Das perfekte Ablagesystem für Ihre Unterlagen

„Ordnung ist das halbe Leben“ – dies wird vielen schon von klein auf mit auf den Weg gegeben. Jüngst bewiesen ist aber tatsächlich, dass Chaos – beispielsweise am Arbeitsplatz – einhergeht mit einer geringeren Produktivität und damit auch mit einer schlechteren Arbeitsleistung.

Dies verwundert nicht: Sorgen doch lästige Suchaktionen dafür, dass wertvolle Arbeitszeit verstreicht und man selbst nicht mehr bei der Sache bleibt. Wer rasch und vor allem effizient seine anfallende To-Do-Liste abarbeiten möchte, muss zwangsläufig seine Dokumente in geordnete Bahnen lenken.

Ordnung als wichtiger Faktor für gute Arbeitsleistung

Zettelwirtschaft ist die eine Sache – wenn allerdings in einem spontanen Anfall von Aufräumwut ein wichtiges Dokument aus Versehen weggeschmissen wird, ist das nicht nur ärgerlich, sondern in manchen Fällen äußerst zeitraubend – sei es, weil das Dokument noch einmal bei einer Behörde abgeholt werden muss oder zunächst mindestens Anrufe getätigt werden müssen, um es erneut zu bekommen.

Dabei geht es nicht nur um die Zettel, die sich auf dem Schreibtisch türmen. Auch digital kann man sich schnell selbst überfordern, wenn beispielsweise alle Dokumente und Bilder auf dem Desktop abgelegt werden oder Ordnerstrukturen nicht übersichtlich angelegt sind. Oft haben dieses Problem auch Mitarbeiter, die mit denselben Ordnern arbeiten, aber andere Vorstellungen über den Aufbau haben. Hier sollte man sich immer absprechen, damit Einheitlichkeit herrscht.

Warum ist Ordnung so wichtig?

Wenn die Gedanken ständig nur darum kreisen, dieses oder jenes Dokument zu suchen, sinkt die Produktivität. Schnell dreht man sich im Hamsterrad und verzweifelt, wenn etwas andauernd wieder gesucht werden muss. Wer einen Arbeitsplatz hat, der auch von Kunden von Zeit zu Zeit gesehen wird, sollte hier noch einmal besonders aufpassen.

Der Mensch schließt oft automatisch von der Unordnung auf dem Schreibtisch auf eine unproduktive Person. Auch mit Blick auf den Chef ist Ordnung zu halten per se immer empfehlenswert. Gerade wenn es um Beförderungen geht, ist eine organisierte Arbeitsweise sicherlich ein Pluspunkt.

So klappt es mit der Ordnung – die Papierflut in den Griff bekommen

Foto: Tobias von der Haar

Es gibt verschiedene systematische Lösungen, Ordnung zu halten, wobei jeder sicher den für ihn am geeignetsten Weg finden muss. Nachfolgend erhalten Sie Beispiele, wie Sie Ordnung am Schreibtisch halten:

1. Die einfachste Regel zuerst: Sie definieren für jedes Projekt/ bzw. Büroutensil einen festen Platz, merken sich diesen und stellen bzw. legen die Sachen dort immer wieder zurück. Warum ist das wichtig? Routine am Arbeitsplatz braucht das Gehirn, um nicht andauernd mit neuen Impulsen konfrontiert zu werden. Das macht nämlich irgendwann müde und die Arbeit stockt.
2. Eins nach dem anderen: Wenn Sie eine Aufgabe anfangen, erledigen Sie sie sofort, ehe Sie mit einer neuen anfangen. Multitasking ist nicht effizient und führt dazu, dass Sie sich nur noch mehr verzetteln.
3. Festes System für Ihre Ablage: Um die Übersicht über laufende, kommende und erledigte Projekte zu behalten, schaffen Sie sich ein Ablagesystem an, das alles voneinander trennt: Eine Ablage ist für die laufenden Projekte, eines für zukünftige Aufgaben, zu denen schon Unterlagen vorliegen und eines für erledigte Projekte, deren Dokumente Sie aber noch
   benötigen. Alles, von dem Sie wissen, dass Sie es nicht mehr benötigen, schmeißen Sie in einen großen Papierkorb! In der Ablage ordnen Sie die Projekte noch einmal, indem Sie alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente von Anfang an in einer durchsichtigen Hülle oder einem Schnellhefter sammeln – so wissen Sie gleich, welches Projekt obenauf liegt und müssen zudem nicht lange blättern. Sofern Sie einen Rollcontainer oder Registraturschränke am Arbeitsplatz haben, können Sie hier auch auf die klassische Hängeregistratur zurückgreifen.
4. Schaffen Sie sich einen Planer an: Für Ihre To-Do-Liste sollten Sie niemals einen losen Zettel verwenden – dieser verliert sich nämlich schnell und Sie wären wieder am Anfang. Dies gilt auch für kleine Erinnerungszettel: Schreiben Sie die Aufgaben lieber direkt in Ihre To-Do-Liste in Ihrem Planer.
5. Wenn Sie die vorherigen Punkte beachtet haben, sollte nicht mehr allzu viel auf Ihrem Schreibtisch lose herumliegen. Achten Sie trotzdem darauf, dass am Abend der Schreibtisch aufgeräumt ist, indem Sie alles in Ihrer Ablage ordnen oder nicht mehr benötigte Dinge und Dokumente wegschmeißen bzw. schreddern.
6. Im nächsten Schritt ordnen Sie Ihre Projektdokumente in der Ablage Ordnern zu: Die Ordner sollten selbstverständlich gut beschriftet sein und idealerweise ein stimmiges Ordnungssystem beinhalten – wie beispielsweise Trennstreifen. Es gibt aber auch spezielle Register als vorgefertigte Muster oder zum Beschriften. Die Ordner können dann entweder im Aktenschrank aufbewahrt werden, in speziellen Ordnerregalen oder – wenn Sie die Akten oft einsehen – auch auf dem Schreibtisch aufgestellt werden, sofern dies nicht überhand nimmt. Hier bieten sich unter anderem Bücherstützen für einen besseren Stand an.

