E-Mails archivieren – so räumen Sie Ihr Postfach effektiv auf

E-Mails sind Fluch und Segen zugleich. Die Nachrichten, die wir jeden Tag ganz einfach und vor allem schnell über das Internet versenden, erleichtern die Kommunikation im Alltag ungemein. Gleichzeitig werden wir selbst aber auch von E-Mails schier überschwemmt, fühlen uns als Sklaven unseres Postfachs und wünschen uns so manches Mal, einfach alles zu löschen und bei Null zu beginnen, um wieder ein Gefühl von Freiheit zu bekommen. Erkennen Sie sich hier wieder?

E-Mails kosten durchschnittlich 1,5 Stunden Zeit pro Tag

In 2015 führte die Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) eine Studie durch, an der 1107 Arbeitnehmer teilnahmen, die überwiegend Bürotätigkeiten ausüben. Dabei wurde festgestellt, dass pro Monat durchschnittlich 600 E-Mails in den Postfächern der Angestellten landen. Heute dürften das sogar noch einige mehr sein. Geht man davon aus, dass das Bearbeiten einer Mail etwa drei Minuten dauert, verbringen wir mindestens eineinhalb Stunden täglich mit der elektronischen Post.

Bei der Studie wurde allerdings nur jene Zeit berechnet, die mit eingehenden Mails in Verbindung stehen. Natürlich eröffnen aber auch Sie immer wieder den Mailverkehr und so können Sie die Zeit, die Sie täglich in Ihrem E-Mail Postfach verbringen, sicher noch einmal erhöhen. Schon erschreckend, oder? Und wenn man dann noch bedenkt, wie viele E-Mails trotz allem unbearbeitet oder wartend in der Inbox liegen und diese gefühlt verstopfen, ist die E-Mail nicht mehr unbedingt ein hilfreiches Kommunikationsmittel, sondern sie sorgt für Demotivation.

Werden Sie Herr über Ihr E-Mail Postfach!

Email Postfach strukturieren:

• Wie viele E-Mails befinden sich gerade in Ihrer Inbox?
• Wie viele von diesen E-Mails haben Sie schon gelesen?
• Wie viele E-Mails haben Sie schon mindestens zwei- bis dreimal geöffnet, ohne dass anschließend etwas passiert ist?
• Wie oft fühlen Sie sich demotiviert, wenn Sie Ihr E-Mail Postfach öffnen?

Diese Fragen sind nicht angenehm und wenn Sie sie für sich ehrlich beantworten, werden Sie genau jetzt nicht gerade enthusiastisch und erfreut sein. Denn die Berge, die sich mit der Zeit in der Inbox anhäufen, wachsen immer weiter an und verursachen damit sogar Stress. Nicht selten entsteht das ständige Gefühl, wichtiges zu übersehen oder gar zu vergessen. Kennen Sie das? Dann ist es an der Zeit, wieder die Macht über das E-Mail Postfach zu erlangen. Und das gelingt sogar in wenigen Schritten!

1. Legen Sie Ordner an

Jedes E-Mail Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, Ordner anzulegen. Vielleicht haben Sie das auch schon getestet, aber wenig Erfolg mit dieser Methode gehabt. Das liegt oft daran, dass wir dazu neigen, alles zu kompliziert zu machen. Denken Sie mal drüber nach, wie viele Ordner Sie bräuchten, um Ordnung in Ihr E-Mail Postfach zu bekommen. Sind es fünf, acht oder vielleicht sogar zehn? Dann denken Sie schon wieder zu kompliziert. Machen Sie es sich einfach und legen Sie genau vier Ordner an:

• Noch lesen
• Antworten
• Bearbeiten
• Aufbewahren

Wenn Sie sehr oft von Input von außen abhängig sind in Ihrer Arbeit, ist auch noch ein fünfter Ordner (Warten auf Antwort) in Ordnung. Aber mehr brauchen Sie wirklich nicht, um ein aufgeräumtes E-Mail Postfach zu bekommen und vor allem zu behalten.

2. E-Mail sortieren

Nun ist Fleißarbeit angesagt. Wechseln Sie jetzt in Ihre Inbox und nehmen Sie sich jede einzelne Mail vor, die sich darin befindet. Können Sie schon am Betreff erkennen, worum es sich handelt und was damit zu tun ist, ordnen Sie die Mail in die Ordner-Struktur ein, ohne sie zu öffnen.

