Geschäftshandy – darauf sollten Sie beim Umgang mit dem Firmenhandy achten

Geschäftshandy – Arbeitserleichterung oder Freizeitkiller? Wir zeigen Ihnen was Sie bei beruflicher und privater Nutzung beachten sollten und wie Sie sich am besten vor Datenmissbrauch schützen können.

Immer und überall erreichbar

Laut einer Studie der Universität Kassel opfern Büro-Angestellte, bis zu 46 Minuten ihrer Freizeit, um zu telefonieren, ihre E-Mails zu lesen oder beruflich im Internet zu surfen. Selbst Menschen, die die ständige Erreichbarkeit nicht als störend empfinden, erholen sich durch diese Aufopferung tendenziell schlechter, so die Ergebnisse der Untersuchung.
Lediglich zehn Prozent aller Probanden gaben an, den Feierabend immer ungestört zu verbringen. Dagegen greifen 20 Prozent „manchmal“ für die Firma zum Diensthandy, 27 Prozent häufig, 14 Prozent immer. Ein Großteil der Teilnehmer ist mit so einer beruflichen Situation grundsätzlich einverstanden. Nur zwölf Prozent waren nicht zufrieden oder sehr unzufrieden, auch noch in ihrer Freizeit gestört zu werden.

Die Vorteile eines Geschäftshandys

Gerade für Menschen die in ihrem Job einen großen Kundenstamm pflegen, Termine organisieren und verwalten oder schnell erreichbar sein müssen, erweist sich ein Geschäftshandy als ein ideales Arbeitswerkzeug.

Gute Helfer sind zum einen automatische Erinnerungsfunktionen und Synchronisierungsfunktionen, die den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Medien wie PC und dem Diensthandy ermöglichen. Sie helfen dem Gedächtnis auf die Sprünge, sind meist übersichtlicher als handschriftlich geführte Terminplaner und erleichtern das Abrufen von Informationen und das Abstimmen über virtuelle Netzwerke mit den Kollegen. Wiederkehrende Termine müssen nur einmal eingetragen werden. Das spart Zeit. Der Aufwand ist dadurch geringer und die Arbeit wird effektiver.

Ebenso wird das Verwalten von Kundenadressen oder Kontakten ungemein erleichtert, denn Sie lassen sich schnell vom Geschäftshandy auf den PC übertragen oder abrufen.
E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Termine ändern sich oft. Mit einem Diensthandy ist es einfach ständig auf dem neuesten Stand zu sein. Medien können schnell synchronisiert, Inhalte geändert werden und durch die Suchfunktionen lassen sich bestimmte Kontakte sowie Informationen schneller als bei herkömmlichen Terminplanern finden.

Aber: Welche Probleme führt das ständige „erreichbar sein“ mit sich?

Auch wenn die Nutzung eines Geschäftshandys an sich viele Vorteile bietet, ist einer der meist genannten Makel die ständige Erreichbarkeit. Dabei wird mitunter erwartet, dass Kundenanrufe oder E-Mails auch am Wochenende angenommen werden oder manchmal spät abends noch Abstimmungen von Teams laufen.

Doch gerade für die berufliche Leistungsfähigkeit sind wirksame Erholungszeiten ein entscheidendes Kriterium. Denn die Pausen vom Handy stellen sicher, dass man in seiner Freizeit auch wirklich erholen kann. Dabei haben sich Regelungen in Unternehmen bewährt, die klarstellen, dass nicht erwartet wird, mobile Arbeitsmittel außerhalb der Arbeitszeit dienstlich zu nutzen. Also: In den Pausen, nach der Arbeit und vor allem im Urlaub bleibt das Telefon ausgeschaltet.

Kann der Arbeitgeber das Geschäftshandy überwachen?

Hier lautet die klare Antwort: Nein.

So darf der Arbeitgeber in keinem Fall:

• a) ohne eine ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers, Telefongespräche abhören oder Mitschneiden
• b) SMS oder E-Mails überwachen, selbst wenn er die private Nutzung des Diensthandys erlaubt hat
• c) ohne eine ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers, das Handy orten oder Bewegungsdaten des Mitarbeiters abrufen

Hingegen darf der Arbeitgeber:

• a) bei rein geschäftlich genutzten Handys die SMS und E-Mails stichprobenartig überprüfen
• b) gespeicherte (Media-) Dateien auf dem Diensthandy einsehen (Fotos, Videos, Tonaufnahmen, Text- und Musikdateien o.ä.)
• c) Bewegungsdaten nach einer getrennten Abrechnung erheben („Twin-Bill“-Prinzip)

Darf man als Arbeitnehmer ein Geschäftshandy ablehnen?

Wenn Ihre Firma darauf besteht, dass Sie ein Diensthandy verwenden, dann können Sie dies auch nicht ablehnen. Das Handy muss also gemäß der vertraglichen Bedingungen, mindestens aber während der Arbeitszeit, eingeschaltet sein. Ebenso darf Ihr Arbeitgeber das Geschäftshandy jederzeit wieder von Ihnen zurückverlangen, da es ein vom Unternehmen zur Verfügung gestelltes Geschäftsmittel ist.

