Gesprächsprotokoll – Tipps

Gesprächsprotokolle sind ein wichtiges Instrument, um die Ergebnisse von Business-Meetings, Betriebsratssitzungen oder Konferenzen festzuhalten. Sie haben sicherlich schon erlebt, dass bei solchen Veranstaltungen oft endlos geredet wird und viele Teilnehmer am Ende bereits vergessen haben, was zu Beginn besprochen oder vorgeschlagen wurde. Diese Ermüdung kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Um sicherzustellen, dass alle relevanten Entscheidungen und Inhalte dokumentiert werden, sollten Sie ein Gesprächsprotokoll anfertigen. Falls kein fester Schriftführer benannt wurde, empfehle ich Ihnen, jemanden Kompetentes, wie beispielsweise die Chefsekretärin, mit dieser Aufgabe zu betrauen, insbesondere bei wichtigen Sitzungen. So stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Punkte festgehalten werden.

Im heutigen Beitrag werfe ich einen ausführlichen Blick auf Gesprächsprotokolle und möchte Ihnen ein paar Tipps dafür an die Hand geben.

Was ist ein Gesprächsprotokoll?

Gesprächsprotokolle erfüllen viele wichtige Aufgaben und sind daher auf bestimmte Weise strukturiert. Bei Team-Meetings, Mitarbeitergesprächen oder Firmenversammlungen erstellen Sie häufig Protokolle in Echtzeit, die als „Jetzt-Protokolle“ bezeichnet werden. Diese Protokolle dokumentieren genau, was während der Sitzung gesagt wird. Wenn Sie das Protokoll schreiben, haben Sie die Möglichkeit, direkt mitzuschreiben und bei offenen Fragen sofort nachzuhaken.

Je nach gewünschter Detailtiefe können die Aussagen unterschiedlich präzise wiedergegeben werden. Ein Wortprotokoll, das oft in Gerichtsverhandlungen Anwendung findet, hält alles Wort für Wort fest. Im Gegensatz dazu dient das Ergebnisprotokoll eher als Gedächtnisstütze. Es dokumentiert Lösungsvorschläge zu Themen sowie die verteilten Aufgaben und deren Fristen. Auf diese Weise schafft es Verbindlichkeit und ermöglicht eine klare Nachverfolgung der besprochenen Punkte.

Die wichtigste Funktion eines Gesprächsprotokolls besteht darin, jeden Teilnehmer – eventuell auch Abwesende – über wesentliche Daten wie Zeitpunkt, Dauer, Inhalt, Verlauf und Beschlüsse zu informieren. Auch die einzelnen Teilnehmer an einem Meeting können von Bedeutung sein. Gesprächsprotokolle dienen somit in erster Linie dem Festhalten von Informationen.

Erfahrungen zeigen, dass ohne ein Gesprächsprotokoll oft vieles vergessen wird. Anderes wird möglicherweise fehlinterpretiert, nur teilweise umgesetzt oder geht in der Flut der besprochenen Themen gänzlich unter. Infolgedessen kann es dazu führen, dass im Betrieb Unregelmäßigkeiten auftreten. Verabredete Fristen werden übersehen, delegierte Aufgaben bleiben unerledigt, und Missverständnisse über Beschlüsse oder Zuständigkeiten führen zu unnötigen Verzögerungen. Das Protokoll bietet daher Sicherheit – oder, bei Verständnisproblemen, die Möglichkeit zum Nachfragen. Es klärt die Zuständigkeiten.

Zusätzlich erfüllen Gesprächsprotokolle eine Kontrollfunktion. Vorgesetzte können daraus erkennen, ob ein Meeting tatsächlich produktiv war oder nur aus endlosen Diskussionen über Nebensächlichkeiten bestand. Betriebsräte haben die Möglichkeit zu überprüfen, ob ihre anfänglichen Zielsetzungen und Pläne umgesetzt wurden. Das Protokoll gibt in komprimierter Form Auskunft über die Relevanz der besprochenen Themen und die daraus entwickelten Lösungen.

