Online-Meeting: Darauf sollten Sie achten

Online-Meeting – worauf man achten sollte: Die Webkonferenz oder das Online-Meeting finden in Unternehmen zur Zeit weite Verbreitung. Durch die Corona-Pandemie gehen die Betriebe immer mehr dazu über, virtuelle Treffen zu organisieren. Aber auch schon vor Covid-19 waren die digitalen Konferenzen ein beliebtes Mittel, wenn mehrere Niederlassungen zeitnah in Kontakt treten sollten. E-Mail und Telefon reichen oft nicht aus, größere Arbeitsgruppen verlangen oft nach ergänzenden Möglichkeiten. Denn die Firmen legen großen Wert auf eine optimierte Abstimmung der verschiedenen Teams und eine flexible Zusammenarbeit.

Mit der Video-Konferenz sind auch Mitarbeiter, die am Firmensitz nicht präsent sind, optimal eingebunden. Viele verrichten ihre beruflichen Tätigkeiten zur Zeit im Home-Office, und auch der Außendienst ist mit der fortschrittlichen Kommunikationsform besser informiert und stets auf dem Laufenden.

Aber die Präsentation vor der Kamera ist zunächst ungewohnt. Soll die Webkonferenz schließlich als zielführend angesehen werden, gilt es, einige Grundregeln zu beachten. Das betrifft sowohl den Organisator des Events als auch jeden einzelnen Teilnehmer.

Die Vorbereitung ist die Grundlage des Erfolgs

Wie bei analogen Konferenzen ist eine gute Vorbereitung auch im Internet wesentlich für die Effizienz eines Meetings. Mit einem ausreichenden zeitlichen Vorlauf stellt der Organisator oder Teamleiter allen Teilnehmern eine dezidierte Agenda zur Verfügung. Damit stellt er sicher, dass sich alle optimal vorbereiten können. Dem Präsentierenden dient die Agenda außerdem als Leitfaden während der Konferenz, strukturiert den Ablauf, damit die Sitzungen produktiv bleiben.

Besonders der Seminarleiter sollte sich auf seine Aufgabe optimal vorbereiten. Dabei geht es nicht nur um die Inhalte der Veranstaltung, sondern auch um den technischen und praktischen Aspekt. Die Verbindung zum Internet muss störungsfrei funktionierten, die Meeting-Tools sollten bekannt sein. Wer erst lange überlegt, welche Funktion sich hinter dem jeweiligen Button verbergen mag, kann nicht mit einem hochwertigen Meeting rechnen.

Fasse dich kurz

Wie auch in einer normalen Besprechung lässt in einer virtuellen Veranstaltung die Aufmerksamkeit der eingeladenen Teilnehmer im Verlauf etwas nach. In der digitalen Welt kann sogar früher Desinteresse oder gar Langeweile aufkommen, denn die Mitarbeiter sind weniger gebunden durch die tatsächliche Präsenz der Kollegen. Komplexe Sachverhalte setzen eine erhöhte Konzentration voraus, deshalb kann eine Aufteilung in Themen-Segmente sinnvoll sein. Dabei sollten die einzelnen Sitzungen kurz bleiben und eine Dauer von 45 Minuten nicht überschreiten.

Abwechslung schaffen durch Interaktion

Der Mangel an physischer Nähe kann bei einzelnen Teilnehmern sogar dazu führen, dass sie sich privat beschäftigen und den E-Mail-Verkehr bearbeiten. Der Leiter des Meetings kann derartige Probleme unterbinden, indem er die Teilnehmer durch ein gezieltes Nachfragen aktiv einbindet. Oder er initiiert einen Dialog oder sogar eine Kontroverse zwischen den Teilnehmern. Auf diese Weise ist für Abwechslung und einen spannenden Diskussionsverlauf gesorgt, der die Mitarbeiter wieder auf das Thema des Meetings fokussiert. Denn ein Teilnehmer, der das Gefühl hat, wirklich zu partizipieren anstatt passiv die Präsentation zu konsumieren, bleibt aufmerksam und im Thema.

Online-Meeting: Alles eine Frage der Technik

Der wesentliche Unterschied zu herkömmlichen Konferenzen liegt jedoch in der technischen Ausstattung der Online-Meetings und ihrer Anwendung. Oft gehen Teilnehmer und der Gastgeber unbekümmert an die Aufgabe heran und verlassen sich auf das störungsfreie Funktionieren von Ton und Bild. Aber jede Technik hat ihre Tücken, mindestens muss ausreichend Zeit eingeplant werden, weil noch zusätzliche Komponenten zu installieren sind.

Der Hintergrund: Spartanisch oder bunt?

Wer zum ersten Mal mit der internen Webcam sein Konterfei ansieht, wird meist mit einer unorganisierten Situation konfrontiert. Besonders der Hintergrund wirkt entweder unaufgeräumt oder zu privat und nicht vorzeigbar. Will man an einer Video-Konferenz teilnehmen, sind solche irritierenden Begleitumstände hinderlich. Die persönlichen Vorlieben entscheiden aber am Ende, an welcher Stelle am Arbeitstisch oder der Wohnung die Bilder aufgenommen werden.

Aber es sollte auf jeden Fall eine bewusste Entscheidung sein. Manche bevorzugen eine weiße Wand mit wenigen persönlichen Elementen, andere nutzen die Greenscreen-Technik, um Landschaftsbilder oder bunte Animationen im Hintergrund einzublenden. Der Anlass entscheidet, welche Atmosphäre die richtige ist, und der individuelle Geschmack. Wichtig bleibt aber, dass die Persönlichkeit des Teilnehmers im Vordergrund stehen sollte und das Interieur nicht zu sehr ablenkt.

