11 nützliche Fähigkeiten für Ihren Bürojob

Um Karriere machen zu können, sollte Sie nicht nur über das nötige Fachwissen (die sogenannten Hardskills), sondern auch über weitergehende Fähigkeiten (Softskills) verfügen.

Welche Softskills sind besonders beliebt?

Softskills beschreiben Fähigkeiten, die über die beruflichen Kompetenzen hinausgehen. Denn nicht nur das Erlernte sollte jeden Tag aufs Neue abgerufen werden. Vielmehr ist es wichtig, dass auch Situationen gemeistert werden, die keine Inhalte der Ausbildung waren.

1. Teamfähigkeit

Teamfähigkeit wird in nahezu jedem Job gefordert. Denn nur wenn die Gruppe gut funktioniert, können die Ziele erreicht werden. Jedes Teammitglied sollte seine Rolle kennen und seine Erwartungen erfüllen. Denn wenn sich die einzelnen Angestellten nicht untereinander verstehen, bringt es auch nichts, wenn ein hohes Fachwissen vorhanden ist. Denn dann kann dieses eventuell nicht gänzlich abgerufen werden. In einem Team lassen sich gemeinsam neue Ideen und Lösungen entwickeln.

2. Kritikfähigkeit

Jeder Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber sollte Kritik annehmen, solange sie angebracht und konstruktiv ist. Wichtig ist, dass sie nicht persönlich genommen wird. Grundsätzlich kann ein Feedback dabei helfen, bestimmte Dinge zu verbessern. Nach einer geäußerten Kritik sollte zunächst überlegt werden, ob diese angebracht war. Sind die Argumente überzeugend, können sie dafür genutzt werden, um beim nächsten Mal besser zu agieren.

3. Flexibilität

Viele Chefs wünschen sich Angestellte, die nicht nur stumpf ihrem Beruf nachgehen, sondern stets flexibel sind. Wenn er also zum Beispiel eine etwas ungewöhnliche Bitte äußert, sollte diese nicht sofort ausgeschlagen und vom sogenannten Dienst nach Vorschrift Abstand genommen werden. Denn im Arbeitsalltag können immer Mal wieder neue Situationen entstehen, auf die dann dementsprechend reagiert werden muss. Und genau das verlangt ein Arbeitgeber, denn schließlich können sich jederzeit einige Änderungen ergeben.

Welche Hardskills helfen bei der täglichen Büroarbeit?

Hardskills bezeichnen alle fachlichen Kenntnisse und erworbenen Qualifikationen, die während der Berufslaufbahn gesammelt wurden. Somit handelt es sich zum Beispiel um Inhalte, die an der Universität, während einer Fortbildung oder auch in der Ausbildung erlernt werden können.

1. Sprachkenntnisse

Sprachkenntnisse können bei einem Büro sehr wichtig sein. Insbesondere dann, wenn auch mit internationalen Kunden kommuniziert werden muss, sollte zumindest sehr gut Englisch gesprochen werden. Vorteilhaft ist es, wenn die Grundlagen einiger weiterer Sprachen beherrscht werden, wie zum Beispiel Spanisch oder Italienisch. Wichtig ist, dass die Sprachen nicht nur gesprochen, sondern auch geschrieben werden können.

2. PC-Kenntnisse

In der heutigen Zeit gibt es sicherlich kein Büro mehr, in dem es keinen Computer gibt. Daher sollten ausreichende PC-Kenntnisse vorhanden sein, um alle Arbeiten erledigen zu können. Hierzu sollten Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) und eventuell auch SAP-Anwendungen beherrscht werden. Wichtig ist auch, dass mit dem von dem Unternehmen bevorzugten E-Mail-Programm umgegangen werden kann.

3. Branchenkenntnisse

Ebenso wichtig ist es, sich in der jeweiligen Branche gut auszukennen. So sollten Fachbegriffe und eventuelle spezifische Probleme bekannt sein.

Wie kann man am besten neue Fähigkeiten für den Job erlernen?

