Desk Sharing: Vorteile, Nachteile + Regeln im Büro

Desk Sharing: Kann das funktionieren? Worum geht es dabei? Und was sind die Vor- und Nachteile einer solchen Arbeitsweise? Diese Fragen klären wir in diesem Beitrag. In Zeiten, in denen das Homeoffice und das shared Office sich immer mehr zur Normalität entwickelt, sind die Ansätze für neue Dynamiken in der Arbeitswelt eine interessante Möglichkeit für neue Entwicklungen. Ein gutes Beispiel dafür ist das sogenannte Desk Sharing: Arbeitsplätze, die man sich mit Kollegen aus anderen Schichten teilt.

Desk Sharing: Das wichtigste auf einen Blick

• Durch Desk Sharing sind Mitarbeiter in der Lage, ihren Arbeitsplatz im Unternehmen täglich flexibel zu wählen.
• Der regelmäßige Kontakt zu unterschiedlichen Kollegen fördert den kreativen Austausch und unterstützt die Entwicklung innovativer Ideen.
• Desk Sharing erfordert spezielle Anforderungen an Arbeitsabläufe, technische Ausstattung und die Fähigkeit der Mitarbeiter zur Selbstorganisation.

Desk Sharing: Was ist das und wie funktioniert es?

Während es bisher die Normalität für viele Arbeitnehmer war, dass sie sich ins Büro begeben und an den eigenen Schreibtisch setzen, ist es vor allem die Start-Up-Szene, die neue Vorgaben kreiert und das Desk-Sharing lebt.

Beim Desksharing – auch als „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ bezeichnet – handelt es sich um eine innovative Organisationsform, bei der Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro täglich variieren können. Dieses Konzept verspricht Unternehmen mehr Flexibilität und Kosteneinsparungen durch optimalen Platznutzung. Es basiert auf dem Hot Bunking-Konzept, das Matrosen auf hoher See nutzten, und wurde dank der Tech-Giganten aus dem Silicon Valley wie Google oder Facebook bekannt und beliebt.

Die Idee hinter dem Desk Sharing kam recht schnell auf, als sich die Start-Ups angesichts von begrenzten Arbeitsplätzen dazu entscheiden mussten, dass kein Platz von einem einzelnen Mitarbeiter belegt sein muss. Aus der Not erwuchs eine Tugend, die ein komplett neues Arbeitsprofil mit Vor- und Nachteilen ermöglicht hat.

Beim Desk Sharing arbeiten die Mitarbeiter nicht an fest zugeteilten Plätzen, sondern an dem Arbeitsbereich, der gerade frei ist.

Desk Sharing: Vorteile

Wenn mehr Angestellte als Arbeitsplätze vorhanden sind, müssen die Unternehmen eine andere Regelung finden. Das Desk Sharing ist dabei nicht nur ein erster Ansatz, es verspricht neue Möglichkeit für die Dynamiken innerhalb der Teams und viele zusätzliche Vorteile. Schauen wir uns doch einmal diese Vorteile genauer an:

1. Kosten- und Platzersparnis: Unternehmen sparen durch das Desk Sharing auch an einer der teuersten Ressourcen: Bürofläche. Das ist besonders für schnell wachsende Startups interessant, da diese Ressourcen an anderer Stelle sinnvoller genutzt werden können.
2. Steigerung der Produktivität: Durch Desk Sharing verbessern Mitarbeitende ihre Fähigkeit zur Selbstorganisation und können ihre Arbeit effektiv planen, sowohl räumlich als auch zeitlich. Dadurch steigt die Zufriedenheit und letztendlich auch die Produktivität.
3. Kreatives Arbeiten und neue Synergien: Wenn man sich ständig an verschiedenen Arbeitsplätzen befindet und immer wieder neue Kollegen aus verschiedenen Abteilungen am Nachbartisch sitzen, entstehen viele neue Kontakte und Gespräche. Das fördert den Austausch von Ideen und ermöglicht neue Perspektiven. Man kann dadurch auf kreative Lösungen kommen und neue Ideen entwickeln.
4. Chancengleichheit: Beim Desk Sharing haben alle Mitarbeiter die gleichen Möglichkeiten bei der Wahl ihres Sitzplatzes, unabhängig von ihrer Position im Unternehmen. Dadurch entsteht ein faireres Arbeitsumfeld, in dem alle die gleichen Chancen haben.

Desk Sharing: Nachteile

Obwohl es viele Ansätze gibt, die einen vorteilhaften Effekt aus dem Desk Sharing versprechen, darf man natürlich nicht vergessen, dass es ausreichend Argumente gegen den Einsatz vom Desk Sharing gibt.

1. Zeitaufwand: Bei Desk Sharing benötigt man zusätzliche Zeit für die tägliche Suche nach einem freien Arbeitsplatz oder für die Buchung / Planung über entsprechende Software. Diese Zeit könnte anderweitig für die eigentlichen Aufgaben genutzt werden, wenn man einen festen Arbeitsplatz hätte.
2. Verringerter Teamzusammenhalt: Durch Desk Sharing können Teams räumlich voneinander getrennt sein und verstärkt auf den digitalen Informationsaustausch angewiesen sein. Dies lässt den Teamgeist schwächer werden und erfordert möglicherweise Maßnahmen, um dies auszugleichen.
3. Erhöhter Stress: Die Suche nach einem freien Sitzplatz und wechselnde Sitznachbarn können bei einigen Mitarbeitern Stress verursachen. Es besteht zudem die Möglichkeit, dass sich in der Praxis unpassende Sitzplatzkombinationen ergeben.
4. Barrierefreiheitserfordernisse: Desk Sharing ist nicht optimal für Mitarbeitende mit körperlichen Einschränkungen geeignet.
5. Technische Voraussetzungen: Die technischen Gegebenheiten und die Ersteinrichtung ist Aufwändiger.