Hier geht es schließlich erst einmal nur darum, Ordnung zu machen. Können Sie es nicht anhand des Betreffs entscheiden, öffnen Sie die Mail und überfliegen Sie die ersten Zeilen. Daran ist dann schon zu erkennen, was mit der Mail geschehen muss und sie kann in den passenden Ordner abgelegt werden.

3. Nutzen Sie Filter

Genau wie man in jedem E-Mail Programm Ordner anlegen kann, so kann man auch Filter festlegen. Dort legt man fest, wie mit E-Mails verfahren wird, die einen bestimmten Absender, Betreff oder ähnliches haben. Gibt es beispielsweise bei Ihnen im Unternehmen wöchentliche Info-Mails, werden diese häufig von einem gesonderten E-Mail Account verschickt oder enthalten immer denselben Betreff. Legen Sie dafür gleich einen Filter an, so dass diese E-Mail automatisch in den Ordner „Noch lesen“ verschoben werden. Auch Newsletter und ähnliches könne auf diese Weise zukünftig ohne Ihr Zutun im richtigen Ordner landen und Sie sparen somit Zeit.

Eigentlich ist es gar nicht so schwer, die Inbox zu säubern. Natürlich kostet es Sie jetzt einmalig Zeit, aber diese Investition lohnt sich. Arbeiten Sie sich also durch Ihre E-Mails, bis die Inbox vollständig geleert ist. Nicht eine Mail darf sich mehr in ihr befinden. Denn das berühmt „Inbox Zero“ soll für Sie nicht weiter ein Wunsch bleiben, sondern tägliche Realität werden.

E-Mail Management im Büroalltag

Ist die Inbox einmal leer, beginnt die eigentlich Herausforderung: diesen Zustand auch im Alltag erhalten. Hier haben sich vor allem das Aneignen von Routinen und das Befolgen einiger weniger Regeln als hilfreich erwiesen – und werden von daher auch von Experten empfohlen.

Grundsätzlich beginnt es schon damit, wie oft Sie Ihr E-Mail Postfach öffnen. Wenn Sie nicht gerade im Support tätig sind und somit E-Mails sehr zeitnah bearbeiten müssen, schalten Sie sämtliche Benachrichtigungen von Ihrem E-Mail Programm aus.

<strong>Anstatt auf jede einzelne eingehende Mail sofort zu reagieren, legen Sie fest, wann Sie E-Mails öffnen.</strong> Profis im E-Mail Management machen das höchstens zweimal am Tag (morgens und abends) – für Sie ist es vielleicht am Anfang besser, auch mittags noch einen Blick ins E-Mail Postfach zu werfen, damit der Einstieg in diese Routine einfacher ist. Halten Sie sich daran! Die Zeit, die Sie dadurch tagtäglich sparen, ist wirklich deutlich spürbar.

Emails: der perfekte Workflow

• Jede E-Mail wird im Posteingang nur einmal angefasst. Entscheiden Sie gleich, was mit der E-Mail zu tun ist. Erfordert Sie nur eine kurze Antwort, die unter drei Minuten Ihrer Zeit erfordert? Dann antworten Sie direkt und löschen oder archivieren Sie dann die E-Mail. Alle anderen E-Mails werden sofort in die Ordner sortiert.
• Die Bearbeitung der E-Mails erfolgt in Blöcken. Legen Sie sich Zeiträume fest, in dem Sie die E-Mail in den Ordnern bearbeiten. Beginnen Sie mit den E-Mails, die beantwortet werden müssen, widmen Sie sich dann denen, die eine Bearbeitung erfordern und gehen Sie einmal täglich die E-Mails durch, die Sie noch lesen möchten. Achten Sie hier gleich darauf, ob sich darunter vielleicht Newsletter befinden, die Sie gar nicht mehr interessieren und melden Sie sich dann dort gleich ab. Das spart zukünftig Zeit. In den Ordner „Aufbewahren“ brauchen Sie im Alltag nur selten einen Blick zu werfen – das ist ein persönliches Archiv für Sie und wird bei Bedarf geöffnet.
• Arbeiten Sie mit Vorlagen oder Textbausteinen, wenn Sie einige E-Mails immer wieder mit denselben Worten beantworten. Diese Vorlagen ersparen Ihnen sehr viel Zeit – achten Sie nur darauf, dass wirklich mit den Vorlagen alle Fragen beantwortet sind, es soll schließlich nicht unpersönlich wirken.