Telefonkonferenz: Tipps und Regeln für erfolgreiche Online-Meetings

Telefonkonferenz: Die Digitalisierung eröffnet uns immer wieder neue Wege der Kommunikation. Wir alle sind durch sie flexibler denn je. Egal wann, egal wo – wenn es wirklich wichtig ist, kann man sich immer und überall in eine Telefonkonferenz einwählen.

Die einzige Grundvoraussetzung bildet ein mobiles Device mit stabiler und schneller Internetverbindung. Gerade in Zeiten von Corona und der zunehmenden Beschäftigung im Homeoffice wird immer mehr deutlich, dass auch Besprechungen in virtuellen Räumen ihre Tücken haben und das richtige Kommunizieren über diverse Devices gelernt sein will.

Gerade weil in Online-Konferenzen so viel schieflaufen kann, sind in folgendem Artikel einige wertvolle Tipps angeführt, mit denen Sie Ihr Verhalten während Telefonkonferenzen und somit auch den Prozess an sich uns seinen Outcome optimieren können.

Die richtige Vorbereitung zur Telefonkonferenz

Die Vorbereitung ist das A und O eines jeden Online-Meetings. Dazu gehört in erster Linie die Auseinandersetzung mit der Videokonferenz-Software, der Check, ob man denn noch ausreichend Akku hat und sich verbinden kann, ein stabiles Setup an einem ruhigen und hellen Ort und beispielsweise auch die Vorbereitung diverser Unterlagen und der eines Wasserglases. Vor Videokonferenzen sollte man außerdem überprüfen, ob die Webcam funktionstüchtig und vorteilhaft ausgerichtet ist. Beachten Sie hierbei bitte auch, welche Gegenstände im Hintergrund sichtbar sind, falls die Kamera eingeschaltet wird. Ein unaufgeräumtes Zimmer will man seinen Vorgesetzten und Arbeitskollegen nun wirklich nicht zumuten.

Was Sie für Online-Meetings brauchen

• Ein Endgerät, auf dem die Software einwandfrei funktioniert (Smartphone, Computer, Tablet oder Laptop)
• Eine Webcam, falls Sie Videokonferenzen haben
• Ein Mikrofon und Lautsprecher, am besten ein Headset (
• Eine schnelle und stabile Internetverbindung

Angemessene Kleidung und Körpersprache

Wer in Jogginghosen mit den Beinen auf dem Schreibtisch telefoniert, hört sich anders an, als jemand, der aufrecht sitzt und Businesskleidung trägt. Außerdem steigert das richtige Outfit die Konzentration und das Selbstbewusstsein. Sich auch vor einer Telefonkonferenz zurechtzumachen, zahlt sich also aus.

Einen ebenso wichtigen Stellenwert, wie die richtige Kleidung nimmt die Körpersprache ein. Gerade wenn Sie einen Anflug von Müdigkeit verspüren, sollten Sie sich also zum Telefonieren hinstellen. Dies macht Sie nicht nur wach, sondern lässt Ihre Stimme auch viel kraftvoller wirken.

Aufmerksam zuhören und Fragen stellen

Wer gut und aufmerksam zuhören kann, ist klar im Vorteil. Gerade während Telefonkonferenzen können der Blick und die Gedanken schon einmal in die Ferne schweifen. Fragen Sie außerdem nach, wenn Sie etwas nicht ganz verstanden haben, sei es akustisch oder inhaltlich. Fragen fördern den Dialog, zeigen Interesse und vermitteln Ihrem Gegenüber Wertschätzung. Räumen Sie Interpretationsspielraum so gut es geht aus dem Weg. Durch die fehlende persönliche Interaktion kann es schnell einmal zu Missverständnissen kommen.

Zeitzonen berücksichtigen

Dieser Punkt ist gerade im internationalen Arbeitsumfeld zu beachten. Mitten in der Nacht an einem Online Meeting teilnehmen zu müssen, muss nun wirklich nicht sein. Vergessen Sie auch nicht auf kulturelle Unterschiede und denken Sie daran, das Meeting in lokaler Uhrzeit im Terminkalender einzutragen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Einladung schon ein paar Tage wenn nicht sogar eine Woche im Voraus zu verschicken, damit sich jeder und jede auf die Konferenz vorbereiten kann. Sollten manche Teilnehmende aus diversen Gründen trotzdem verhindert sein, empfiehlt es sich, die Konferenz aufzuzeichnen. So kann sie zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise im Intranet hochgeladen und so allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Sollte dies der Fall sein ist es wichtig, schon zu Beginn darauf aufmerksam zu machen, dass aufgezeichnet wird.

