5S Methode: So funktioniert sie

Die 5S Methode: Nach dem Zweiten Weltkrieg entstand in der Mitte des 20. Jahrhunderts die sogenannte 5S-Methode. Sie wurde von Taiichi Ono ursprünglich für den japanische Automobilhersteller Toyota als ein neuartiges Produktionssystem entwickelt. Der Material- und Werkzeugverlust konnte durch die 5S-Methode verringert und der Produktionsprozess optimiert werden. Dies kam dem Unternehmen zugute, da es damals mit wenigen Ressourcen und unter schlechten Bedingungen arbeiten musste.

Die Methode bestand zunächst noch aus den folgenden vier Schritten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und wurde durch den fünften Schritt, die Selbstdisziplin ergänzt. So kann die geschaffene Ordnung nicht nur weiterhin verbessert werden, sie bleibt vor allem auch erhalten. Im deutschen Sprachraum ist die Methode auch als 5A-Methode bekannt, wenngleich sie inhaltlich identisch sind.

Unabhängig von der Branche kann die 5S-Methode die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen und dafür sorgen, dass sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. So helfen Organisation und Ordnung dabei, dass Angestellte nicht fast 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Materialien oder Informationen verbringen. Eine übersichtliche, saubere und sichere Arbeitsumgebung kann nicht nur Stress reduzieren, sondern auch Arbeitsunfälle vermeiden. Kollegen können sich schneller auch an fremden Arbeitsplätzen zurechtfinden und Übergaben vereinfacht werden. Nicht zuletzt sorgt die Entsorgung überflüssiger Materialien und Gegenständen für neuen Platz.

Es ist Arbeitnehmern möglich, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Methode kann auch auf dem PC und beispielsweise innerhalb des E-Mail-Postfachs angewandt werden. Nicht mehr benötigte Daten können gelöscht, vereinzelt benutzte Daten hingegen in externe Archive ausgelagert werden.

Einführung der 5S-Methode ins Unternehmen

Die Durchführung und vornehmlich der erste Schritt der Methode, das Sortieren, erfordern zunächst einen gewissen Aufwand. Alle Materialien und Gegenstände am Arbeitsplatz und in dem unmittelbaren Umfeld werden in drei Kategorien eingeteilt: Wichtig, gelegentlich wichtig und unwichtig. Wichtige Materialien und Werkzeuge werden ständig benötigt; gelegentlich wichtige, finden hingegen nur ab und zu Verwendung. All die Dinge, die am Arbeitsplatz nichts zu suchen haben oder sich gar als überflüssig herausstellen, werden unbeirrt aussortiert.

Bei dem zweiten Schritt, dem Systematisieren wird eine optimierte und überzeugende Ordnung festgelegt. Dafür werden beispielsweise die Fächer und Schubladen eines jeden Schreibtisches beschriftet. Dieses System beschränkt sich nicht auf den Arbeitsplatz jedes Einzelnen, sondern kann auch auf andere Räumlichkeiten im Unternehmen übertragen werden. Die Gegenstände lassen sich so immer wieder finden. Selbstverständlich setzt dies voraus, dass nicht mehr benötigte Gegenstände immer wieder an ihre vorgesehenen Plätze verstaut werden. Der Aufbewahrungsort sollte sich in Reichweite befinden. Bei diesem Schritt, kann auch überlegt werden, welche Objekte fehlen und wo weniger Gebräuchliches gelagert werden kann. Die definierten Standards am Arbeitsplatz können auch auf die elektronischen Datenverarbeitungsträger übertragen werden. Demnach sind Dokumente auf dem Computer zweckdienlich zu beschriften. Der Computerdesktop kann von nicht mehr gebrauchten Daten befreit werden. Anschließend bietet sich auch hier ein Ablagesystem in Form von Ordnern an, welches beharrlich eingehalten werden sollte.

Ein sauberes Arbeitsumfeld fördert das Wohlbefinden, weshalb der nächste Arbeitsschritt, das Säubern regelmäßig stattfinden sollte. Befürworter der 5S-Methode reinigen ihren Wirkungsbereich drei Mal täglich. Um sich auf den Tag vorzubereiten und um Staub zu wischen, kommen sie bereits zehn Minuten vor Arbeitsbeginn an ihren Arbeitsplatz. Zusätzlich werden die Materialien in der Mittagspause und zum Feierabend geordnet. Der Arbeitsplatz wird erst verlassen, wenn alles aufgeräumt ist. Anfallender Schmutz wird stets zeitnah beseitigt.

