Tipps für Ordnung und Struktur im Büro

Zeig mir deinen Schreibtisch und ich sag‘ dir, wer du bist: Ein ordentliches Büro macht nicht nur auf Kunden einen kompetenten Eindruck, sondern erleichtert auch die tägliche Arbeit ungemein. Um es auch dem größten Chaoten einfach zu machen, entwickeln Büromöbelhersteller immer neue Möbel-Systeme und praktische Helfer, die den Büroalltag vereinfachen.

Aber was kann man selbst tun und worauf sollte bei einer Büroeinrichung geachtet werden?

Eine gute Einrichtung ist das A und O

Schon bei der Einrichtung des Büros kann man eine gute Organisation unterstützen und fördern. Wichtig sind vor allen Dingen kurze Wege und Möbel mit viel Stauraum. Ästhetische Gründe sollten nur eine untergeordnete Rolle spielen, Büromöbel sollten vordergründig immer zweckmäßig und zweckgerichtet sein.

Der Schreibtisch ist das zentrale Element des Büros, stapeln sich hier plötzlich Unterlagen, muss mehr Stauraum geschaffen werden. Im Arbeitsalltag erkennt man oft, was genau benötigt wird: Bleibt das große Regal am anderen Ende des Zimmers leer, dafür quillt der Rollcontainer unter dem Schreibtisch über?

Schaffen Sie kurze Laufwege und Ablagen, die zu Ihnen passen. Oft reicht ein großer Tisch oder ein Sideboard um mehr Fläche für Unterlagen zu schaffen, Hängeregistraturen schaffen auch für den größten Ordnungsmuffel eine Möglichkeit, sich besser zu organisieren. Um den Arbeitsablauf zu optimieren, betrachten Sie ein Schriftstück, mit welchem täglich gearbeitet wird.

Welche Stationen durchläuft dieses Schriftstück? Wie viele Menschen benötigen wann Zugang? Spielen Sie die Lebensdauer dieses Schriftstücks in Ihrem Kopf durch, es sollte keine großen Distanzen zurücklegen und für jeden schnell erreichbar sein.

Kurze Laufwege erleichtern den Büroalltag

Betrachten Sie einmal die Laufwege in Ihrem Büro:

• Holt man sich beim Ablegen von Unterlagen regelmäßig einen blauen Fleck, weil immer ein Stuhl im Weg steht?
• Müssen Sie für tägliche Aufgaben einmal quer durch den Raum laufen?
• Dinge, die man nur selten benötigt stehen dafür direkt neben Ihnen?

Schaffen Sie den optimalen Fluss in Ihrem Büro, achten Sie auf Stolperfallen und bedenken Sie die regulären Arbeitsabläufe. Selten genutzte Dinge können weiter weg, oder auch schwerer zugänglich gelagert werden. Benötigen Sie etwas öfter, ist es sinnvoll, es in der Nähe zu lagern. Technische Geräte sollten immer direkt erreichbar sein.

Nicht selten wird unterschätzt, wie oft man aufsteht um etwas aus dem Drucker zu holen oder zu kopieren; dies stellt jedes Mal eine Unterbrechung des Arbeitsflusses dar und lenkt damit ab. Oft werden technische Geräte wie Scanner, Fax oder Drucker von mehreren Mitarbeitern genutzt. Achten Sie darauf, dass das Gerät nicht direkt neben Ihnen oder einem Mitarbeiter steht, sonst entsteht eine permanente Störung der Arbeit. Lagern Sie die Technik lieber aus, so dass jeder freien und ungehinderten Zugang hat. Auch das Zubehör wie Toner oder Papier sollten direkt am Gerät gelagert werden.

Systemmöbel als Ordnungshelfer

Haben Sie sehr viel Ablage in Ihrem Büro, sind Systemmöbel ideal. Sie nutzen auch die Höhe von Räumen gut aus und sind auf Ordnerhöhen abgestimmt. Generell sollte darauf geachtet werden, dass alle Möbel leicht zugänglich sind. Erreichen Sie die volle Höhe eines Regals nicht, lagern Sie dort Unwichtiges oder selten Genutztes. Die Höhe eines Raumes auszunutzen ist besonders in kleinen Büros essenziell, nutzen Sie wenn nötig einen Tritt um alles gut erreichen zu können.