Das Gesprächsprotokoll, auch als Verlaufsprotokoll bekannt, dokumentiert den Ablauf eines Gesprächs, ist jedoch weniger detailliert. Es verwendet selten direkte Zitate und soll den roten Faden des Gesprächs sichtbar machen. Darüber hinaus enthält es die wichtigsten Ergebnisse sowie die Verantwortlichen. Damit liegt das Gesprächsprotokoll irgendwo zwischen einem Wortprotokoll und einem Ergebnisprotokoll. Es hilft den Personen, die nicht anwesend waren, nachzuvollziehen, wie das Gespräch verlief und was erreicht wurde. Da die Inhalte nicht als Beweismittel vor Gericht gedacht sind, muss nicht auf jeden genauen Wortlaut geachtet werden.

Das Protokoll legt somit Ziele und Zuständigkeiten fest, die im Nachhinein überprüfbar sind. Aus diesem Grund sind die Protokolle vergangener Sitzungen auch für die Zukunft von Bedeutung. Sie dokumentieren dynamische Prozesse und können irgendwann einen historischen Wert erhalten.

Welche Formen von Gesprächsprotokollen gibt es?

Wenn Sie zwei Kollegen damit beauftragen, das Gesprächsprotokoll einer Sitzung zu erstellen, kann es durchaus vorkommen, dass am Ende zwei unterschiedliche Protokolle vorliegen. Der Grund dafür könnte in der unterschiedlichen Protokollform liegen. Grundsätzlich stehen Ihnen folgende Protokollformen zur Verfügung:

• Versuchsprotokolle
• Verlaufsprotokolle
• Vollprotokolle
• Ergebnisprotokolle
• Kurzprotokolle
• Sitzungsprotokolle
• Gerichtsprotokolle
• Stundenprotokolle,

Diese Liste ist natürlich nicht Vollständig.

Protokollformen in Unternehmen

1. Vollprotokolle sind wörtliche Protokolle, in denen sämtliche Redebeiträge im Wortlaut festgehalten werden. Dabei werden die Anwesenden vollständig aufgelistet.
2. Verhandlungs- oder Verlaufsprotokolle hingegen sollen die Inhalte der Sitzung in knapper und sachlicher Form sowie in indirekter Rede dokumentieren. Sie sind dennoch relativ detailliert, da sie den Verlauf der geführten Diskussion abbilden. Auch hier werden die Redner und die Anwesenden benannt.
3. Das Kurzprotokoll fasst nur die wichtigsten Kernpunkte einer Diskussion zusammen. Die Beteiligten werden nicht namentlich genannt; lediglich ihre Anzahl kann von Bedeutung sein.
4. Im Ergebnis- oder Beschlussprotokoll werden ausschließlich die Endergebnisse einer Sitzung festgehalten. Auch hier werden die Teilnehmer nicht namentlich genannt. Der Verlauf der Diskussion, sei er turbulent oder strukturiert, spielt für dieses Protokoll keine wesentliche Rolle. Es enthält die wichtigsten Punkte der Diskussion sowie alle gefassten Beschlüsse. Zudem werden die Verantwortlichkeiten dokumentiert, die an bestimmte Personen delegiert wurden. In der Regel liegt das Protokoll der letzten Betriebsratssitzung spätestens zur nächsten Sitzung vor. Oft ist es jedoch sinnvoll, das Protokoll eines Unternehmens-Meetings unmittelbar nach der Sitzung anzufertigen und als Memo zu verteilen.
5. Sitzungsprotokolle dokumentieren beispielsweise Debatten. Sie enthalten Informationen über Ort, Zeit und Beratungsgegenstand sowie Hinweise auf verteilte Arbeitspapiere und die Anwesenheitsliste. Das Sitzungsprotokoll wird samt aller Zwischenrufe wortwörtlich mitgeschrieben.

