Smartphone am Arbeitsplatz – was ist erlaubt?

Smartphone am Arbeitsplatz: Ja, der moderne Büroalltag wird verstärkt durch die Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz beeinflusst. Eine Studie stellte fest, dass jeder, durchschnittlich betrachtet, 150 Mal am Tag auf das Smartphone blickt. Daher stellt sich immer wieder die Frage, inwiefern sich die Handynutzung auf die Arbeitsleistung auswirkt. Darf ich das Smartphone am Arbeitsplatz überhaupt benutzen und gibt es spezielle Regelungen dafür?

Smartphone am Arbeitsplatz: Wird die Arbeitsleistung durch die Handynutzung beeinträchtigt?

Zur Verdeutlichung, inwieweit die eigene Produktivität durch die Ablenkungen des Handys beeinflusst wird, führte die Universität Trier ein Feldexperiment durch. Um weitere Datensätze für eine andere Studie zu generieren, hatte das IAAEU an der Universität Trier mehr als 100 Jobs im Telefonservice ausgeschrieben. Die Mitarbeiter wurde anschließend nach dem Zufallsverfahren in zwei Gruppen aufgeteilt.
Der ersten Gruppe wurde die Handynutzung während der Arbeitszeit ausdrücklich verboten. Den übrigen Angestellten war die Verwendung der Smartphones erlaubt. Alle weiteren Arbeitsbedingungen wurden gleichermaßen festgelegt. Dennoch fielen innerhalb kürzester Zeit erhebliche Unterschiede auf.

Somit lag die Arbeitsleistung der Gruppe mit dem Smartphone-Verbot rund zehn Prozent höher als die der Vergleichsgruppe. Außerdem verdeutlichte die Studie, dass das Verbot nicht als Signal für mögliches Misstrauen seitens des Arbeitgebers empfunden wurde. Die Mitarbeiter gaben sogar zu, dass ein Smartphone am Arbeitsplatz ablenkt. Demnach kann ein Verbot die Produktivität nachweislich steigern.

Selbstverständlich fordern Arbeitgeber fokussierte und zielgerichtete Angestellte. Doch im täglichen Arbeitsleben werden die Mitarbeiter immer wieder von der Arbeit abgelenkt, da sie unter anderem Nachrichten schreiben oder ihre Neuigkeiten prüfen. Deshalb stellt sich die Frage, ob es Arbeitgebern gestattet ist, ein allgemeines Handyverbot zu bestimmen.

Handyverbot am Arbeitsplatz – welche rechtlichen Grundlagen gelten?

Entgegen allgemeinen Vermutungen besteht nicht automatisch ein Smartphone-Verbot am Arbeitspaltz. Legen Arbeitgeber keine Regelung fest, ist es Angestellten erlaubt, in angemessenen Abständen ihr Handy zu nutzen. Doch laut Definition des § 106 der Gewerbeordnung ist es der Geschäftsleitung gestattet, ein Verbot zu vereinbaren.

Besteht jedoch ein Notfall, darf der Mitarbeiter das Handy nutzen. Ist die Handynutzung untersagt, muss es möglich sein, den Angestellten in dringenden Ausnahmefällen über das Firmentelefon zu kontaktieren.

Muss der Betriebsrat dem Handyverbot zustimmen?

Nach Auffassung eines Urteils von 2015 legte das Arbeitsgericht fest, dass der Betriebsrat im Falle eines Smartphone-Verbots zustimmen muss. In der Vergangenheit sprach ein Arbeitgeber per Rundschreiben ein Handyverbot aus, ohne die Befürwortung des Betriebsrates abzuwarten. Das Münchner Arbeitsgericht kam zu dem Urteil, dass das Verbot ungültig ist.

Warum sollte das Smartphone am Arbeitsplatz verboten werden?

Beeinflussung der Arbeitsleistung

Eine Reihe von Gründen spricht für die Regelung eines Smartphone-Verbotes. Zunächst ist festzuhalten, dass Arbeitnehmer weniger arbeiten, wenn keine Regelung die Handynutzung bestimmt wird. Arbeitgeber zahlen ihren Angestellten ein angemessenes und leistungsgerechtes Gehalt. Ist der Arbeitnehmer allerdings von den Neuigkeiten auf dem Smartphone abgelenkt, gehen wichtige Arbeitsstunden verloren. Es leidet sowohl die Produktivität als auch die Effizienz.

