Aufbewahrungspflichten für Unternehmen

In einer Mappe findet man eine Eingangsrechnung aus dem Jahr 2014. Kann man die Rechnung, die bereits zehn Jahre alt ist, nun in den Papierkorb werfen oder muss sie noch aufgehoben werden? Was soll man mit den ganzen Kaufverträgen, Versicherungspolizzen oder auch Geschäftsverträgen machen? Wer unsicher ist, wie lange er welche Belege oder Unterlagen aufheben soll, ist gut beraten, wenn er sich mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten befasst. Für fast jedes Dokument, das irgendwie in Verbindung mit dem Unternehmen steht, gelten nämlich unterschiedliche Aufbewahrungspflichten und auch -fristen.

Warum müssen Unternehmen diverse Belege aufheben?

Die wohl häufigste Ursache, weshalb Unterlagen oder Dokumente aus zurückliegenden Geschäftsabwicklungen benötigt werden, ist die Betriebsprüfung von Seiten des Finanzamtes. Aber Unterlagen oder Dokumente müssen nicht nur dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden – mitunter geht es auch um rechtliche Angelegenheiten, sodass die Papiere als Beweise vorgelegt werden können.

Auch wenn die Aufbewahrungspflicht gerne als bürokratische Last verstanden wird, kann sie aber auch zum wertvollen Gut für den Unternehmer werden; vor allem auch dann, wenn es sich um Versicherungen oder etwaige Garantien handelt. Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist immer mit dem Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument angefertigt wurde. Das heißt: Wurde die Rechnung am 1. Juni 2016 erstellt, so muss diese bis zum 31. Dezember 2026 aufgehoben werden – nach Ablauf der Frist bleibt es dem Unternehmer überlassen, ob er die Rechnung weiterhin aufhebt oder entsorgt.

Die Länge der Aufbewahrungspflicht hängt dabei immer vom Dokument ab. In der Regel handelt es sich fast immer um sechs oder zehn Jahre; nur wenige Dokumente müssen für die Ewigkeit aufgehoben werden – so etwa Grundstücksdokumente.

Dokumente müssen lesbar bleiben

Natürlich stellt sich für viele Unternehmer die Frage, wie sie das Dokument aufbewahren sollen. In der Regel spielt es keine Rolle, ob man die Belege in einer Mappe ordnet oder digitalisiert. Wichtig ist nur, dass im Zuge der digitalen Archivierung darauf geachtet wird, dass die Unterlagen lesbar und zudem auch verarbeitungsfähig bleiben.

Elektronische Unterlagen, so etwa E-Mails, sollten immer in elektronischer Form aufbewahrt werden. Wird per E-Mail eine Rechnung übermittelt, so ist die E-Mail aber nur als Lieferant zu sehen – der Unternehmer muss in diesem Fall nur die Beilage, also die Rechnung, aufheben; die E-Mail kann also sehr wohl gelöscht werden. Anders ist es hingegen, wenn es sich um eine geschäftliche Vereinbarung hält, die ausschließlich per E-Mail kommuniziert wurde.

Trägt die E-Mail nämlich zum Verständnis der Geschäftsbeziehung bei, so muss diese in weiterer Folge ebenfalls aufbewahrt werden. Zudem müssen Unternehmer darauf achten, dass sie sich vor Datenverlust absichern. Das heißt, von den Unterlagen, die archiviert wurden oder nur ausschließlich auf dem Computer zu finden sind, sollte es Kopien auf anderen Festplatten oder mitunter auch auf USB-Sticks oder diversen SD-Karten geben.

Am Ende bleibt es dem Unternehmer überlassen, für welches Absicherungsmodell er sich entscheidet – es spielt auch für das Finanzamt keine Rolle, sofern die Daten vorhanden sind.

Auf der Suche nach dem richtigen System

Es geht aber auch um die Erstellung eines Systems, sodass die Dokumente schnell gefunden werden können. Mitunter können die Unterlagen nach Art (Rechnung, Garantie) sortiert werden; empfehlenswert sind für Unternehmen Aktenschränke oder Hängeregistrautrschränke zur Aufbewahrung, da Box-Systeme oftmals für Unordnung sorgen. Wer seine Ordner in Schränke aufbewahrt, diese beschriftet und zudem darauf achtet, dass die Dokumente und Belege gleich einsortiert werden, der wird am Ende keine Probleme haben, wenn es darum geht, einen bestimmten Belege zu finden.