Private Nutzung von Geschäftshandys

Können Arbeitnehmer dienstliche Handys auch privat nutzen?

Laut einer Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Urteil vom 07.07.2005, 2 AZR 581/04) ist in der Regel keine private Nutzung dienstlicher Handys gestattet. Ausnahme: der Arbeitgeber erlaubt oder duldet eine solche. Er muss aber davon vorab in Kenntnis gesetzt werden. Im Normalfall gelten diesbezüglich dieselben Grundsätze wie für die private Nutzung und das private Surfen im Internet am Dienst-PC.

Gibt es bereits betriebliche Regelungen bzw. ein Verbot für die private Nutzung des Internets, gelten diese auch auf die Nutzung des Internets des Geschäftshandys.
Wichtig: Auch wenn die private Nutzung erlaubt ist, ist es dem Arbeitgeber nicht automatisch gestattet, Einblick in Ihre Verbindungsdaten oder die Inhalte Ihrer Mails zu nehmen.
Weisungen des Arbeitgebers ist man nur während der Arbeitszeit unterworfen. Er kann also nicht verlangen, dass Sie in Ihrer Freizeit ständig erreichbar sind. Nur bei Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdiensten sind Sie verpflichtet auch zu diesen Zeiten, auf Abruf, erreichbar zu sein.

Verlust oder Diebstahl des Geschäftshandys

Bei einem Defekt des Diensthandys haftet in der Regel der Arbeitgeber.
Ausnahmen:

• a) grob fahrlässig verursachte Schäden am Gerät
• b) wenn Sie das Handy verloren haben oder es Ihnen gestohlen wurde – da sensible Daten in falsche Hände geraten könnten, haften Sie nicht nur für das Firmenhandy, sondern auch für die daraus entstandenen Konsequenzen

Für Arbeitgeber: Passende Sicherheitsvorkehrungen nach Berufsgruppen

Die ständig steigende Kapazität mobiler Geräte sowie die Menge vertraulicher Daten, die sie aufnehmen können, wächst kontinuierlich. Der Verlust eines einzigen Diensthandys kann daher fatale Auswirkungen auf ein gesamtes Unternehmen haben. Sicherheit hat daher höchste Priorität. Je nachdem wie hoch die Position und das firmeninterne Wissen einzelner Mitarbeiter im Unternehmen ist, müssen geschäftsrelevante Informationen auf deren Geschäftshandys, ausreichend geschützt werden.

Nutzertyp 1: Wichtige Geschäftsinformationen

Die Menschen dieses Nutzertyps haben teilweise Zugang zu persönlichen Daten oder Finanzinformationen, welche bei Missbrauch zu erheblichem finanziellen Schaden im Unternehmen führen würden. Sie können außerdem über Passwörter Zugriff zu internen Daten haben, welche vom Dieb ausgenutzt werden können.

Zielgruppe:

Vertriebsleiter, Sekretäre, Wirtschaftsberater, IT-Administratoren, Redakteure, Programmierer, die meisten Manager in mittlerer Führungsebene, etc.

Gefahrenpotenzial:

Gehen bei dieser Zielgruppe Diensthandys verloren oder werden gestohlen, kann es dazu führen, dass geteilte Passwörter geändert werden und Geschäftspartner informiert werden müssen. Außerdem können kurzzeitig Wettbewerbsvorteile verloren gehen.

Sicherheitsmaßnahmen:

Notwendige Sicherheitsvorkehrungen und Verwaltungsmaßnahmen beinhalten komplexe Passwörter um das Gerät verwenden zu können, ablaufende Passwörter, ferngesteuerte Löschung, SSL-Verschlüsselung bei E-Mails und anderen Daten und „Lösche alles nach X fehlgeschlagenen Anmeldungen“. Gut, aber nicht notwendig, sind Sicherheitsmaßnahmen, welche VPN und/oder eine zweite Sicherheitsabfrage beinhalten um Zugriff zu sensiblen Daten und Systemen zu erhalten, und integrierte Verschlüsselung.

Diese Smartphone-OS gewährleisten die Sicherheit bei dieser Zielgruppe:

• Apple iPhone: Das iPhone erfüllt alle notwendigen sowie alle zusätzlichen Sicherheitsstandards, wie die VPN-Unterstützung in dieser Kategorie. Eine Ausnahme bildet die VPN-Unterstützung für Cisco-Netzwerke, da es einem nicht ermöglicht wird, die Cisco Profilverteilungsdaten zu verwenden. Sie müssen die VPN-Profile manuell einstellen oder den iPhone Konfigurationsmanager verwenden um einen VPN-Zugriff zu generieren.
• Nokia Symbian: Das Nokia unterstützt alle erforderlichen Sicherheitsbedingungen für diese Zielgruppe, sowie alle nützlichen Optionen, wie die VPN-Unterstützung. Die Grundthemen und Möglichkeiten sind die gleichen, wie schon in Kategorie 1 beschrieben.
• RIM BlackBerry: Das BlackBerry bietet alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen für diese Kategorie, sowie alle nützlichen Optionen, wie die VPN-Unterstützung.

