Firmenwagen – was man beachten muss

Firmenwagen — was man beachten muss: Sie stehen vor der Entscheidung, ob die Nutzung eines Firmenwagens für Sie in Betracht kommt? Dann ist unser Beitrag genau richtig für Sie! Im Folgenden zeigen wir nützliche Einzelheiten und Fakten zu diesen auch als Dienstwagen bezeichneten Fahrzeugen auf. Zudem benennen wir wichtige Aspekte, denen bei der Abwägung des Für und Wider der Nutzung Beachtung geschenkt werden sollte.

Wann ist ein Fahrzeug ein Firmenwagen?

Eine explizite gesetzliche Bestimmung hierzu existiert nicht. Aus dem Steuerrecht lassen sich jedoch Rückschlüsse ziehen, wann ein Auto als Firmenwagen einzuordnen ist. Damit ein solches Fahrzeug zum betrieblichen Inventar gehört und in steuerlicher Hinsicht Vorteile damit erzielt werden können, muss die betriebliche Nutzung nachgewiesen mindestens 10 % betragen.

Ab einer Nutzung in Höhe von 50 % gilt der Firmenwagen steuerrechtlich automatisch als solcher und ist ohne eine Nachweispflicht Bestandteil des Betriebsvermögens.

In der Folge können damit die Anschaffungs- und die laufenden Betriebskosten vom Unternehmen gewinnmindernd geltend gemacht werden.

Wie verbreitet sind Firmenwagen und warum werden sie genutzt?

Aktuellen Studien zu Folge hat sich die prozentuale Anzahl und Beliebtheit dieser Entgeltbestandteile kaum vermindert. Sie bieten sowohl der Arbeitgeber- als auch der Arbeitnehmerschaft eine Reihe von Vorteilen.

So stellen sie eine gute Möglichkeit dar, Unternehmen adäquat zu repräsentieren und deren Bekanntheitsgrad zu erhalten beziehungsweise zu steigern. Leitende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfahren in der Regel durch Dienstwagen eine Anerkennung ihrer exponierten Stellung im Unternehmen.

Sie nutzen zudem steuerliche Vorteile. Doch nicht nur Führungskräfte werden mit diesen Fahrzeugen ausgestattet, sondern auch Fachkräfte. Egal, ob im Vertrieb, im Großhandel oder im Bereich des Bauhandwerks, Firmenfahrzeuge gewährleisten im hohen Maße die erforderliche Mobilität, um Kundenbedürfnisse zu befriedigen oder auch Aufträge überhaupt erst erfüllen zu können.

Die Unternehmen wählen hierbei den Wagen nach dem Nutzen, den er haben und dem Zweck, dem er dienen soll, aus. Gilt es beispielsweise, eine gewisse Menge an Material oder Waren zu bewegen, fällt das Fahrzeug größer aus. Ist das nicht der Fall, finden sich in den Fuhrparks kleinere Modelle.

Im Zeichen eines sich in allen Bereichen verändernden Umweltbewusstseins und ebenso aus steuerlichen Gründen verbreiten sich im Firmenwagenbereich reine Elektroautos sowie bestimmte Hybridvarianten stetig. Mit dem stattfindenden Ausbau der Ladeinfrastruktur für Stromer wird sich dieser Trend fortsetzen.

Wie hängen Firmenwagen und arbeitsvertragliche Vereinbarung zusammen?

Die Beteiligten des Arbeitsverhältnisses haben vielfältige und grundsätzlich freie Ausgestaltungsmöglichkeiten, eine Firmenwagennutzung und deren Form zu implementieren. Möglich sind etwa eine Zusatzvereinbarung innerhalb des bestehenden Arbeitsvertrages oder auch eine neben diesem Vertrag zu schließende Übereinkunft. Möglicherweise besteht jedoch schon ein entsprechender Passus mit dem Stichwort „Dienstwagen“ beziehungsweise „Firmenwagen“ im Arbeitsvertrag.

