Frühjahrsputz im Büro – Tipps und Tricks

Es ist Zeit für den Frühjahrsputz im Büro: Denn chaotische Zustände in Büros, unaufgeräumte Arbeitszimmer und wild zusammengelegte Dokumentenstapel können schnell den Überblick rauben. Und im Büroalltag ist Zeit schließlich Geld – und wer ständig nach relevanten Dokumenten oder anderen Utensilien sucht, mindert seinen effektiven Arbeitseinsatz. Es gibt also handfeste Argumente für einen regelmäßigen Frühjahrsputz im Büro. Im heutigen Beitrag finden Sie wertvolle Informationen, Wissenswertes und Hilfestellung zur Organisation, Aufräumarbeit sowie Hygiene im Büro.

Beim Aufräumen systematisch vorgehen

Häufig gewöhnen sich Menschen rasch an ihr Umfeld und empfinden selbst beachtliches Durcheinander als völlig normal. Es fehlt die kritische Distanz eines Neulings mit fehlender Konditionierung. Herrscht Uneinigkeit über die Vorgehensweise beim Frühjahrsputz, kann eine Beurteilung von einem Außenstehenden durchaus hilfreich sein. Doch Vorsicht: Selbst bei bekannten Schwachstellen kann die Neustrukturierung schnell im Chaos enden.

Eine gelungene Aufräumarbeit basiert auf der Philosophie der Systematik:

• Methodisches Abarbeiten einzelner Problemzonen wie Tischen, Schubladen und Aktenschränken in strikter Reihenfolge erleichtert das Vorhaben ungemein.
• Hastiges Aufräumen ohne Konzept und gemeinschaftliche Absprache führt zu tendenziell unbrauchbaren Resultaten.

Alte Dinge entsorgen

Veraltete Gegenstände gehören nach einer bestimmten Frist aussortiert. Objekte, die in den letzten zwei Jahren keinerlei Anwendung fanden und keinerlei Ausnahmefunktion (Aufbewahrungspflichten für Unterlagen) besitzen, bringen vermutlich auch in absehbarer Zukunft keinen Nutzen. Ähnliches gilt für Informationsbroschüren oder Nachschlagewerke. Ein Jahr genügt bereits vollkommen, um ein klares Statement bezüglich deren Notwendigkeit zu treffen. Alle selektierten Gegenstände können im Falle von großer Unentschlossenheit probeweise in einem Sammelkarton bis zu einer endgültigen Entscheidung über den Verbleib verweilen.

Schubladen leeren

Wichtig bleibt primär: Das Gerümpel muss endlich außer Sicht- und Reichweite gelangen, um ein Arbeitsklima in geordneter Umgebung zu ermöglichen. Schubladen verkommen sehr schnell zu günstigen Ablagegelegenheiten, da sie sich immer in unmittelbarer Nähe befinden. Erfüllen die darin befindlichen Sachen keine konkrete Funktion für die Arbeit am Bürotisch, sollten auch diese der neuen Ordnung weichen. Solche zweckentfremdeten Lagerstätten häufen sich im Laufe der Monate zunehmend. Archivierung ist unverzichtbar, doch der dafür notwendige Platzbedarf benötigt ebenso Planung. Fensterbänke, Stühle oder der Nachbartisch sind denkbar ungünstige Ort für die Platzierung von Ordnern.

Vorbildfunktion des Chefs

Zu guter Letzt kommt Vorgesetzten eine entscheidende Vorbildfunktion zu. All die Appelle an den Ordnungssinn der Mitarbeiter verpuffen, wenn dieser seine eigenen Vorschriften nur halbherzig befolgt. Wie auch immer die bevorzugten Lösungen aussehen, eine geeichte Linie und Marschrichtung gilt als universelles Ziel. Fehlt Personal wegen Krankheitsfällen mit entsprechenden Kenntnissen über den Verbleib benötigter Dokumente, verkürzt sich die Suche nach den Informationen massiv bei einem einheitlichen Ortungsprinzip an allen Arbeitsorten.

Aufräumen auf Weisung des Chefs? Ist das so erlaubt?

Viele Mitarbeiter einer Firma verzieren früher oder später ihren Schreibtisch mit persönlichen Dingen. Darunter finden sich Familienfotos oder Objekte dekorativer Natur. Gelegentlich artet dieses Verhalten aus und die ein oder andere persönliche Neigung wie etwas kleine Snacks vor dem PC gehören rasch zum Arbeitsalltag dazu.

Prinzipiell ist nicht immer etwas gegen die freie Mitbestimmung unter dem Personal einzuwenden. Manche Angestellte übertreiben es leider mit der Einrichtung ihrer Mitbringsel. Zusätzlich erschwert dies natürlich langfristig normale Arbeitsprozesse. Zunächst geht der Zeitverlust unbemerkt vonstatten, summiert sich jedoch über Monate zu einem beachtlichen Pensum. Besonders bei ohnehin chaotischen Ablagesystemen und fehlendem Ordnungskonzept bringt der zusätzliche Ballast schnell das Fass zum Überlaufen.