Nutzertyp 2: Sensible Geschäftsdaten

Vorsicht! Ab diesem Nutzertyp, ist es eventuell ratsam, eine Entscheidungen gegen ein Geschäftshandy in Betracht zu ziehen.

Zielgruppe:

Finanzberater, Wirtschaftsprüfer, Bankkaufleute, Ärzte, Personalleiter, Rechtsanwälte, Produktmanager, Forscher, Abteilungsleiter, IT-Administrator-Leiter, Marketing- und Verkaufsleiter, Firmenchefs und deren Assistenten, etc. Leute mit dieser Anstellung arbeiten mit sehr sensiblen Daten und haben in der Regel Zugang zu internen Informationen und Systemen.

Gefahrenpotenzial:

Wenn ein Diensthandy von Personen dieser Kategorie gestohlen oder verloren geht, kann dies ernsthafte finanzielle Folgen für das Unternehmen haben. Dabei kann es sogar zu einer Anzeige kommen wenn persönliche Daten eines Kunden an die Öffentlichkeit gelangen. Ebenso drohen Wettbewerbsverluste, falls zum Beispiel Details der Geschäftsbeziehungen, Personalkosten oder andere wichtige Informationen bekannt werden.

Sicherheitsmaßnahmen:

Ein Muss sind in diesem Fall komplexe Passwörter um das Gerät verwenden zu können, ablaufende Passwörter, ferngesteuerte Löschung, SSL-Verschlüsselung bei E-Mails und anderen Daten und „Lösche alles nach X fehlgeschlagenen Anmeldungen“, VPN und/oder eine zweite Sicherheitsabfrage um Zugriff zu sensiblen Daten und Systemen zu erhalten und integrierte Verschlüsselung.

Diese Smartphone-OS gewährleisten die Sicherheit bei diesem Nutzertyp:

• Apple iPhone: Mit dem iPhone können alle Sicherheitsanforderungen dieser Kategorie erfüllt werden. Derzeit ist es aber nicht möglich mit den iPhone Betriebssystemen bestimme Apps auf dem Gerät zu verbieten. Sie können zwar den App Store, Safari und iTunes deaktivieren, aber diese schränken den eigentlichen Zweck des iPhones stark ein.
• Microsoft Windows Mobile: Das Windows Mobile unterstützt zwar alle erforderlichen Sicherheitsbedingungen für diese Kategorie, doch müssen Sie Microsoft System Center Mobile Device Manager 2008, Good for Enterprise oder Mobile Iron verwenden um alle Sicherheitsanforderung zu erfüllen.
• RIM BlackBerry: Das BlackBerry unterstützt alle erforderlichen Sicherheitsbedingungen für diese Zielgruppe, wenn die Vollversion von BES mit Notes oder GroupWise verwendet wird. Alternativ kann auch das kostenlose Express oder die Vollversion von BES für Exchange verwendet werden.

Das Geschäftshandy – ein ergonomisches Desaster?

Smartphones sind sie als Arbeitsmittel oft die erste und meist kostengünstigste Wahl. Besonders auf Dienstreisen haben sie sich bewährt. Für längeres Arbeiten wie am PC, sind sie jedoch aus ergonomischer Sicht nicht besonders geeignet. So kann es durch lange Eingabezeiten zu psychischen Belastungen kommen. Auch Reflexionen und ungünstige Beleuchtung schaden Ihren Augen auf Dauer. So beträgt der empfohlene Richtwert, für die Arbeitsdauer mit Smartphones, gerade einmal fünf Minuten. Verwenden Sie daher für längere Aufgaben besser ein Notebook oder einen Tablet-PC und arbeiten Sie lieber am Schreibtisch.

Verletzungen durch ständig wiederholte Bewegungen

Repetitive Stress Injuries (RSI) ist eine Krankheit, die bei immer wiederkehrenden großen und kleinen Bewegungen entsteht, welche Gelenke, Muskeln, Sehnen und Nerven belasten. Auslöser kann schon die regelmäßige Bedienung eines Smartphones sein, bei dem der Daumen benutzt wird, um eine Kurznachricht zu tippen. Manchmal entwickelt sich daraus auch das Quervain-Syndrom – eine schmerzhafte Krankheit, welche die Sehnen befällt, die für die Bewegung des Daumens zuständig sind.

Ungesunde Körperhaltung

Smartphones können überall verwendet werden und das in nahezu jeder Körperhaltung. Dabei sind die meisten Stellungen nicht gerade gesundheitsfördernd. Denn Nacken sowie Halswirbelsäule reagieren äußerst empfindlich auf Fehlhaltungen. Das kann auf Dauer zu Quetschungen oder Überdehnungen der Nervenbahnen führen, welche durch das Rückenmark verlaufen. Machen Sie daher regelmäßige Smartphone-Pausen.

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