Die Details, zum Beispiel Wagenmarke und -ausstattung, sollten möglichst umfangreich und genau benannt sein. Wichtig ist zudem eine Festlegung in versicherungstechnischer Art. In der Regel werden diese Fahrzeuge mit Vollkasko versichert und es sollte entschieden werden, ob der Schadenfreiheitsrabatt der Wagennutzerin oder des -nutzers einbezogen werden kann. Dies hat die vorteilhafte Folge, dass dieser Rabatt im Laufe der Firmenwagennutzung vergrößert werden kann.

Um vor steuerlich relevanten Überraschungen gefeit zu sein, muss eine ausdrückliche Regelung zur privaten Nutzung enthalten sein. Diese bestimmt, ob überhaupt eine solche erlaubt ist. Ist das der Fall, wird der Umfang genauso festgelegt wie die Frage, ob auch und welche Familienmitglieder des Fahrers an das Lenkrad dürfen oder nicht.

Welche steuerlichen Auswirkungen hat der Firmenwagen für den Arbeitnehmer?

Das Unternehmen, das seiner Mitarbeiterin oder seinem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, mindert seine Steuerlast durch den anfallenden Kaufpreis sowie die laufenden Betriebskosten. Für die Arbeitnehmerseite stellt sich dieses Thema differenzierter dar.

Beachtenswerte Punkte sind die Länge des Anfahrtsweges zur Arbeitsstelle sowie die Frage, ob eine Prozentregelung Geltung haben oder ein Fahrtenbuch geführt werden soll. Hintergrund ist, dass ein Dienstwagen als entgeltwerter Vorteil angesehen und dementsprechend behandelt wird.

Die 1%-Regelung

Vor dem Jahr 2019 galt für die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs der allgemeine Grundsatz, dass pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Wagens als Einkommensbestandteil monatlich zu versteuern ist. Ebenfalls fallen hierauf Sozialabgaben an.

Diese Regelung hat jedoch im Rahmen der Förderung der Elektromobilität eine Änderung erfahren. Für Elektrofahrzeuge wird als Berechnungsgrundlage nunmehr die Hälfte des Bruttolistenpreises herangezogen, sodass hiervon 1 % als steuer- und sozialabgabenpflichtiges Einkommen gelten. Hybridfahrzeuge, die weniger als 50 Gramm CO2 je Kilometer ausstoßen sowie mindestens 40 Kilometer Stromreichweite aufweisen, fallen ebenfalls unter die Neuregelung des Elektromobilitätsgesetzes, abgekürzt EMoG.

Für den Fahrtweg zu der Arbeitsstätte gilt für die Nutzerin oder den Nutzer, dass auch dieser als privater Fahrzeuggebrauch eingeordnet wird. Demzufolge fallen auf jeden so zurückgelegten Kilometer 0,03 % des Bruttolistenpreises an Steuern und Sozialabgaben an. Für Elektrofahrzeuge und Hybridfahrzeuge, die die Anforderungen des EMoG erfüllen, wird dieser Listenpreis wieder halbiert.

Das Fahrtenbuch

Alternativ zu der 1 %-Prozentregelung kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen. Diese Art und Weise des Nachweises der steuer- und sozialabgabenpflichtigen Fahrzeugnutzung bedeutet einen eventuell erheblichen Aufwand, kann sich jedoch als sehr lohnend herausstellen.

Das ist der Fall, wenn im Vergleich zur Anwendung der 1 %-Prozentregelung eine deutliche Verringerung der Abgabenlast erzielt werden kann. Es besteht ein steuerjährliches Wahlrecht zwischen den beiden Varianten, somit empfiehlt sich eine jährliche und genaue Betrachtung und prognostische Berechnung, um die günstigere Wahl zu treffen.

In das Fahrtenbuch werden sämtliche Fahrten mit dem Firmenwagen einzeln aufgeführt, das heißt sowohl die privaten als auch die beruflich veranlassten. Für die privaten Bewegungen reicht die Eintragung der gefahrenen Kilometer und des Anfangs- sowie Endkilometerstandes aus. Dies hat unter anderem Datenschutzgründe.

Die Berufsfahrten erfordern mehrere Einträge. Dazu gehören, neben dem Anfangs- und Endkilometerstand, der Zielort inklusive Name des aufgesuchten Kunden oder auch Unternehmens. Ebenfalls muss der Zweck des Besuchs eingetragen werden. Aufzuführen sind zudem die Route, eventuelle privat veranlasste Umwege, ferner Abfahrts- sowie Ankunftszeiten.

