitalisierung bis zur Dokumentenrecherche.

Der Markt für Dokumentenmanagementsysteme hat sich in den letzten Jahren in Deutschland stark entwickelt. Weitere Beispiele sind Online-Kommunikationsmedien. Dazu gehören Geräte, die Informationen visualisieren, vervielfältigen und verbreiten.

Probleme beim papierlosen Büro

Für das papierlose Büro gelten dieselben Anforderungen wie für Büros in herkömmlichen Unternehmen. Insbesondere für die Aufbewahrung von Dokumenten bestehen strenge Vorgaben. Daher ist bei Scans auf deren Rechtssicherheit zu achten:

• Es sollte eine ordnungsgemäße Buchführung gemäß den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) stattfinden.
• Dies gilt insbesondere für Dokumente, die für die Finanzbehörden verwahrt werden.
• Elektronische Dokumente sind sicher zu verwahren. Dies sollte der Lagerung von Papierunterlagen entsprechen, die üblicherweise in einem verschlossenen Schrank lagern.
• Um die Sicherheitsstandards auch beim papierlosen Büro zu erfüllen, ist es hilfreich, mit spezialisierten Dienstleistern zusammenzuarbeiten.

Tools für die Umsetzung des papierlosen Büros

Aus technologischer Sicht bilden Dokumentenmanagementsysteme auf Cloud- Basis die Grundlage für die digitale Archivierung.

Als hilfreich erweist sich außerdem das Konzept der „Software as a Service“ (SaaS). Diese Software wird nicht auf dem lokalen Computer installiert. Sie läuft auf Servern, die in der Cloud von jedem Ort der Erde aus erreichbar sind.

Darüber hinaus sind auf dem Markt zahlreiche Tools erhältlich, die die Umsetzung des papierlosen Arbeitens erleichtern. Die folgende Auswahl bietet einen Überblick über einige dieser Programme und Apps.

Projektmanagement

Cloudbasierte Projektmanagement-Tools wie Trello, Podio oder Jira unterstützen Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen. Die Anwendungsgebiete reichen von der Kundenverwaltung bis zur direkten Kommunikation oder Entwicklung. Dateien können mit den webbasierten Softwares ebenfalls ausgetauscht werden.

Datentransfer und -speicherung

Für die digitale Ablage von Dateien eignen sich die Dropbox, WeTransfer und Google Docs. Die File-Hosting-Dienste ermöglichen den Zugriff auf Textdateien, Grafiken und mehr von unterschiedlichen Orten. Die Dateien können von mehreren Mitarbeitern erreicht werden.

Online-Notizen

Evernote ersetzt den Notizzettel. Das Programm für Smartphone, Laptop und PC ermöglicht es, Ideen und Gedanken zu sammeln und auf allen installierten Geräten zu nutzen. Das Benutzerkonto synchronisiert und aktualisiert alle Programme.

Scannen

Auch wenn jedes Smartphone Dokumente mittel Kamera „scannen“ kann, sollten Sie eine echte Scan App wie „Scanbot“ nutzen, da hier die gescannten Dokumente katalogisiert und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.

Mobil arbeiten

Digitales, papierloses Arbeiten ermöglicht eine hohe Mobilität der Mitarbeiter. Moderne Übertragungstechnologien, leistungsfähige Endgeräte wie Smartphones und Tablet-PCs sowie Softwares wie Voice over IP (VoIP) machen die mobile Kommunikation zum Kinderspiel.

Der Wechsel zum papierlosen Büro und die verbundenen Kosten

Der Wechsel eines Unternehmens auf das papierlose Büro erfordert Zeit und einen hohen Einsatz der Mitarbeiter. Sie müssen alte Unterlagen einscannen. Dies kann Wochen oder gar Monate dauern. Weiterhin werden neue Softwaresysteme notwendig und ein Dokumentenmanagementsystem muss installiert werden. Dafür sollte in der Regel ein Dienstleister beauftragt werden. Es entstehen zusätzliche Folgekosten für die Pflege des Systems.

Um das notwendige Know-how für die Software bekannt zu machen, müssen eventuell Mitarbeiter geschult werden – weitere mögliche Mehrkosten, die das Unternehmen für die Umstellung auf das papierlose Büro mit sich bringen kann.

Unser Fazit: Das papierlose Büro

Ein papierloses Büro ist eine gute Idee, die jedoch nur sehr schwer umzusetzen ist. Und auch wenn der komplette Verzicht auf Dokumente aus Papier nicht einfach zu realisieren ist, sollte es dennoch ein erstrebenswertes Ziel sein, papierarm zu arbeiten. Es werden weniger Ressourcen verbraucht, Arbeitsprozesse werden effizienter und in Zeiten der Digitalisierung ist die Umsetzung wesentlich leichter geworden.

Das papierlose Büro hat viele Vorteile: Mitarbeiter können flexibel arbeiten, auf dem Laptop sind alle erforderlichen Materialien zugänglich und Unternehmen sparen durch eine papierlose Variante Kosten. Wenn schon nicht dem papierlosen, dann gehört dem papierarmen Büro definitiv die Zukunft.

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