Desk Sharing ist also in vielen Betrieben vor allem eine Frage der richtigen Kommunikation. Schließlich geht es darum, dass die Mitarbeiter die höchste Effizienz erzielen. Wenn man am Morgen erscheint und der Arbeitsplatz belegt ist, sollte der Mitarbeiter sich einfach an einen anderen Arbeitsplatz bewegen. Das Umdenken ist trotzdem nötig.

Desk Sharing: Beispiele und Branchen

Desk Sharing bietet sich insbesondere für Unternehmen an die in diesen Bereichen oder mit diesen Systemen arbeiten:

1. Unternehmen in digitalen Branchen (IT, Medien, Telekommunikation): In diesen Branchen wird überdurchschnittlich viel digitalisiert und daher ist die Umsetzung des Desk Sharing deutlich einfacher zu realisieren.
2. Unternehmen mit Schichten und flexible Arbeitszeiten: Wenn zum Beispiel Mitarbeiter in zwei Schichten den gleichen Arbeitsplatz nutzen, sollte es kein Problem geben, wenn mit dem Desk Sharing Prinzip gearbeitet wird. Sie profitieren von dem Platz, der in zwei Schichten an einem Arbeitsplatz erledigt werden kann. Das gleiche gilt, wenn flexible Arbeitszeiten im Unternehmen gelten. Hier ist jedoch deutlich mehr Planung gefordert.
3. Viele Außendienstmitarbeiter: Bei Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter gelegentlich ins Unternehmen kommen, kann über das Desk Sharing ein eigener Bildschirmarbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Das Desk Sharing bietet besonders für junge, digitale Unternehmen ohne große Büroflächen einen neuen Ansatz, mit dem man sich in Hinblick auf die organisatorische und finanzielle Planung beschäftigen kann.

Als prominente Beispiele für den Einsatz von Desk Sharing gelten Unternehmen wie Facebook und Google. Beide haben bestätigt, das Konzept des Desk Sharing zu nutzen. Zudem verwenden viele andere, große Technologieunternehmen Desk Sharing, um kreative Köpfe zusammenzubringen und innovative Produktideen zu generieren.

Desk Sharing: Technische Voraussetzungen

Bei der Implementierung von Desk Sharing sind einige technische Anforderungen zu berücksichtigen. Die Wichtigsten Aspekte haben wir für Sie zusammengefasst:

1. Arbeitsplatzbuchungssystem: Ein effizientes Buchungssystem ist notwendig, um Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihren Arbeitsplatz flexibel zu planen und zu reservieren. Dieses System sollte einfach zu bedienen sein und eine klare Übersicht über die verfügbaren Plätze bieten, da es sonst zu Problemen bei der Planung kommt.
2. Elektronische Zugangskontrolle: Um den Zugang zu den unterschiedlichen Arbeitsplätzen zu ermöglichen, ist eine elektronische Zugangskontrolle erforderlich. Dies kann beispielsweise durch Kartensysteme oder digitale Schlüssel erfolgen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter in bestimmte Arbeitsbereiche gelangen.
3. IT-Infrastruktur: Eine zuverlässige IT-Infrastruktur ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsplätze mit den notwendigen technischen Ressourcen ausgestattet sind. Dazu gehören beispielsweise Docking Stationen oder Terminals, stabile Internetverbindungen, Telefon- und Videokonferenzsysteme sowie die ausreichende Stromversorgung für elektronische Geräte.
4. Datensicherheit: Da verschiedene Mitarbeiter einen Arbeitsplatz nutzen, ist es von großer Bedeutung, dass geeignete Maßnahmen zum Schutz von Unternehmensdaten und sensiblen Informationen ergriffen werden. Dies umfasst die Implementierung von wirksamen Sicherheitsrichtlinien, Zugriffsbeschränkungen und verschlüsselten Datenübertragungen.
5. Technischer Support: Ein zuverlässiger technischer Support ist wichtig, um mögliche technische Probleme schnell und effizient zu lösen. Dies ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf und minimiert störende Unterbrechungen.
6. Individuell einstellbare Büroausstattung: Damit das Desk Sharing nicht zur Gesundheitsfalle wird, sollte jeder Arbeitsplatz individuell an den Nutzer anpassbar sein. Wir empfehlen insbesondere die Nutzung von höhenverstellbaren Schreibtischen, Bürostühle mit Gesichtseinstellung und Monitorarme um den Arbeitsplatz schnell auf den Anwender anzupassen.

Indem diese technischen Voraussetzungen gewährleistet werden, kann das Desk Sharing-Konzept erfolgreich umgesetzt werden, um Mitarbeitern das flexibles Arbeiten zu ermöglichen und die Effizienz zu steigern.

Unser Fazit zum Desk Sharing

Desk Sharing ist ein innovatives Konzept, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitsplätze effizienter zu nutzen und Kosten zu sparen. Es ermöglicht den Mitarbeitern, flexibel zwischen verschiedenen Schreibtischen zu wechseln, je nach Bedarf und Aufgabenstellung. Dadurch wird nicht nur Platz gespart, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams gefördert.

Allerdings sollte bei der Umsetzung von Desk Sharing darauf geachtet werden, dass genügend Infrastruktur vorhanden ist, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Desk Sharing ist also eine zeitgemäße Lösung für Unternehmen, die flexibles Arbeiten und moderne Bürokonzepte umsetzen möchten.

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