Weiterhin lässt die Konzentration nach, wodurch das erbrachte Arbeitspensum nachhaltig leidet. Nachrichten beantworten, die nächste Reise buchen oder die Weihnachtsgeschenke für die Familie bestellen: Somit ist der Arbeitnehmer einige Minuten mit der Handynutzung beschäftigt. Der Arbeitgeber zahlt für Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht produktiv ist.

Beeinträchtigungen bezüglich der Stimmung im Team

Weiterhin kann die Handynutzung zu einer verschlechterten Stimmung führen, zum Beispiel, wenn bestimmte Mitarbeiter immer wieder von den Nachrichten auf ihrem Smartphone abgelenkt werden und deshalb ihre Arbeit von den Kollegen erledigt werden muss. Nicht-Handynutzer fühlen sich häufig ungerecht behandelt, sodass die Wut und der Ärger stetig zunehmen. Daraus resultieren Streitigkeiten innerhalb des Teams und eine verringerte Arbeitsmotivation.

Konzentrationsverlust der Angestellten

Durch die Nutzung vom Smartphone am Arbeitsplatz verringert sich nicht nur die produktive Arbeitszeit, es leidet auch die Qualität der erledigten Aufgaben. Permanentes Aufblinken von Nachrichten oder Klingeln beeinträchtigt auch die tatsächliche Arbeitsleistung. Mitarbeitern unterlaufen vermehrt Flüchtigkeitsfehler, die teilweise erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. In handwerklichen Berufen steigt auch die Verletzungsgefahr, denn Unachtsamkeit führt häufig zu Unfällen.

Vertrauliche Bilder aus dem Unternehmen erscheinen auf den sozialen Netzwerken

Da jedes moderne Smartphone über hochwertige Kamerafunktionen verfügt, ist es gewöhnlich, dass Bilder des Alltags mit dem Umfeld über Social Media geteilt werden. Doch die meisten Arbeitgeber befürworten es nicht, wenn Bilder aus dem Betrieb auf Portalen wie Facebook oder Instagram erscheinen. Teilweise kommt es weiterhin vor, dass Bilder anderer Mitarbeiter, die nicht ihre Zustimmung gaben, im Internet veröffentlicht werden.

Risiko der Datenschutzvernachlässigung

Noch dazu führt die Smartphone-Nutzung während der Arbeitszeit verstärkt zu Datenmissbrauch, da Mitarbeiter immer wieder hochsensible Informationen fotografieren und veröffentlichen. Damit werden Betriebsgeheimnisse sowie unternehmensinterne Daten und Prozessabläufe publik. Obwohl die meisten Mitarbeiter nicht darauf abzielen, der Firma zu schaden, folgen dennoch häufig schwerwiegende Datenmissbräuche.

Störungen der technischen Anlagen

Weiterhin resultieren häufig Störungen durch die Smartphone-Wellen. Somit sind Beeinträchtigungen essenzieller technischer Geräte oder medizinischer Instrumente möglich, wodurch auch finanzielle Schäden entstehen. Daher ist der störungsfreie Ablauf nur durch ein Handyverbot möglich.

Muss das ausgesprochene Handyverbot für das gesamte Unternehmen gelten?

Liegen nachvollziehbare Argumente vor, ist es möglich nur einzelnen Abteilungen die Handynutzung zu untersagen. Allerdings muss die Begründung klar verständlich und logisch sein. Andernfalls fühlen sich die betroffenen Mitarbeiter ungerecht behandelt.

Verbieten Arbeitgeber beispielsweise die Verwendung von Smartphones für Produktionsmitarbeiter aufgrund der erhöhten Verletzungsgefahr, gilt diese Regelung nicht für Büro- oder Außendienstmitarbeiter.

Ist es möglich die Nutzung des Smartphones in der Pausenzeit zu verbieten?

