Häufige Fehler im Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis zählt zu den wichtigen Dokumenten und kann für den Verlauf der beruflichen Karriere entscheidend sein. Deshalb sollte es gut formuliert, fehlerfrei und optisch ansprechend gestaltet sein. Nicht jede Formulierung, die auf den ersten Blick positiv erscheint überzeugt einen Personal-Manager von den Qualitäten des Bewerbers. Ein Arbeitszeugnis sollte deshalb genau geprüft und falls Unstimmigkeiten, ungünstige Formulierungen oder Fehler festgestellt werden, um Änderungen gebeten werden.

Warum ist ein einheitlicher und logischer Aufbau wichtig?

Für ein Arbeitszeugnis gibt es keine DIN-Norm, der Aufbau ist aber inzwischen standardisiert. In einem qualifizierten Zeugnis sind deshalb folgende Punkte enthalten:

• Überschrift
• Eingangsformel
• Kurzinfo über das Unternehmen
• Tätigkeitsbeschreibung
• Beurteilung der Leistung
• Mitarbeiterverhalten, Führungsqualitäten
• Beurteilung des Verhaltens
• Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Schlussformel
• Unterschrift des Zeugnis-Ausstellers mit Datum

Dieser Aufbau gilt unabhängig von der jeweils ausgeübten Tätigkeit. Die Reihenfolge sollte von jedem Personalverantwortlichen eingehalten werden, da ein Vertauschen einzelner Bereiche als Kritik an der Leistung oder der Person des Mitarbeiters interpretiert werden kann.

Welche Formulierungsfehler können aus einem guten Zeugnis ein schlechtes machen?

Oft passiert es ohne Absicht, dass sich Fehler im Arbeitszeugnis einschleichen. Wenn der Name des Mitarbeiters falsch geschrieben oder der Zeitraum der Beschäftigung fehlerhaft wiedergegeben wird, fällt das beim Durchsehen des Zeugnisses schnell auf. In diesem Fall genügt es, einfach um Korrektur zu bitten.

Falsche Angaben können jedoch schwerwiegende Folgen für den Mitarbeiter haben. Bereits das Fehlen einzelner Wörter machen aus einem guten Arbeitszeugnis eine schlechte Beurteilung. Deshalb sollte sich jeder Mitarbeiter das Zeugnis genau durchlesen und falls nötig den Personal-Manager um Änderung bitten. Ein Rechtsanspruch besteht bei falschen Angaben, wenn beispielsweise der Zeitraum der Beschäftigung, das Tätigkeitsfeld oder persönliche Daten unkorrekt beschrieben werden. Bei der Beurteilung von Arbeitsleistung und Verhalten ist jedoch die Einschätzung des Arbeitgebers maßgeblich.

Ungünstige Formulierungen erkennen

Da ungünstige Formulierungen einen erheblichen Einfluss auf die weitere berufliche Laufbahn haben, empfiehlt es sich, ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und dem Personalleiter zu suchen. Passive Formulierungen wie „der Mitarbeiter wurde eingesetzt“ beschreiben in einem Zeugnis eine mangelnde Eigeninitiative und deuten auf eine geringe Motivation hin. Die Stellenbeschreibung sollte immer hierarchisch geordnet sein und mit den wichtigsten Aufgaben beginnen. Werden dabei weniger wichtige Aufgaben in den Vordergrund gestellt, stellt dies eine Abwertung der Leistungen dar. Die Verwendung von Begriffen wie „beharrlich“ oder „ehrgeizig“ gelten als Beweis für mangelnde soziale Kompetenz oder fehlende Souveränität.

Bewertung der Schlüsselqualifikationen

In einem guten Zeugnis findet sich eine Bewertung der Schlüsselqualifikationen, wenn bei einem Kundenberater beispielsweise analytisch-konzeptionelles Denk- und Urteilsvermögen, Koordinationsgeschick sowie die Fähigkeit zur Erarbeitung von kundenspezifischen Lösungen positiv erwähnt werden.