Der Schritt des Standardisierens soll deutlich machen, dass die neue Ordnung von nun an zum Standard für alle Mitarbeiter wird. Außerdem hilft sie dabei, dass sich neue Kollegen oder Urlaubsvertretungen zurechtfinden.

Dennoch ist nach der Einführung und Umsetzung der 5S-Methode nicht davon auszugehen, dass sich der Arbeitsalltag wie von selbst organisiert. Ferner liegt es weiterhin auch an dem fünften und letzten Schritt, der Selbstdisziplin und dem Selbstmanagement eines jeden Einzelnen. Alle Mitarbeiter sollten die Ziele der Arbeitsplatzorganisation verinnerlichen und Vorteile erkennen können. Wenn Eigenverantwortung übernommen wird, besteht die Chance, dass sich die neuen Regeln als Gewohnheit etablieren. Eine Checkliste kann die Einhaltung der Ordnung und der Sauberkeit zunächst unterstützen und alten Verhaltensmustern entgegenarbeiten.

5S-Methode als einmalige Aufräumaktion?

Die Einführung der 5S-Methode und das damit verbundene Sortieren und Aufräumen sind gegenwärtig ein Anfang. Dennoch ist das Prinzip vor allem dann gewinnbringend, wenn es in die gesamte Unternehmenskultur integriert wird. Einmalige Aufräumaktionen sind so nicht mehr erforderlich. Es lohnt sich meist kaum, wenn nur einige wenige Arbeitsplätze optimiert und andere weiterhin vom Chaos beherrscht werden. Führungskräfte haben hierbei eine wegweisende Vorbildfunktion. Halten Vorgesetzte die 5S-Regeln nicht ein, so können Mitarbeiter nur schwer begeistert werden.

Führungspersonen sollten die Mitarbeiter immer wieder daran erinnern, die 5S-Methode einzuhalten und allgemein unterstützend tätig werden. Der Rückfall in den ursprünglichen Zustand droht vor allem bei zu zögerlichen Maßnahmen. Es sollte verhindert werden, dass sich Unterlagen und Gegenstände im Unternehmen vorfinden, für die sich keiner verantwortlich fühlt. Vornehmlich werden Ergebnisse für die gesamte Belegschaft in Pilotprojekten sichtbar. Die Methode lässt sich mit einem verhältnismäßig geringen Aufwandseinsatz durchführen.

Gestaltungsmöglichkeiten bei der Umsetzung

Die Umsetzung der 5S-Methode erfordert neben Konsequenz auch ein gewisses Maß an Abstimmung mit den Mitarbeitern. So kann die Sorge, dass die Methode den Verlust der Individualität mit sich bringt, entkräftet werden. Ein unvermeidliches Maß an Gestaltungsmöglichkeiten des eigenen Arbeitsplatzes, durch Bilder oder Pflanzen sollte den Arbeitnehmern zugesprochen werden. Ein Mitspracherecht bei dem Aussortieren der nicht mehr benötigten Materialien ist ebenfalls sinnreich, da die Mitarbeiter mit den übrigen Hilfsmitteln den Arbeitsalltag bewerkstelligen sollen. Eine Möglichkeit besteht darin, Gegenstände, die der Arbeitnehmer noch zu brauchen glaubt, zum Beispiel in einen gesonderten Karton zu legen. Wird etwas benötigt, darf dies aus dem Karton genommen werden. Was nach einem vorher festgelegten Zeitraum noch in der Aufbewahrungsbox liegt, wird dauerhaft entsorgt.

Die Argumentation, dass die Methode ohnehin zu viel Zeit kostet, kann widerlegt werden. Die ersten Schritte nehmen freilich Zeit in Anspruch, aber langfristig bietet die Methode eine nachweisbare Zeitersparnis. Je gradliniger die Struktur beibehalten wird, desto weniger Zeit beansprucht das regelmäßige, fortwährende Ordnung halten. Die alltägliche Umsetzung bedarf keiner Erinnerung mehr.

Lohnenswerter Einsatz der 5S-Methode

Durch den betriebsweiten und gezielten Einsatz der 5S-Methode lassen sich neben dem Sparen von Materialkosten, dem Reduzieren von Arbeitsunfällen und Transportwegen, sogar Maschinenausfälle durch Wartung verhindern. Darüber hinaus kann mit Hilfe der 5S-Methode eine signifikante Steigerung der Disziplin und des Verantwortungsbewusstseins der Mitarbeiter im Unternehmen erzielt werden. Dies bringt oft eine Qualitätssteigerung durch eine Fehlervermeidung mit sich.

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