Oft vergessener Stauraum liegt zum Beispiel über der Tür. Hier können selten gebrauchte Bücher, Texte oder Kataloge gut sichtbar gelagert werden. Regale sollten außerdem wenn möglich beschriftet werden. Ein Systemregal kann gut und gerne die ganze Wandlänge umfassen, umständlich, wenn dann erst einmal herausgefunden werden muss, wo genau die Kundendaten gelagert sind. Kleiner Tipp: Hängeregistraturschränke sind Gold wert, wenn es um schnelles Auffinden von Sortierten Dokumenten geht.

Die eigene Arbeitseinstellung überprüfen

Aber nicht nur die Ausstattung macht ein Büro zu einem gut sortierten Arbeitsplatz, auch Sie selbst können mit Ihrer Einstellung und Arbeitsweise viel verändern. Planen Sie Ihren Tag im Voraus mit genügend Raum für Unvorhergesehenes. Ein gutes Zeitmanagement reduziert Stress und lässt Sie auch in turbulenten Zeiten entspannt an die Arbeit gehen.

Gute Methoden dafür sind die ABC-Analyse, wo Aufgaben mit Hilfe einer Ablage nach Priorität (A>B>C) geordnet werden, und auch so abgearbeitet bzw. delegiert werden. Vordergründig scheint so eine Analyse Sie erst einmal mehr Zeit zu kosten, hat sich das System aber einmal etabliert, lässt es Mitarbeiter effektiver und schneller arbeiten. Helfen können dabei spezielle Ablagesysteme, die nach ABC oder farbig geordnet werden.

Schaffen Sie sich ein Ordnungssystem und halten Sie es auch ein

Egal ob Sie Ihre Ordner fortlaufend nummerieren oder farbig anordnen: Ein einmal etabliertes System sollte im gesamten Büro weitergeführt werden. Jeder Ordner sollte ein Inhaltsverzeichnis enthalten. Studien zeigen, dass das Suchen von relevanten Unterlagen oder Informationen einen zu großen Teil der Zeit im Büro ausmacht.

Sortieren Sie auch Dinge wie Briefumschläge je nach Anlass. Briefumschläge für tägliche Korrespondenz sollten immer griffbereit sein, wohingegen Umschläge für das Versenden von offiziellen Dokumenten nicht jeden Tag in Gebrauch sind. Quadratische Briefumschläge zum Beispiel können gut für besondere Anlässe genutzt werden und grenzen Sie und Ihre Firma damit positiv von Mitkonkurrenten ab.

Die Mischung macht’s

In Zeiten der Digitalisierung liegen sehr viele Dokumente gar nicht mehr in traditioneller Form vor. Gerade die Mischung von elektronischen Dokumenten und klassischem Briefverkehr macht es Unternehmen oft schwer, hier Ordnung zu bewahren. Da es in der Regel nicht möglich ist, sämtliche Unterlagen nur elektronisch vorliegen zu haben, kann man auf Ordnungssysteme im Büro nicht verzichten. Verknüpfen Sie stattdessen elektronische Dokumente mit Vermerken, wo das dazugehörige Schriftstück in Ihrem Büro zu finden ist.

Regelmäßiges „Ausmisten“

Dinge, die nicht unbedingt aufbewahrt werden müssen, sollten Sie sofort entsorgen. Nutzen Sie Ihr Büro wenn möglich nicht als Archiv: Es wird selten benötigt und nimmt unter Umständen sehr viel Platz ein. Lagern Sie alte Unterlagen dagegen aus: Systemregale kann man überall unterbringen. Auch das Archiv bedarf einer regelmäßigen Wartung: Einmal im Jahr sollten Aufbewahrungsfristen kontrolliert und abgelaufene Unterlagen weggeworfen werden. Ein übersichtliches Ordnungssystem sollte generell Ihren Schreibtisch vor Chaos bewahren, ist es einmal im hektischen Alltag unordentlich geworden, nehmen Sie sich ganz bewusst einige Minuten Zeit: Aufräumen dauert nie so lange, wie man eigentlich denkt.

Lesempfehlung für noch mehr Effizienz

Auf Selbstständig im Netz findet man eine exzellente Beitragsserie von Peer Wandiger, wie man seine tägliche Büroarbeit noch ein Stück mehr optimieren kann.