Wann lohnt sich ein Gesprächsprotokoll?

Gesprächsprotokolle sind wertvoll für alle Betriebsratssitzungen, Besprechungen im kleinen Kreis und unternehmensinternen Meetings, in denen wichtige Themen behandelt werden. Sie sind besonders wichtig bei Verhandlungen, aus denen Rechtsfolgen und Vertragsabschlüsse resultieren. Darüber hinaus wird bei Generalversammlungen, Mitgliederversammlungen, Beiratssitzungen, Projektsitzungen oder Stimmauszählungen nach Wahlen ein Protokoll angefertigt.

Je nach Anlass können bestimmte Formen von Gesprächsprotokollen gewünscht sein. Daher sollten Sie als Protokollant im Vorfeld sicherstellen, dass Sie die passende Protokollform wählen. Unabhängig von der gewählten Form haben Gesprächsprotokolle jedoch nur dann einen Nutzen, wenn sie tatsächlich als Grundlage für Ihr Handeln und zur Kontrolle desselben dienen. Das bloße Niederschreiben und Abheften bringt niemandem einen echten Fortschritt.

Wer soll das Gesprächsprotokoll erstellen?

In der Regel ernennen Sie einen Schriftführer, der alle Protokolle verfasst. Dies bietet den Vorteil, dass der Stil aller Protokolle einheitlich bleibt und der Protokollant geübt ist. Besonders vorteilhaft für die längeren Protokollformen ist es, wenn der Protokollant Erfahrung in Kurzschrift hat oder die Sitzung aufzeichnet und die Redebeiträge anschließend in Schriftform umsetzt. Der zentrale Aspekt von Gesprächsprotokollen ist, dass sie alle wichtigen Daten zum Nachlesen festhalten müssen, ohne relevante Informationen auszulassen.

Wichtig ist daher, dass der Schriftführer über gute Deutschkenntnisse verfügt und in der Lage ist, sachlich, lesbar und präzise zu formulieren. Zudem sollte er die Firmenstrukturen kennen und wissen, welche Themen im Meeting behandelt werden. Kenntnisse über die meisten Teilnehmer sind ebenfalls von Vorteil, da der Protokollführer deren Beiträge besser in Bezug auf Relevanz und Deutlichkeit bewerten kann. Der Protokollant muss fähig sein, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden.

Protokollführer sind nicht nur dafür verantwortlich, den Inhalt einer Sitzung zu notieren und wiederzugeben. Sie übernehmen oft auch inhaltliche Führungsaufgaben während der Diskussion. Beispielsweise fassen sie die Kernpunkte einer Diskussion nochmals für alle zusammen und führen eine ausufernde Debatte gegebenenfalls zurück zum Sitzungspunkt. Sie sind außerdem dafür verantwortlich, dass das Protokoll an Relevanz gewinnt für diejenigen, die es lesen.

Es ist sinnvoll, die Protokolle vorheriger Debatten zu kennen, da in manchen Diskussionen darauf zurückgegriffen wird. Wenn der Protokollant den Wortlaut vergangener Protokolle kennt oder blitzschnell aus einem mitgebrachten Ordner relevante Informationen ermitteln kann, ist das oft hilfreich für die anstehende Debatte zu einem Thema.

Der Protokollant hat die Tagesordnung vor sich. Er diskutiert mit, macht sich Notizen oder hält alles fest. Dabei kennt er die Geschäftsordnung sowie die Formalia, die für einen Schriftführer von Bedeutung sind.