Außerdem sollten Spezialkenntnisse und erfolgreich absolvierte Weiterbildungen ebenfalls beschrieben und bezogen auf die Tätigkeit Erwähnung finden. Allerdings ist nicht jede Weiterbildung auch sinnvoll. Durch einen übertriebenen Hinweis („er nutzte jede Möglichkeit zur Weiterbildung“), werden nicht Interesse und Lernmotivation gelobt, sondern geringes Pflichtbewusstsein und mangelndes Verantwortungsgefühl kritisiert.

Auch die Verwendung einschränkender Adverben wie oft, mitunter, wiederholt oder regelmäßig werten Leistungen und Mitarbeiter ab. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis werden Erfolge konkret beschrieben. Dem Beschäftigten wird bescheinigt, dass er durch seinen Einsatz Prozesse verbessert oder Projekte erfolgreich durchgeführt hat. In der Zeugnissprache machen die Bewertung der Leistungen, die „sehr hohen Anforderungen entsprechen (Note vier!) oder „den Anforderungen in sehr hohem Maße erfüllt“ (Note eins)einen großen Unterschied.

Benotung der Verhaltensbewertung geändert

Wenn in einem Arbeitszeugnis bescheinigt wird, dass der Mitarbeiter jede sich bietende Gelegenheit nutzte, um sein Fachwissen zu erweitern deutet das durch auf den ersten Blick auf Interesse hin, denn nicht jede Gelegenheit ist sinnvoll und das unnötige Verlassen des Arbeitsplatz gilt als Zeichen für mangelnder Leistungsbereitschaft. Wer aus einer Firma ausscheidet, um in einem neuen Umfeld „eine höherwertige Aufgabe zu übernehmen“ wurde im jetzigen Unternehmen nicht geschätzt und mit wenig verantwortungsvollen Tätigkeiten betraut. Bei der Beurteilung des Verhaltens sollten Vorgesetzte und Kollegen in der hierarchischen Reihenfolge genannt werden.

Wenn einem Mitarbeiter jedoch bescheinigt wird, dass „sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten stets einwandfrei war“ deutet dies auf Probleme mit dem Vorgesetzten hin. In den Standards der Zeugnisschreibung erfuhr die Verhaltensbewertung in den vergangenen Jahren eine Herabstufung um jeweils eine Note. Bis dahin galt die Bewertung „Das Verhalten war stets einwandfrei“ als Verhaltensbewertung mit der Note 1 (jetzt: Note 2) und die Beschreibung „Das Verhalten war einwandfrei“ (ohne „stets“) bedeutete Note 2 (jetzt: Note 3).

Ein wichtiger Punkt ist der Vermerk, aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Hier verstecken sich oft Kündigungsgründe, die im Fehlverhalten des Mitarbeiters liegen. In diesem Zusammenhang wird die Formulierung „wir bedanken uns“ (statt „wir danken dem Mitarbeiter“) eher abwertend verstanden. Der Abschnitt Zukunfts- und Erfolgswünsche sollte deshalb keine Kürzungen wie den Verzicht auf die guten Wünsche für den weiteren beruflichen und privaten Lebensweg beinhalten. Dies deutet auf Konflikte hin. Auch der Schlusssatz „Wir wünschen ihm alles Gute, insbesondere auch Erfolg.“ weist darauf hin, dass die Tätigkeit im Unternehmen wenig erfolgreich war.

Ausstellungsdatum muss mit dem Ende des Arbeitsverhältnis übereinstimmen

Das Ausstellungsdatum eines Arbeitszeugnis sollte immer mit dem letzten Arbeitstag oder besser mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Eine verzögerte Zeugnis-Ausstellung deutet auf Rechtsstreitigkeiten hin, während eine vorgezogene Ausstellung auf eine Freistellung hinweist. Die Unterschrift „Mit freundlichen Grüßen“ stellt in einem Arbeitszeugnis einen schweren stilistischen Mangel dar. Der Status des Unterzeichners gilt als Maßstab der Wertschätzung. Deshalb sollte neben der namentlichen Unterschrift auch die Position des Unterzeichners (Geschäftsführer, Personalmanager) nicht fehlen.