Es ist sehr zu empfehlen, sich beruflich stetig weiterzubilden. Gerade in einem Bürojob sollte mit der Zeit gegangen werden. Werden zum Beispiel erweiterte PC-Kenntnisse benötigt, sollten diese in einer freiwilligen Fortbildung erlernt werden. Hierfür kann zum Beispiel an einem Abendkurs nach der Arbeit teilgenommen werden.

Auf diese Weise lassen sich neue Aufgaben besser meistern. Zudem werden in großen Unternehmen auch regelmäßig interne Weiterbildungen angeboten. Auch diese sollten wahrgenommen werden, um auf mit der Zeit zu gehen und keine Neuerung zu verpassen. Wird ein neues Programm eingeführt, sollte dieses, wenn möglich, auch zu Hause genutzt werden, um es möglichst schnell zu beherrschen.

Welche Fähigkeiten sind für die Büroarbeit unabdingbar?

Wie bei jedem anderen Job gibt es auch bei der Büroarbeit einige sehr wichtige Fähigkeiten. Diese erleichtern den Arbeitstag und sorgen dafür, dass die gestellten Aufgaben schneller gemeistert werden können.

1. Selbstständiges Arbeiten

Grundsätzlich sollte eine Bürokraft den oder die Vorgesetzten entlasten. Daher ist ein eigenständiges Arbeiten sehr wichtig. Natürlich dauert es zunächst eine gewisse Zeit, bis alles beherrscht wird. Dann sollte allerdings möglichst selbstständig gearbeitet und die gestellten Aufgaben in Eigenregie erledigt werden. Allerdings bedeutet das nicht, dass es verboten ist, bei dem Vorgesetzten nachzufragen, wenn etwas unklar ist. Im Gegenteil, der Chef sollte immer ein offenes Ohr für seine Angestellten haben, um diesen bei eventuellen Problemen zu helfen.

2. Zeitmanagement

Auch Zeitmanagement ist bei einer Bürotätigkeit sehr wichtig. Insbesondere dann, wenn sehr viel zu tun ist, sollte genau geplant werden, wann welche Arbeiten erledigt werden sollen. So kann verhindert werden, dass ein zu großer Druck entsteht.

3. Computer- und Netzaffinität

Technisches Wissen wird immer wichtiger. Denn in der heutigen Zeit gibt es stetig diverse Neuerungen, die es zu beherrschen gilt. Dies gilt insbesondere für das Internet, denn die meisten Vorgänge finden heutzutage online statt. Daher sollte an diese Neuerungen aufgeschlossen und ohne Berührungsängste gegangen werden. Wer in der heutigen Zeit noch nicht computer- oder netzaffin ist, sollte es schnell werden.

4. Freundlichkeit

Da bei einem Bürojob direkter Kundenkontakt besteht, ist Freundlichkeit ein sehr wichtiger Punkt. Vor allem dann, wenn Telefonate entgegengenommen werden müssen. Durch eine freundliche und aufgeschlossene Art gestalten sich Vertragsverhandlungen und Verkaufsgespräche deutlich einfacher.

Nicht selten findet die erste Kontaktaufnahme per Telefon statt. Und wenn hierbei eine unfreundliche oder unhöfliche Art an den Tag gelegt wird, kann es passieren, dass es zu keiner Zusammenarbeit kommt. Denn der Gesprächspartner und potenzielle Kunde projiziert dann diesen ersten negativen Eindruck eventuell auf das gesamte Unternehmen. Daher sollte jedem Mitarbeiter bewusst sein, dass er dieses bei den einzelnen Gesprächen repräsentiert.

5. Kommunikationsfähigkeit und souveränes Auftreten

Eine Bürokraft stellt sozusagen die Schaltzentrale eines Unternehmens dar. Denn sie muss die verschiedenen Vorgänge zwischen den Kollegen, den Vorgesetzten und auch den Kunden koordinieren. Daher wird hierbei ein gewisses Maß an diplomatischem Geschick benötigt. Hierbei ist ein sicheres und souveränes Auftreten von Vorteil, um die verschiedenen Parteien zusammenzubringen. Damit dies klappt, sollte ein passender Ton gewählt werden. Insbesondere dann, wenn auch die Kunden in das Büro kommen, spielt ein souveränes Auftreten eine sehr wichtige Rolle.