Ziele richtig definieren

Treffen Sie SMARTE Vereinbarungen und stecken Sie sich SMARTE Ziele, um diese schneller und effizienter zu erreichen.

S: Spezifisch
M: Messbar
A: Angemessen
R: Realistisch
T: Terminiert

Ablenkung keine Chance geben

Ablenkung durch den Partner, die Kinder oder das Haustier muss so gut es geht vermieden werden, zum Beispiel, indem man ein „Bitte nicht stören“ – Schild an der Tür anbringt oder diese abschließt. Befinden Sie sich aber gerade beispielsweise im Büro, sind Hintergrundgeräusche oftmals nicht zu vermeiden. In diesem Fall sollten Sie Ihr Telefon mithilfe der Mute-Taste auf stumm schalten, wenn Sie gerade nicht sprechen.

Den Fokus aufrechterhalten

Während langen Calls durchgehend präsent und konzentriert zu sein, ist eine Herausforderung für sich. Trotzdem sollten Sie bis zum Ende des Online-Meetings auf Multitasking-Aktionen wie Spielen am Handy oder Nägel feilen verzichten. Stift und Block bei der Hand zu haben, ist in Telefonkonferenzen hingegen sehr von Vorteil. So können störende Tippgeräusche vermieden und die Konzentration der Teilnehmer dadurch länger aufrechterhalten werden.

Wichtig sind beispielsweise Notizen zu den folgenden Fragen:

• Worauf hat man sich geeinigt?
• Welche Ziele oder Zwischenziele wurden erreicht?
• Was sind die nächsten Schritte?
• Wer ist wofür verantwortlich?
• Gibt es einen Folgetermin?

Diese und weitere offene Fragen sollten nach einer erfolgreichen Telefonkonferenz geklärt sein. Im Idealfall fasst der Moderator oder die Moderatorin die wichtigsten Outcomes des Meetings nochmals für alle zusammen. Auch das Führen von Protokollen ist sinnvoll, um sich wichtige Punkte der Besprechung jederzeit ins Gedächtnis rufen zu können.

Interaktive Tools nutzen

Jeder kennt die unangenehmen Momente der Stille, wenn danach gefragt wird, ob denn auch alles verstanden wurde oder man eine andere Frage in die Runde wirft. Setzen Sie darum lieber auf direkte Ansprache. Um die Stimmung im virtuellen Raum zwischendurch etwas aufzulockern, bieten sich beispielsweise Umfragen, Quiz-Tools und virtuelles Brainstorming an. Grundsätzlich gilt: je interaktiver, desto interessanter. Dies hilft Ihnen nicht nur, am Ball zu bleiben, sondern steigert auch die Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden und senkt die Hemmschwelle, regelmäßig eigene Ideen einzubringen.

Für Struktur und Gleichberechtigung sorgen

Ohne Struktur und Ordnung ist wohl jede Telefonkonferenz zum Scheitern verurteilt. Eine Agenda, an die sich jeder Teilnehmende hält, ist aus diesem Grund unumgänglich. Sollten nicht alle Kolleginnen und Kollegen zu Wort gekommen sein, empfiehlt es sich außerdem, Redezeiten einzuführen, welche nicht überschritten werden dürfen. Trotz des Zeitdrucks ist es jedoch wichtig, langsam und deutlich zu sprechen. Am besten auf Hochdeutsch, so gut Sie es eben beherrschen.

Sich kollegial verhalten

Diszipliniertes Verhalten, Respekt voreinander und viel Rücksicht sind ebenfalls essenziell. Dass man andere ausreden lässt und sich pünktlich einwählt, versteht sich von selbst. Auch essen, der Konsum von Kaugummi oder Zigaretten ist während Telefonkonferenzen nicht gern gesehen.

Aus Fehlern lernen

Wie so oft im Leben läuft nicht immer alles sofort nach Plan. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Menschen gehen mit Veränderungen unterschiedlich um und müssen sich auf dieser virtuellen Ebene erst wieder aufeinander einspielen. Seihen Sie also nicht zu streng mit sich oder mit Ihren Mitarbeitenden. Schon bald ist jeder und jede geübt darin, wie so eine Telefonkonferenz funktioniert und was dabei zu beachten ist. Gut Ding braucht eben Weile.

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