Keine klare Regelung

Droht das Arbeitsklima zu kippen, sieht sich der Chef zum Handeln genötigt. Gegenmaßnahmen werden den Angestellten als Folge auferlegt, damit das endlose Durcheinander endlich ein Ende findet. Doch hat er überhaupt das Recht auf solche Forderungen? Tatsächlich besitzen Vorsitzende eine Weisungsbefugnis an ihre Untergebenen, die Arbeitsstätte in einem betriebsbereiten Zustand zu hinterlassen. Allerdings lässt dies viel Interpretationsspielraum zu und birgt Konfliktpotenzial für firmeninterne Streitigkeiten. Über exakte Details schweigt sich der Gesetzgeber nämlich aus.

Weisungen und Arbeitsordnung

Klar ist, dass die Sicherheit am Arbeitsplatz auf keinen Fall beeinträchtigt werden darf. Das gilt insbesondere für Fluchtwege. Kommen jedoch ganz konkrete Einzelforderungen zum Wegräumen bestimmter Gegenstände oder der kompletten Neuordnung, muss der Betriebsrat mitentscheiden. Nur mit dessen Zustimmung haben die Auflagen auch rechtlichen Bestand. Vom Recht her wird zwischen Maßnahmen zur betrieblichen Ordnung und Weisungen für das alltägliche Arbeitsverhalten unterschieden. Allerdings sind die Übergänge in beide Bereiche fließend. Häufig entscheiden zuständige Arbeitsgerichte per Einzelfall. Sonderwünsche bergen somit ein Risiko für vorpreschende Arbeitgeber. Das Problem besteht in der schwammigen Definition.

Ordnung am Schreibtisch und das Unterlassen von Bekleben von Tischen und Fenstern können in der Regel direkt vom Chef verlangt werden. Trennung von Müll, das Gießen von Pflanzen oder komplette Entfernen von Familienbildern fällt jedoch nicht zwangsläufig unter die mitbestimmungsfreien Pflichten der Mitarbeiter. Sofern hier keine klaren Vorgaben mit dem Betriebsrat vereinbart wurden, sind diese zunächst einvernehmlich abzustimmen. Eine gewisse Kompetenz bleibt Vorsitzenden also zur Aufrechterhaltung der Arbeitsordnung. Diese Rechte sind aber nicht willkürlich auf alle Bereiche ausdehnbar und zusätzlich abhängig von Art und Ort des Tätigkeitsbereichs.

Hygienefallen für die Belegschaft

Sich Mikroorganismen komplett zu entziehen, ist schlicht unmöglich. Doch fehlende Sauberkeit am Arbeitsplatz macht dauerhaft krank und belastet die gesamte Belegschaft. Vor allem Schmierinfektionen für Viruserkrankungen verbreiten sich über häufig genutzte Gegenstände rasend schnell und schicken Angestellte unvermittelt in das Krankenbett.

Tastatur, Maus, Telefon regelmäßig reinigen

Der regelmäßige Gebrauch von Schreibwerkzeug und Eingabegeräten an PCs hinterlässt unsichtbaren Spuren. Zudem bleiben die Hände nicht immer dort, wo sie hingehören. Mal kratzt sich ein Mitarbeiter in einem unbeobachteten Moment in der Nase, der Niesreiz lässt sich wegen einer Erkältung nicht unterdrücken oder beim letzten Toilettengang fehlte es an ausreichend Seife und Desinfektionsmittel. So verteilen sich die Mikroben im Laufe der Zeit über die ganzen Büroräume. Häufig berührte Objekte gelten als besonders kontaminiert. Dazu gehören neben dem eigentlichen Arbeitswerkzeug auch Türgriffe, Telefon, Lichtschalter oder Smartphones.

Selbst saubere Finger sind langfristig noch kein Garant für eine relativ keimfreie Umgebung. Tatsächlich zeigen sich Bakterien äußerst widerstandsfähig, verweilen für Wochen auf Oberflächen und finden dank Talg und Fettrückständen der Haut noch ausreichend Nahrung. Übertriebene Radikalkuren sind bei Einhaltung hygienischer Grundstandards außerdem nicht notwendig. Eine in zyklischen Abständen durchgeführte Reinigung von Tastaturen, Mäusen und Bildschirmen mit Touch-Funktion gilt als empfehlenswerte Maßnahme im Kampf gegen die Kleinstlebewesen.

Prinzipiell existieren für alle Bereiche spezielle Reinigungssets, die anhaftende Rückstände zuverlässig in selbst schlecht zugänglichen Winkeln entfernen. Mit einem Mikrofasertuch lassen sich Bildschirme gründlich von Fettablagerungen befreien. Hartnäckige Verschmutzungen erfordern die Anwendung von darauf ausgelegten Putzmitteln in Kombination mit einem Vliestuch. Tastaturen lassen sich in den Zwischenräumen mit einem getränkten Wattestäbchen säubern. Speziell geformte Schwämme verbessern die Resultate.