Welche Phrasen sind rechtlich sogar bedenklich?

Die Wortwahl trägt entscheidend zur Qualität eines Arbeitszeugnis bei. Während manche Beschreibung nur ungünstig gewählt ist, sind einige Phrasen sogar rechtlich bedenklich. Dazu zählt auch das so genannte „beredte Schweigen“. Hier lässt der Arbeitgeber einfach bestimmte Attribute bei der Leistungsbeurteilung weg. Fehlt das Wort „engagiert“, bedeutet dies, dass der Mitarbeiter unmotiviert war.

Beispiele für schlechte Formulierungen, die zu beruflichen Nachteilen für den Mitarbeiter führen gibt es viele. Eine Außendienstmitarbeiterin, die „bei den Kunden beliebt“ war, besitzt keinerlei Verhandlungsgeschick. Ein Mitarbeiter, der „seine Aufgaben ordnungsgemäß bearbeitete“, zeigte keine Leistungen. Der Beschäftigte, der „die Aufgaben in seinem und im Firmeninteresse löste“ hat den Arbeitgeber bestohlen. Der Angestellte war „stets pünktlich und ehrlich“, aber erbrachte sonst keinerlei Leistungen.

Die Formulierungssouveränität des Arbeitgebers

Wenn das Arbeitsverhältnis mit einem außergewöhnlichen Datum beendet wird, deutet dies auf eine fristlose Kündigung hin. Üblicherweise wird ein Beschäfitungsverhältnis zum Monatsende oder zur Monatsmitte begonnen und beendet. Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnis hat der Arbeitgeber die Formulierungssouveränität. Es kann dem Personalchef deshalb nicht vorgeschrieben werden, welche Formulierungen er verwenden oder weglassen soll. Allerdings ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Leistung wahrheitsgemäß und vollständig zu bewerten.

Wenn in einem Arbeitszeugnis wichtige Bestandteile wie die Beurteilung der Arbeitsbereitschaft fehlen, sollte der Arbeitgeber umgehend angesprochen und um eine entsprechende Ergänzung gebeten werden. Eine unvollständige oder ungerechte Beurteilung muss nicht hingenommen werden. Allerdings sollte vor einem Personalgespräch geklärt werden, ob es sich bei einer bestimmten Formulierung auch um eine Abwertung handelt. Die Bitte um Änderung wird anschließend schriftlich formuliert. Weigert sich der Arbeitgeber das Zeugnis neu zu formulieren, kann ein Anwalt für Arbeitsrecht beauftragt werden.

Was kann man tun, wenn man ein fehlerbehaftetes Arbeitszeugnis hat?

Wenn fehlerhafte Angaben in einem Arbeitszeugnis bemerkt werden, gilt es schnellstmöglich zu handeln. Bei einem Korrekturwunsch räumt der Gesetzgeber zwar eine Frist von drei Jahren ein, jedoch dient das Arbeitszeugnis meist zur Bewerbung für eine neue Arbeitsstelle und muss deshalb korrekt sein.

Nach Ablauf der dreijährigen Frist besteht kein Rechtsanspruch mehr auf eine Zeugnisänderung. Die Frist kann jedoch schon früher ablaufen, wenn das Unternehmen beispielsweise insolvent wird und nicht mehr existiert. Auch wenn es dem Arbeitgeber aus anderen Gründen nicht möglich ist, dem Mitarbeiter ein wahrheitsgemäßes Zeugnis auszustellen, entfällt die Korrekturpflicht. Dies ist beispielsweise der Fall wenn der Vorgesetzte, der die Leistungen des Mitarbeiters beurteilen kann, zwischenzeitlich aus dem Unternehmen ausscheidet. Zeigt der Arbeitgeber nach einem persönlichen Gespräch keine Absicht das Arbeitszeugnis zu berichtigen, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht eingeschaltet werden. In diesem Fall wird eine Korrektur des Arbeitszeugnisses vor dem Arbeitsgericht eingeklagt.