Gesprächsprotokoll schreiben: Darauf sollte geachtet werden

Der Protokollant verfasst idealerweise das Protokoll unmittelbar nach jeder Sitzung.
Wichtige Fixpunkte, die jedes Gesprächsprotokoll enthalten sollte, sind

• Informationen über Ort und Zweck des Meetings
• gegebenenfalls Angaben über die Teilnehmer mit Kontaktdaten
• die Gliederung der Tagesordnungspunkte
• der Diskussionsverlauf zu jedem Thema der Tagesordnung
• gegebenenfalls Statistiken oder Diagramme
• die gefassten Beschlüsse und Entscheidungen
• die festgesetzten Zielvorgaben, Fristen und Termine.

Um als Protokollant alle relevanten Informationen im Gesprächsprotokoll zu erfassen, ist eine gute Vorbereitung sinnvoll. Sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Materialien bereitliegen, einschließlich Notizzettel oder Diktaphon. Bei wichtigen Meetings könnte es hilfreich sein, vorab ein thematisch geordnetes Formular zu erstellen, in das Sie die einzelnen Besprechungspunkte mit ausreichend Platz für Ihre Einträge eintragen.

Als Protokollführer benötigen Sie Konzentration und Aufmerksamkeit. Bei einem Gedächtnisprotokoll, das im Nachhinein verfasst wird, geht viel verloren. Deshalb schreiben Sie während der Sitzung mit. Alle Inhalte, Aufgabenverteilungen und Beschlüsse halten Sie mit den entsprechenden Namen fest. Dieser textliche Rohbau wird anschließend überarbeitet und in eine klare Form gebracht.

Der Vorteil des Nacharbeitens liegt darin, dass Sie Formulierungen präzisieren und stichwortartig Skizziertes näher ausführen können. Eigene Meinungsäußerungen bleiben dabei außen vor. Bewertungen von Diskussionsbeiträgen oder Beschlüssen nehmen Sie nicht vor.

Ebenso bleiben Emotionen aus dem Spiel – beschreibende Begriffe wie „eine erhitzte Diskussion“ oder „zähneknirschend nahm er die Projektleitung an“ haben in einem Gesprächsprotokoll keinen Platz.

Um alle Sachverhalte korrekt darzustellen, ist es sinnvoll, gegebenenfalls Nachfragen zu stellen. Diese sollten Sie idealerweise bereits während der Sitzung selbst formulieren, denn als Protokollführer sind Sie nicht nur teilnehmender Beobachter, sondern auch gleichberechtigter Diskussionsteilnehmer. Wenn es bei einem Thema argumentativ wild durcheinandergeht, helfen Sie, die Diskussion zu ordnen. Das kann zwar herausfordernd sein, da vieles unklar bleibt, wenn alle durcheinanderreden.

Ihre Aufgabe als Protokollant besteht darin, einen roten Faden zu finden oder die Diskussion auf das tatsächlich relevante Thema zurückzuführen. Sie fragen nach, was denn nun beschlossen werden soll. Seitenlange, ausufernde Endlosprotokolle sind nicht gewünscht. Nur das Wesentliche sollte enthalten sein. Um wichtige Informationen festzuhalten, können Sie die Sitzung mit dem Wissen der Beteiligten mitfilmen oder mit einem Diktaphon bzw. Tablet per Audio-Datei aufzeichnen. Auch ein digitales Protokoll ist erlaubt.

Es kann hilfreich sein, eine Statistik, die während der Sitzung präsentiert wurde, ins Protokoll aufzunehmen. Gelegentlich kann es auch sinnvoll sein, ein Gesprächsprotokoll von Telefonaten zu erstellen. In diesem Fall sind Erinnerungsprotokolle nützlich, die unmittelbar nach dem Telefonat angefertigt werden. Sie sollten dabei nur die Kernpunkte des Gesprächs mitnotieren.

Gesprächsprotokoll Vorlagen

Wenn Sie mit Word ein Gesprächsprotokoll erstellen möchten, können Sie eine der vielen Online-Vorlagen nutzen, die Microsoft Word zur Nutzung anbietet. hierfür müssen Sie nur in Word nach Onlinevorlagen suchen und „Protokoll“ eingeben.

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