Ein Fahrtenbuch unterliegt festen Regelungen, damit es beim Finanzamt Anerkennung findet. So dürfen einmal vorgenommene Eintragungen nachträglich nicht veränderbar sein. In Papierform korrekt und zeitnah geführt dient es problemlos als ausreichend fester Nutzungsnachweis. Trotz der Möglichkeiten von Abspeicherungen kommen herkömmliche Computeranwendungen wie beispielsweise Microsoft Office Word oder Excel hierfür nicht in Betracht.

Unterstützung und Erleichterung können Apps bieten, diese müssen jedoch zwingend die europäische Zulassung E aufweisen, damit die damit erstellten Aufzeichnungen nicht abgelehnt werden. Ist der Nutzerin beziehungsweise dem Nutzer des Firmenwagens der Nachweis gelungen, werden lediglich die privaten Fahrten als geldwerter Vorteil analog der eben erwähnten 1 %-Prozentregelung gewürdigt.

Was ist günstiger — 1%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Welche der beiden Methoden der Belastung sich als finanziell positiver erweist, sollte jährlich überprüft werden. Bei einer überwiegenden beruflichen Nutzung, verbunden mit einem hochpreisigen Fahrzeug, kann sich die Variante Fahrtenbuch zum Beispiel als vorteilhafter darstellen.

Im Falle eines gesteigerten privaten Nutzens und eventuell eines Wagens, der einen geringeren Listenpreis aufweist, kann hingegen die 1 %-Prozentregelung die bessere Wahl sein. Die Vergünstigungen des EMoG spielen ebenfalls eine Rolle bei der erforderlichen Betrachtung. Bei Unsicherheiten sollte in dieser Hinsicht ein Experte, zum Beispiel ein Steuerberater, hinzugezogen werden.

Was passiert bei einem Unfall mit einem Firmenwagen?

Ein Unfall ist stets mit Nachteilen verbunden, sowohl hinsichtlich der Beteiligten als auch für die Fahrzeuge.

Handelt es sich um einen Firmenwagen, muss zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite über die Haftungsfrage entschieden werden. Unabhängig davon, dass in der Regel ein Rechtsbeistand hinzugezogen werden sollte, gelten hier folgende Grundsätze:

• Entstand der Schaden während der privaten Nutzung, steht die Arbeitnehmerin respektive der Arbeitnehmer voll in alleiniger Haftung.
• Anders ist bei Fahrten aus beruflicher Veranlassung. Da hier arbeitsrechtliche Prinzipien und Privilegierungen angewendet werden, trägt das Unternehmen die Schäden in Gänze, sofern deren Entstehung lediglich auf leichter Fahrlässigkeit beruht. Bei mittlerer Fahrlässigkeit und auch gegebenenfalls bei grober Fahrlässigkeit wird eine Quotelung der Belastung vorgenommen.
• Bei einem Umfall mit einem Firmenfahrzeug wird ebenfalls die arbeitsvertragliche Regelung in Bezug auf den Versicherer sowie den Schadenfreiheitsrabatt der Fahrzeugnutzerin beziehungsweise des -nutzers relevant.
• Wurde kein Flottentarif über das Unternehmen abgeschlossen, so kann der Rabatt der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers in den zu schließenden Versicherungsvertrag eingebunden werden. Nach einem Unfall leidet dieser jedoch und verringert sich.

Ein Fazit zum Thema Firmenwagen

Grundsätzlich sind von der Arbeitgeberseite gestellte Fahrzeuge ein probates Mittel, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mobil zu machen oder beispielsweise Boni respektive Gehaltserhöhungen zu gewähren. Ein repräsentativer Wagen stellt zudem eine Anerkennung sowie eine positive Darstellung des Unternehmens dar.

Beide Seiten sollten jedoch wichtige Punkte überdenken und gerade Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind hier gefordert. Eine detaillierte Kosten- und Nutzenabwägung ist notwendig. Ist diese erfolgt, gegebenenfalls unter Einbeziehung von Fachleuten, sind unerwünschte Folgen nicht zu befürchten und einer guten Fahrt steht nichts im Wege.

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