Werden Rechnungen oder Dokumente in Boxen untergebracht, so entsteht – vor allem dann, wenn es sich um viele Belege handelt – eine mit der Zeit nicht mehr unter Kontrolle bekommende Unordnung. Fakt ist: Ordnung ist das halbe Leben – wer schon von Anfang an darauf achtet, dass die Belege sortiert werden, wird am Ende keine Schwierigkeiten haben, wenn er bestimmte Unterlagen benötigt.

Kann die Aufbewahrungsfrist verlängert werden?

Sehr wohl gibt es Fälle, in denen es durchaus sinnvoll ist, wenn man die Aufbewahrungsfrist verlängert. Schlussendlich besteht die Möglichkeit, dass die Festsetzungsfrist die Aufbewahrungsfrist für ein Dokument übersteigt. In der Regel liegt die Festsetzungsfrist bei vier Jahren, wobei der Fristlauf immer mit dem 1. Januar nach jenem Jahr beginnt, in dem der Unternehmer die Steuererklärung eingereicht hat.

Es kommt etwa dann zu einer Verlängerung der Frist auf fünf Jahre, wenn von Seiten des Finanzamtes eine sogenannte „leichtfertige Steuerverkürzung“ festgestellt wurde (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO). Die Frist kann sich auch aber auf zehn Jahre verlängern, sofern das Finanzamt festgestellt hat, dass es sich um Steuerhinterziehung handelte (Straftat nach § 370 AO). Somit kann es im Extremfall dazu führen, dass Dokumente 14 Jahre lang aufgehoben werden müssen.

In diversen Fällen ist es auch ratsam, wenn Unterlagen über die vorgeschriebene Frist aufbewahrt werden – so etwa, wenn das Finanzamt eine Außenprüfung begonnen hat, die Außenprüfung abgeschlossen wurde, der Unternehmer jedoch Einspruch einlegen will oder es mitunter Ermittlungen aufgrund strafrechtlicher Aspekte gibt.

Welche Dokumente müssen für mindestens zehn Jahre aufgehoben werden?

Diese Unterlagen sollte Sie mindestens zehn Jahre aufheben:

• Abschreibungen
• Bankbelege
• Bilanzen (inklusive Konten und Bücher)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
• Jahresabschlüsse (inklusive Erläuterungen und Anhang)
• Lizenzunterlagen
• Reisekostenabrechnungen
• Spendennachweise
• Stornobelege oder auch Zollbelege

Welche Dokumente müssen für mindestens sechs Jahre aufgehoben werden?

Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gibt es etwa für:

• eingegangene Auftragsbestätigungen
• Finanzberichte
• Leasingunterlagen
• Pachtunterlagen
• Sozialversicherungsunterlagen
• Versicherungspolicen und -verträge

Wer sich unsicher ist, sollte die Dokumente immer für zehn Jahre aufheben.

Nicht jedes Papierstück muss von Seiten des Unternehmens aufgehoben werden

Natürlich gibt es auch zahlreiche Unterlagen und Belege, die sofort in den Papierkorb wandern können. Dazu gehören etwa Angebotsschreiben, die von Seiten des Kunden nicht angenommen wurden – also auftragslos geblieben sind. Auch Anwesenheitslisten, sofern sie nicht zu der Lohnbuchhaltung gehören, können sofort entsorgt werden.

Des Weiteren kann der Unternehmer auch Monats-, Quartals- und auch die Halbjahresbilanzen und interne Kontroll-, Kosten- und Verrechnungsbelege, ausschließlich statistische Unterlagen und Berichte, so etwa Finanzpläne oder Umsatzerwartungsberichte, dann entsorgen, nachdem er sie nicht mehr persönlich benötigt. Auch Kalkulationen, die steuerlich nicht relevant sind, müssen nicht aufgehoben werden. Aber auch in diesen Fällen gilt – ist der Unternehmer mitunter unsicher, sollte er die Dokumente dennoch aufheben.