Viel gesagt, nichts getan und noch weniger verändert – so scheinen oft die Ergebnisse nach einem Jahresabschlussgespräch. Damit dies nicht auch in Ihrem Unternehmen Einzug hält, geben wir Ihnen Tipps wie Sie sich als Arbeitsgeber und Arbeitnehmer, am besten auf dieses Gespräch vorbereiten können.
Vorreiter in der Unternehmenskommunikation
Die im Dax, MDax, TecDax und SDax gelisteten Aktiengesellschaften wurden nach ihren Erfahrungen mit Jahresabschlussgesprächen befragt.
So nehmen sich 90 Prozent der Chefs in diesen Unternehmen zwischen ein und zweieinhalb Stunden für das Jahresabschlussgespräch mit ihren Mitarbeitern Zeit. Bei Infineon findet im Rahmen dessen, vor diesem Termin, sogar ein einstündiges Vorgespräch statt.
Leitfaden für Gespräche
Viele Unternehmen nutzen für Jahresgespräche selbst erarbeitete oder standardisierte Leitfäden, zum Beispiel in Form eines Fragebogens. Neben einem Rückblick auf das vergangene Jahr und der Frage, wie zufrieden Mitarbeiter und Führungskraft mit der Arbeitsleistung waren, legen beide Seiten Ziele fest.
In einem Orientierungsteil muss sich der Mitarbeiter selbst einschätzen und seine soziale Kompetenz anhand von Beispielen aus dem Arbeitsalltag belegen. Im zweiten Teil des Fragebogens dreht sich dann alles um die Perspektiven sowie die Weiterentwicklung des Arbeitsnehmers und des Unternehmens.
Das Gespräch sinnvoll aufbauen
Damit das Jahresabschlussgespräch seinen Zweck vollends erfüllen kann und auch keine Themen ausgelassen oder gar vergessen werden, ist ein grober Leitfaden unerlässlich. Beginnend mit der Analyse bzw. dem Feedback sollten aktuelle Aufgaben, bisherige Erfolge, Zielerreichung, eventuelle Kritikpunkte und Arbeitszufriedenheit des Mitarbeiters bewertet werden.
In der zweiten Phase werden nun die Ziele und die Planung besprochen. Dazu gehören die Aufgabenplanung, Zielformulierungen und Veränderungen. Themen wie Perspektiven und Entwicklung sind als letztes dran.
Dabei können auf berufliche Zukunft, persönliche Wünsche, Entwicklungsoptionen, Weiterbildung sowie Förderplanung eingegangen werden.
Tipps zum Jahresabschlussgespräch für Arbeitnehmer
Eher schlecht als recht – so fühlen sich viele Mitarbeiter beim Gedanken an das bevorstehende Jahresabschlussgespräch. Doch mit nur wenigen Tipps lassen sich überflüssige Ängste schnell vertreiben und Sie mit gestärkter Haltung ins Gespräch gehen.
Vorbereitung
Damit Sie auch schwierige Gesprächssituationen meistern können, ist es empfehlenswert wenn Sie sich mit den Betriebsregeln vertraut machen. Im Falle eines Konfliktes können Sie dann dezent darauf verweisen.
Im Intranet des Unternehmens können Sie sich außerdem über Zweck und Struktur des Jahresabschlussgespräches informieren.
Persönliche Ambitionen formulieren
Ziehen Sie Bilanz. Wie lief das Jahr im Unternehmen für Sie? Hatten Sie Erfolge oder Misserfolge? Was waren die Gründe und was hat überwogen? Was sind Ihre persönlichen Ziele im Unternehmen? Wie kann die Firma von Ihnen profitieren?
Überlegen Sie sich auf diese Fragen Antworten und Gegenargumente. Wenn Sie sich diese auch noch als Stickpunkte notieren, sind Sie mit Sicherheit für alles im Gespräch gewappnet.
Stellung beziehen
Der Chef wird Ihnen im Laufe des Gespräches mitteilen, welche Ziele das Unternehmen im kommenden Jahr hat und wie Sie dabei helfen können, dass diese erreicht werden. Nun sollten Sie dazu Stellungen beziehen, ob Sie die Meinung teilen die Ihr Chef von Ihnen hat.