Die Kamera: Alles eine Frage der Perspektive

Sowohl die im Laptop integrierte Kamera als auch die Webcam auf dem PC sind nie „auf Augenhöhe“. Deshalb entsteht kein Blickkontakt mit den anderen Teilnehmern, der Blick geht immer etwas schräg nach oben oder unten. Bei Meetings ist eine Kamera auf einem Stativ immer die bessere Lösung. Ist sie mittig vor dem Bildschirm platziert und korrekt ausgerichtet, schaut man den Gesprächspartner sehr natürlich an, was die Aufmerksamkeit garantiert.

Manchmal kann ein Stativ nicht genutzt werden oder ist nicht greifbar, dann bleibt die Kamera auf dem Schreibtisch, aber mit einer zusätzlichen Erhöhung. Bücher bieten sich hier als Unterlage an oder andere passende Utensilien, die für eine ideale Höhe der Kamera sorgen.

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Im Licht stehen

Das Online-Meeting vergleichen viele mit einer Bühne. Und auf den „Brettern der Welt“ kommt es ganz wesentlich auf die richtige Beleuchtung an. Sehr natürlich wirkt Tageslicht, deshalb ist ein Platz vor einem Fenster eine gute Wahl für die Aufnahme. Das natürliche Licht hellt das Gesicht auf, einen ähnlich positiven Effekt erzielt man mit Videoleuchten. Aber auch dann muss der Lichteinfall stimmen und sollte von vorne kommen. Ansonsten bleibt eine Gesichtshälfte dunkel, was einen hochgradig unprofessionellen Eindruck hinterlässt.

Der gute Ton

Zwar stellt der Laptop neben der Kamera auch ein Mikrofon zur Verfügung, aber die Tonaufnahme ist mit einem externen Gerät meist besser. Wer in ein Headset investiert, bekommt den Ton unmittelbar auf den Computer. Rückkopplungen und Nebengeräusche bleiben außen vor, die Sprache bleibt klar und verständlich. Zur Sicherheit sind aber die eigenen Lautsprecher unbedingt auszuschalten, sonst kommt es zu Pfeifgeräuschen und einem unangenehmen Hall. Wenn mit einem Headset alle Störungen vermieden werden, können die Teilnehmer des Meetings den Ausführungen besser folgen.

Viel einfacher ist es jedoch, sich auf eine oft ungenutzte technische Komponente zu besinnen: Den Aus-Knopf. Auch das Mikrofon kann man stumm schalten, so kommen mögliche Hintergrundgeräusche bei den Teilnehmern erst gar nicht an.

Präsent und überzeugend

Der Platz am Schreibtisch wirkt immer etwas privat und zurückgenommen. Bei vielen Gelegenheiten passt diese Sitzhaltung zwar, eine Präsentation benötigt aber auch einen starken Auftritt, und eine entsprechende Präsenz entwickelt sich nur im Stehen. Gestik und Mimik entstehen dann ganz natürlich und unterstreichen die Inhalte. Das Ambiente ist die Bühne des Vortragenden, der bewusst gewählte Hintergrund, die Kameraposition und die Beleuchtung sollten auch bei einer Bewegung des Redners alles gut sichtbar lassen. Auf einem kleinen Stehpult oder Notenständer sind Laptop und die Unterlagen nicht sichtbar untergebracht.

Kleider machen Leute

Bei einer Präsentation im Stehen kommt das Business-Outfit in seiner kompletten Ausstattung zum Einsatz. Sitzt man vor der Kamera, reicht es, wenn nur die sichtbaren Kleidungsstücke dem Business-Stil entsprechen. Grundsätzlich erwarten die Kollegen beim Online-Meeting eine etwas legere Variante, schnell wirkt ein aufwendiges Outfit als overdressed. Wenn beim Live-Meeting Krawatte und Anzug üblich sind, verzichten viele in der Videokonferenz gerne auf den Schlips. Und die Damenwelt trägt statt dem Business-Kostüm gerne ein gleichwertiges Shirt. Wie im Alltag gilt aber auch im Meeting: Wer im Turnzeug vor der Kamera erscheint, hat sein Thema nicht im Griff.

Die Situation einer virtuellen Präsentation ist eine völlig andere als ein Vortrag im Konferenzraum oder auf einer Bühne. Ein langatmiger Monolog wirkt im Internet umso deplatzierter, deshalb besinnt sich der überzeugende Redner auf die Publikumsbeteiligung. Kurze Zwischenfragen lockern die Atmosphäre, wenn der Vortragende sein Publikum dazu animiert und seine Reaktion geduldig abwartet. Gegen Ende erfolgt eine knackige Zusammenfassung des Vortrags und eine launige Verabschiedung.

Ordnung halten auch im Internet

Dass der Schreibtisch einen ordentlichen Eindruck macht, muss nicht besonders besprochen werden. Meist sind Bereiche für den oder die Gesprächspartner einsehbar, aber man selber wähnt sich weiter unbeobachtet im gewohnten personalisierten Chaos. Peinlich kann es werden, wenn auf dem Desktop des Computers nicht nur die Arbeitsunterlagen abgelegt sind. Private Fotos oder Dokumente haben hier nichts zu suchen, wenn die Teilnehmer aus Versehen mit dem Desktop-Sharing tiefere Einblicke in die Materie nehmen können.

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