Digitalisierung? Beginnen Sie vor der eigenen Haustüre.

Digitalisierung ist in aller Munde. Die Presse ist voll mit Superlativen zu DEM neuen Megatrend. In sämtlichen PowerPoints versuchen Unternehmen momentan zu manifestieren, wie dieser Trend dem eigenen Geschäftsmodell hilft, die Schallmauer zu durchbrechen. Und der Blick konzentriert sich meist auf den Markt, neue Absatzkanäle und value added services. Um die Umsätze mit dem Ei des Kolumbus in neue Dimensionen zu katapultieren.

Dabei ist Digitalisierung weit mehr. Die großen Potenziale und „low hanging fruits“ finden sich meist in der Digitalisierung von internen Prozessen. Und damit wurde schon längst vor der Digitalisierungs-Welle begonnen. Jetzt gilt es daran anzuknüpfen und die Entwicklungen weiter zu forcieren.

Arbeitsorganisation als wichtiges Handlungsfeld der Digitalisierung

Ein Bereich, dem bisher wenig Aufmerksamkeit geschenkt wurde, ist die Arbeitsorganisation. Mit der Konsequenz von „Silodenken“ am Arbeitsplatz oder in der Abteilung, intransparenten Entscheidungsprozessen, hohen Suchzeiten, Doppelarbeiten und wenig Nachhaltigkeit in der Umsetzung von Maßnahmen. Gepaart mit der „immer schneller, immer mehr“-Mentalität, die sich aus dem dynamischen Fortschritt ergibt, führt das zusätzlich zu immer stärkeren Arbeitsbelastungen für den einzelnen Mitarbeiter mit all den negativen Konsequenzen für Gesundheit und Produktivität.
Nicht aus technischer Sicht besteht das Problem. Da sind die Weichen in vielen Unternehmen schon längst gestellt. Sondern aus Sicht der Mitarbeiterkompetenz.

Technik ist vorhanden, Kompetenz hinkt hinterher

Häufig ist jede Abteilung oder gar jeder Mitarbeiter auf sich selbst angewiesen, die Informationsflut zu bewerkstelligen. Und dieses Hamsterrad führt immer tiefer und tiefer in die Intransparenz und wird für Unternehmen am langen Ende zum großen Problem durch wachsenden Kostendruck.

Eine Studie der AKAD-Hochschule Leipzig und Büro Kaizen aus dem Jahr 2013 belegt, dass diese Situation 20% Effizienz im Unternehmen vernichtet. Das ist eine große Menge. Machen Sie sich klar, dass von durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Mitarbeiter im Jahr nur 176 Arbeitstage produktiv sind. 44 Tage werden verschenkt. Umgerechnet auf Gehälter kommen da schnell signifikante Kostenpotenziale zustande, die heute noch nicht gehoben werden.

Best Practice: Mit der Symbiose von Outlook und OneNote zur digitalen Arbeitsorganisation

Für die persönliche und übergreifende Arbeitsorganisation werden in vielen Unternehmen Outlook und OneNote eingesetzt. Diese Programme bieten – vor allem in Kombination – einen reichhaltigen Fundus an effizienzsteigernden digitalen Bausteinen. Der Nutzungsgrad dieser Bausteine ist aber bisher kaum ausgeschöpft und in verbindliche Arbeitsplatz- sowie Abteilungsspielregeln überführt.

Ein einfaches Beispiel dafür ist die Einrichtung von automatischen Regeln in Outlook. Im Beitrag „Outlook Regeln – in nur 11 Schritten zum Postfachmeister!“ finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dabei vorgehen können. Und alleine dieser einfache Baustein wird Ihre Effizienz um ein Vielfaches beflügeln.

Auch das bisher kaum bekannte Notizprogramm OneNote von Microsoft lässt sich perfekt zur Effizienzsteigerung nutzen. Wie das Programm Ihre Besprechungen zu neuem Schwung verhilft, lesen Sie im Beitrag „Mit OneNote werden Ihre Meetings in 3 Schritten zum Umsetzungsmotor“.

Neben diesen einfachen und isolierten Beispielen birgt jedoch die Kombination beider Programme das größte Potenzial für Ihre Effizienz im Unternehmen. Erfahren Sie unter „Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook“, welche Stärken die beiden Microsoft-Programme miteinander vereinen können.

Wenn Sie mehr über die Potenziale der digitalen Arbeitsorganisation erfahren oder dieses Handlungsfeld in Ihre Digitalstrategie aufnehmen möchten, empfehlen wir Ihnen einen Kontakt zu Jürgen Kurz von Büro Kaizen. Der – laut Süddeutsche Zeitung – „Experte für Effizienz im Büro“ steht Ihnen bei tiefergehenden Fragen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Autoreninformationen
Der Bestseller-Autor Jürgen Kurz („Für immer aufgeräumt“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital“) ist Geschäftsführer der tempus GmbH und berät im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen.

Auf seiner Webseite www.buero-kaizen.de gibt es kostenlose Checklisten, Tipps und hilfreiche Praxisbeispiele als Download.

Marcel Miller ist der Experte für digitale Effizienz.

Er hat die Prinzipien der „Für immer aufgeräumt“-Methode zusammen mit Jürgen Kurz auf den digitalen Bereich übertragen. Als Key-Account-Manager, Senior Consultant und lizenzierter TEMP-Trainer liegen seine Schwerpunkte unter anderem in den Bereichen Zeitmanagement mit Outlook und Wissensmanagement mit OneNote