Der digitale Schreibtisch: Ordnung auf dem PC

Auch papierlos häufen wir im Arbeitsleben jede Menge an. Dokumente und Bilder werden per E-Mail hin- und hergeschickt, auf dem Desktop speichern wir mal eben schnell benötigte Dateien ab und das Laufwerk ist auch schon wieder voll. Sie müssen hier genauso Ordnung schaffen, wie Sie es analog schon getan haben.

1. Öffnen Sie nicht mehrere Browser-Fenster bzw. schließen Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen. Oft ist der PC überlastet, wenn beispielsweise mehrere Internetseiten und im schlimmsten Fall auch noch Programme geöffnet sind.
2. Legen Sie nur die Dateien ab, die Sie wirklich noch einmal benötigen. Achten Sie darauf – sollten Sie Ihre To-Do-Liste digital anlegen – dass Sie in einem Dokument arbeiten und nicht immer wieder neue To-Do-Listen abspeichern.
3. Bilder haben oft eine ungeheure Datenmenge, die den PC und die Laufwerke schnell überlasten. Auch hier ist die Folge, dass Sie Ihre Arbeit langsamer verrichten müssen.
4. Löschen Sie alle Dateien, die Sie nicht mehr benötigen und leeren Sie den digitalen Papierkorb regelmäßig.
5. Wer mit MS Outlook arbeitet, wird schnell an die Speicherplatzkapazitäten kommen. Fragen Sie sich – bevor Sie Ihr Postfach erweitern lassen – ob dies wirklich nötig ist oder Sie E-Mails mit großen Dateimengen löschen können (grundsätzlich sollten Sie wichtige Anhänge sofort in einem dazugehörigen Ordner auf dem Laufwerk ablegen).
6. Achten Sie auch digital auf die Beschriftung der Dateien! Gerade bei Bildern sparen Sie sich so eine Menge Arbeit und vor allem Zeit, wenn Sie dem Bild gleich einen aussagekräftigen Namen geben und dieses so benennen, dass Sie es sofort wiederfinden. Selbst, wenn Sie sich die Nummer des Bildes merken – in ein paar Wochen haben Sie diese eventuell vergessen und suchen verzweifelt danach. Eine übersichtliche, für alle nachvollziehbare Struktur der Ordner und die dazugehörige Einsortierung der Dokumente oder Bilder in Kombination mit den richtig verwendeten Dateinamen, wirken Wunder bei der Suche nach einer bestimmten Datei.
7. Es gibt mittlerweile viele Tools, mit denen eine Dateiablage digital gut funktioniert. So fungieren beispielsweise Google Docs, Trello oder Evernote als clevere Dokumentenmanagement-Systeme. Viele Firmen haben zudem Ihr eigenes internes Wiki bzw. Ablagesystem.

Analog versus digital: Was ist das Büro der Zukunft?

Grundsätzlich ist immer darauf zu achten, dass Sie mehr und mehr Dokumente digital ablegen. Viele Menschen verschwenden Papier unnötig, indem sie mehr ausdrucken, als sie müssten. Laut WWF verbraucht Deutschland so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen. Natürlich sollten Sie sehr wichtige Dokumente immer gedruckt und gut im Ordner abgelegt parat haben.

• Wichtige Dokumente sollten auch in Zukunft über den klassischen Ordner oder ein anderes Ablagesystem geordnet werden.
• Aber: Überlegen Sie zweimal, bevor Sie etwas am Arbeitsplatz ausdrucken – benötigen Sie diese E-Mail wirklich ausgedruckt?
• Auch Behörden nehmen gerne digital Post an. Sie können Dokumente oft schon direkt am PC ausfüllen und digital abschicken (Beispiel ELSTER bei der Steuererklärung).

Ob Print oder papierlos: Letztendlich sollten Sie sich für das System entscheiden, mit dem Sie für sich persönlich am besten organisieren und ordnen können. Hilfreich ist sicherlich die Mischung: Wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge und persönliche Dokumente, sind am besten in einem Ordner oder einer anderen Ablage aufgehoben (selbstverständlich können Sie zur Sicherheit auch immer digital eine Kopie ablegen.)