Außerdem sollten Sie sich überlegen ob die gesteckten Ziele der Firma realistisch sind und nachhacken wenn Ihnen Details nicht konkret genug sind. Ebenso ist echt wichtig, dass Sie die Rahmenbedingungen zum Erreichen dieser Ziele ansprechen und welche Korrekturen möglich sind, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.
Eigeninitiative zeigen
Ein Jahresabschlussgespräch eignet sich auch gut dafür eigene Ideen zu präsentieren – am besten ohne, dass Sie ihr Chef erst dazu auffordert. Das zeigt Eigeninitiative.
Möchten Sie Karriereleiter nach oben klettern, können zum Beispiel auch Fortbildungsmaßnahmen ein Thema im Gespräch sein.
Über Ihr Gehalt sollten Sie beim Jahresabschlussgespräch aber in keinem Fall verhandeln. Dies sollte bei einem separaten Termin besprochen werden.
Vereinbarungen festhalten
Prüfen Sie nach dem Gespräch, ob auch wirklich alle wichtigen Themen besprochen wurden. Wenn nicht, dürfen Sie um ein Nachgespräch bitten.
Alle Vereinbarungen die beim Gespräch getroffen wurden, sollten nun auf einem Protokoll festgehalten werden. Dieses dient ebenso Basis für das nächste Jahresabschlussgespräch.
Fragen für Arbeitnehmer, die bei der Vorbereitung helfen
Ein Jahresabschlussgespräch ist auch immer eine Chance zur Weiterentwicklung. Deswegen sollten Sie sich vor dem Gespräch, ein paar selbstkritische Fragen stellen und diese auch ehrlich beantworten.
Nicht nur sachliche Kritik und Lob von außerhalb bringen Sie weiter, auch dass selbstreflektierende Betrachten der eigenen Fähigkeiten ist für die persönliche Entwicklung enorm wichtig. Zur Beantwortung der Fragen ist es wichtig, dass Sie die Position eines Außenstehenden einnehmen.
- Welche der Ziele haben Sie aus dem letzten Jahresgespräch erreicht?
- Wie können Sie Ihre Arbeitsweise noch verbessern?
- Woran möchten Sie in jedem Fall arbeiten?
- Wie wollen Sie sich weiter entwickeln?
- Was haben Sie in Ihrer Karrierelaufbahn bereits erreicht?
- Ist dabei ein roter Faden erkennbar?
- Wo soll dieser hinführen?
- Welchen Nutzen hatte das Unternehmen von meiner bisherigen Arbeit?
- Lässt sich dieser Nutzen im kommenden Jahr fortsetzen oder sogar steigern?
- Wie können Sie sich künftig noch stärker für das Unternehmen einsetzen?
Haben Sie sich diese Fragen ausreichend und ehrlich beantwortet, wird es Ihnen beim Jahresabschlussgespräch leichter fallen, auf den Feedback Ihres Chefs einzugehen. Dabei können Sie eventuell sogar den Dialog führen und Ihre Ziele und Optionen besser einbringen.
Tipps zum Jahresabschlussgespräch für Arbeitgeber
Allen voran: Die Erhaltung der Motivation eines Mitarbeiter gehört zu den wichtigsten Faktoren bei einem Jahresabschlussgespräch. Dieser Faktor kann jedoch leicht durch schlechte Vorbereitung, fehlende Gesprächsstruktur oder unsachliche Äußerungen, von Seiten des Arbeitgebers, zunichte gemacht werden.
Die Folge ist Frust auf beiden Seiten. Wir geben einige Tipps, die Ihnen als Arbeitgeber helfen werden, Ihre Gesprächsziele, selbst in Anerkennungs-, Ermahnungs- oder Konfliktsituationen, zu erreichen.