Einige Tastaturen besitzen eine wasserdichte Konstruktion und lassen sich sogar abspülen. Natürlich müssen alle Geräte aus Sicherheitsgründen während solcher Vorgänge von der Stromzufuhr getrennt werden. Eine offizielle Belehrung der Belegschaft mitsamt Punkteplan ruft wichtige Verhaltensregeln bezüglich der Hygiene regelmäßig ins Bewusstsein. Prävention bleibt ein unverzichtbares Element bei der Bekämpfung von krankmachenden Keimen.

Ordnung und Sauberkeit als essenzieller Wirtschaftsfaktor

Ein gründlich aufgeräumter Arbeitsplatz zahlt sich aus. Nur aktuell benötigte Informationen werden im optimalen Fall zeitnah bearbeitet und nach Abschluss wieder an ihren ursprünglichen Platz geräumt. Die saubere, räumliche Trennung aller Dokumente im Büro hinterlässt auf den ersten Blick einen fast spartanischen Eindruck. Beschriftete Ablagefächer, Register und Schränke beherbergen das archivierte Material. Doch die in das Auge stechende Leere beschleunigt Arbeitsabläufe und interne Kommunikation beträchtlich.

Wirklich an Effizienz gewinnt das Prinzip in der kollektiven Gleichschaltung. Arbeiten alle Kollegen nach dem gleichen Prinzip, finden diese sich quasi blind selbst in anderen Büroräumen zurecht. Positive Nebeneffekte wie eine erhöhte Selbstständigkeit und schnellere Bearbeitungszeit der Angestellten schaffen einen zusätzlichen Mehrwert für das Unternehmen. Auch der Kundschaft bleibt dies nicht lange verborgen. Diese erwartet schließlich bei Anfragen und Besuchen einen informativen und schnellen Service.

Mit einem chaotischen Fundament in Büroangelegenheiten bleibt dieser jedoch unerreichbar. Umso positiver ist der Eindruck hingegen bei einem geordneten Auftreten nach außen – ein Aushängeschild mit Wirkung. Studien von der AKAD Hochschule Leipzig und des Fraunhofer Instituts belegen diesen Effekt: Ein gut geschmierter Verwaltungsapparat steigert die Arbeitsgeschwindigkeit um 25 %. Fehlt es hingegen an Struktur, laufen Prozesse um fast ein Drittel langsamer ab.

Digital Aufräumen

Auf den ersten Blick sieht alles perfekt aus: Das Büro wirkt ordentlich und aufgeräumt. Alles scheint seinen zugedachten Bestimmungsort einzunehmen. Es gibt keine herumfliegenden Zettel, Stifte oder turmhohe Dokumentenordner. Doch der Schein kann trügen. Seit dem digitalen Wandel verlagert sich die Problematik zunehmend auf den Computer. Statt Aktenschränken, Schubladen und Tische sind nun vernetzte Server, elektronische Postfächer und Festplatten der entscheidende Dreh- und Angelpunkt.

Die Festplatte eines Computers bietet reichlich Potenzial für lang andauernde Suchaktionen nach einer benötigten Datei. Hier lauern exakt die gleichen Risiken wie in der realen Umgebung. Schlampereien oder fehlende Logik bei der Vergabe von Ordner- und Dateinamen erweisen sich sehr schnell als unnötiger Zeitfresser. An dieser Stelle müssen klare Vorgaben für das gesamte Unternehmen getroffen werden. Aber es geht noch eine Stufe direkter: das eigene E-Mail-Postfach. Der Posteingang füllt sich häufig sehr rasch mit Anfragen, Aufträgen oder Rückmeldungen. Eine Trennung zwischen aktueller und älterer Post in entsprechenden Unterordnern ist empfehlenswert und sorgt für besseren Überblick auf die neusten Eingänge.

Eine grobe Sichtung bedeutet meist nur aufgeschobene Arbeit. Viel besser ist es, die aktuellsten Botschaften gleich zu sortieren oder sofort zu bearbeiten. Eine Einteilung nach Priorität in das Archiv, die Löschung oder unvermittelte Rückmeldung sind denkbare Aktionen. Damit es zu keinen Staus von liegengebliebener Post kommt, sollten Aufgaben mit offensichtlich kurzem Zeitaufwand niemals hinausgezögert werden.

Ein fester Zeitraum, der speziell für die elektronische Post reserviert bleibt, erleichtert den Ablauf und verhindert unerwünschte Unterbrechungen im Arbeitsalltag. Ähnlich lässt sich dieses Prinzip auch auf die Sicherung von digitalen Arbeitsmaterial übertragen. Prioritäten, Relevanz und eindeutige Zuordnung nach Datum und Bezeichnung gelten unumstößliche Werkzeuge in der IT-Verwaltung.