Obwohl es Arbeitgebern erlaubt ist, die Smartphone-Nutzung während der Arbeitszeiten zu verbieten, ist es nicht gestattet, die Verwendung der Handys in den Pause zu verbieten. Die Mittagspause beispielsweise gilt als Freizeit, sodass die Mitarbeiter Smartphones ohne Einschränkungen oder Verbote nutzen dürfen.

Ist es erlaubt, das Diensthandy privat zu nutzen?

Einige Mitarbeiter verfügen über ein Diensthandy für die geschäftliche Nutzung. Dieses darf allerdings als Eigentum des Unternehmens nur für berufliche Zwecke verwendet werden. Nutzen Arbeitnehmer das Smartphone dennoch privat, kann der Arbeitgeber dieses Verhalten abmahnen.

Entstehen durch die private Nutzung gewisse Kosten, muss der Mitarbeiter dafür aufkommen. Unterlässt der Angestellte auch nach der Abmahnung die private Nutzung des Smartphones nicht, ist eine verhaltensbedingte Kündigung denkbar.

Welche Lösungen sind alternativ zum Handyverbot sinnvoll?

Falls Arbeitgeber ein strenges und konsequentes Handyverbot während der regulären Arbeitszeit nicht befürworten, bieten sich abgeschwächte Alternativen an. Eine Möglichkeit ist die Begrenzung der Smartphone-Verwendung. Entweder wird die Höchstnutzungsdauer definiert oder es wird ein gewisser Zeitraum bestimmt, in dem bedeutende Nachrichten beantwortet werden dürfen. Zusätzlich ist eine örtliche Beschränkung denkbar, indem beispielsweise definiert wird, dass die Nutzung in gewissen Räumen wie der Kantine erlaubt ist.

Die meisten Mitarbeiter haben über die Zeit ein Gespür entwickelt, in welchem Ausmaß die Smartphone-Nutzung tolerierbar ist. Das Antworten auf eine einzelne Nachricht oder auch das Vereinbaren eines Termins stören in der Regel nicht die Arbeitsleistung. Arbeitgeber sollten allerdings ernsthafte Gespräche mit Mitarbeitern führen, die permanent mit dem Handy beschäftigt sind. Daraus resultiert häufig die Veränderung des Handykonsums, ohne dass ein konsequentes Verbot ausgesprochen werden muss.

Welche Tipps sollte der Arbeitgeber im Hinblick auf das Handyverbot berücksichtigen?

Arbeitgeber, die planen die Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz zu untersagen, sollten einige Tipps beachten, um auch rechtlich abgesichert zu sein. Demnach müssen stets die Mitbestimmungsrechte gewahrt werden. Nicht jegliche Regelungen dürfen aufgrund des Weisungsrechtes des Arbeitgebers ausgesprochen werden. Insbesondere wenn die Persönlichkeitsrechte der Angestellten beeinträchtigt werden, sind Mitbestimmungsrechte zu berücksichtigen.

Auch die Bedeutung des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist nicht zu vernachlässigen. Es gibt durchaus Umstände, die ein Verbot der Handynutzung fordern, denn ein überdurchschnittlicher Smartphone-Konsum kann sich möglicherweise als gesundheitsschädigend erweisen. Daher informieren Krankenkassen Arbeitgeber umfangreich, welche Aspekte zu beachten sind. Letztendlich sind verbindliche Regelungen und Absprachen nötig, damit das Handyverbot konsequent verfolgt werden kann.

Bestenfalls stellen die Arbeitgeber in enger Absprache mit dem Betriebsrat eine einstimme und verständliche Betriebsvereinbarung auf. Anschließend gilt es diese klar sichtbar für alle Mitarbeiter auszuhängen und in Versammlungen darauf zu verweisen.

Fazit: Smartphone am Arbeitsplatz

• Die Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz verringert nachweislich die Produktivität
• Der Arbeitgeber kann die Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz komplett verbieten
• Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser jedoch dem Verbot erst zustimmen
• In der Pause darf das Smartphone ohne Einschränkungen benutzt werden, da Pausenzeit Freizeit ist

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