Feedback vorbereiten
Zuerst sollten Sie die organisatorischen Eckpunkte, also Zeitpunkt, Dauer und Ort der Unterhaltung, klären. Grenzen sie es in jedem Fall das Gespräch inhaltlich ein, damit Sie bei der Sache bleiben und nicht vom Thema abschweifen. Dabei können Ihnen folgende Fragen eine Hilfestellung sein:
- Was wollen Sie alles ansprechen? Liegt Ihr Schwerpunkt bei aufgabenbezogenen Punkten oder auf den Fähigkeiten und Verhaltensweisen des Mitarbeiter?
- Müssen Dokumente, wie zum Beispiel Zielvereinbarungen vorbereitet werden?
Feedback geben
Als Arbeitgeber sollten Sie auf unerwartete Wendungen während des Gespräches gefasst sein und sich mental darauf vorbereiten.
In jedem Fall ist es wichtig einen kühlen Kopf zu bewahren. So können Sie sich folgendermaßen auf das Jahresabschlussgespräch vorbereiten:
- Ein positiver Anfang öffnet Türen
Mit einem guten und lockeren Einstieg in das Gespräch schaffen Sie eine positive Stimmung, mit der sich Ihr Mitarbeiter öffnet und dessen Kritikfähigkeit erweckt wird.
- Beim Wesentlichen bleiben
Bleiben Sie bei wesentlichen Inhalten und schweifen Sie nicht vom Thema ab. Dies erleichtert es beiden Parteien eine sachbezogene Diskussion zuführen und zum Schluss konkrete Maßnahmen zu beschließen. Mitarbeiter gehen so mit großer Wahrscheinlichkeit motovierter aus dem Gespräch.
- Eigene Empfindungen wiedergeben
Gerade bei Gesprächen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sollte darauf geachtet werden, dass sich keine der beiden Parteien persönlich angegriffen fühlt. Dennoch ist es wichtig als Chef seine persönlichen Empfindungen mitzuteilen.
Mit Formulieren wie „Ich empfinde etwas so und so“ oder „Auf mich macht das folgenden Eindruck“ sind Sie dabei auf der sicheren Seite und vermeiden, dass Ihr Gegenüber sofort abblockt oder sich verschließt.
- Fehler ansprechen
Als Arbeitgeber ist echt wichtig Probleme gegenüber Mitarbeitern anzusprechen, denn dies kann langfristig zu einem besseren Arbeitsklima und zu einer höheren Produktivität führen. Ein Mittelweg, bei dem Sie es mit der Kritik nicht übertreiben, ist dabei am oft am erfolgreichsten.
- Seien Sie fair
Bei einen guten Feedback sollte immer das Gleichgewicht zwischen Lob und Kritik gewahrt werden. Sprechen Sie dabei zuerst die positive Dinge und Stärken Ihres Mitarbeiters an, erst danach gehen Sie auf die Fehler ein. Ihr Gegenüber wird sich so fair behandelt fühlen.
- Hinweise zur Verbesserung liefern
Gerade nach dem Ansprechen von Kritikpunkten ist es empfehlenswert Anregungen zur Besserung zu liefern. Diese können auch bei einem Lob angesprochen werden. Immerhin kann auch lang Bewährtes oft noch optimiert werden.
- Urteile nachvollziehbar gestalten
Mitarbeiter werden Ihre Meinungen besser verstehen und akzeptieren, wenn sie den Weg der Meinungsbildung nachvollziehen können. Zeigen Sie ihnen daher auf, wie Sie zu Ihren Urteilen gekommen sind.
- Ziele setzen
Das Jahresabschlussgespräch sollte in jedem Fall die Festsetzung der künftigen Unternehmensziele beinhalten, denn diese Vorgaben Sie für Ihre Mitarbeiter wie ein Ankerpunkt.
- Gesprächspunkte festhalten
Wichtige Ergebnisse des Jahresabschlussgespräches sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden. Denn auch nach einem Konfliktgespräch kann ein Protokoll Lösungen beinhalten.
Paul befasst sich als Geschäftsführer und NewWork Enthusiast bei Büromöbel Experte täglich mit allen Aspekten der Büroeinrichtung und besitzt neben Expertise in der Gestaltung von Arbeitsplätzen über 15 Jahre Erfahrung in der Büromöbel Branche.
