Zeigt her eure To-do-Listen! (Blogparade)

Selbstständig im Netz ist wieder mit einer spannenden Blogparade am Start und widmet sich diesmal dem Thema To-Do-Listen im Alltag. Hier und da habe ich ja bei uns im Blog schon einmal das Thema Zeitmanagement und To-Do-Listen angerissen, jedoch nur grob. Vorab – ich bin kein Experte für die Optimierung von Arbeistabläufen und Todo-Listen. Ich selber habe einen Weg gefunden, mit dem ich m.E. Produktiv bin und alles (für mich wichtige) im Blick habe. Ich denke, dass es wichtiger ist ein System zu finden, dass man mag und mit dem man leicht klarkommt kann, als die neuesten Tools, die man nur widerwillig bedient oder gar auf Zwang nutzt.

Nutzt du eine To-do-Liste oder eine ganz andere Methode, um dir Dinge zu merken und deinen (Arbeits-)alltag zu strukturieren?

Da sich niemand alles merken kann – oder zumindest die wenigsten – sind in vielen Unternehmen To-Do-Listen im Einsatz. So auch bei uns. Im speziellen möchte ich heute vorstellen, wie meine To-Do-Liste aussieht und wie ich Projekte und Termine zusammen mit meinen Kollegen synchron halte.

Gehörst du zu den glücklichen Menschen, die sich einfach alles problemlos merken können?

Ich wünschte, es wäre so! Ich gehöre zu den Menschen, die sich Dinge nur schwer merken können, darunter besonders Termine & Namen (!) – Gesichter dagegen merke ich mir ziemlich gut. Daher gehen sämtliche wichtigen Informationen bei mir sofort auf meinen Zettel. Ja, meine persönliche Todo-Liste ist tatsächlich handschriftlich. Ich nutze hierfür ein leeres Büchlein und jede Seite entspricht bei mir allen Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden müssen.

Langfristige Termine und Projekte notiere ich mir jedoch nicht handschriftlich. Die werden im Outlook – Kalender gespeichert und eine entsprechende Erinnerung wird gesetzt. Das hat sich für mich so bewährt. Kurzfristige Aufgaben sind für mich dadurch „greifbarer und präsenter“ und bei Änderungen gibt es in meinem Büchlein sofort einen Eintrag.

Bist du eher der Offline- oder Online-Typ?

Ich bin zwar eher ein Online-Typ. ABER: wie schon erwähnt, sind meine persönlichen Aufgaben in einer handschriftlichen Liste zu finden. Nur für wirklich extrem wichtige Termine und Deadlines werden im elektronischen Kalender Erinnerungen erstellt. So vergesse ich keine wichtigen Termine mehr. Außerdem ist die handschriftliche „Offline-Variante“ besser um tatsächlich im Feierabend auch Feierabend zu machen. Ich finde, dass die To-Do-Liste aus dem Job und das Arbeitsmailkonto auf dem privaten Smartphone nichts zu suchen haben. Irgendwo muss einfach ein klarer Strich zwischen arbeiten und nicht arbeiten gezogen werden.

Wie wird bei dir ersichtlich, welche Aufgabe dringend ist und welche du noch aufschieben kannst? (Stichwort: Prioritäten)

Dringende Sachen werden bei mir im Buch doppelt unterstrichen oder erhalten einen Vermerk wie etwa: „am besten gestern!“ Dringende Aufgaben erledige ich generell priorisiert, meist morgens.

Fällt zwischendrin etwas Wichtiges an, wird das erledigt sobald ich mit der angefangenen Aufgabe fertig bin. Ausnahmen sind hier Dinge, die wirklich keine einzige Minute warten können. Aber das ist Gott sei Dank eher selten der Fall :)

Setzt du dich durch To-do-Listen manchmal zu sehr unter Druck oder bringt dich erst deine To-do-Liste so richtig in Fahrt?

Nein eigentlich nicht. Ich sehe die Listen nicht als Druckmittel, sondern als Erinnerungs- und Arbeitshilfe. Klar kann es einmal sein, dass man ein paar Aufgaben nicht schafft, weil wichtige Ereignisse kurzfristig die Planung über den Haufen werfen. Dann sollte man sich aber nicht durch einen zu vollen To-Do-Zettel deprimieren lassen, sondern einfach das nächste Mal realistischer Planen. Und wenn ich merke, dass ich etwas nicht schaffen werde, kommuniziere ich das klar in meiner Abteilung. Dann findet man zusammen mit den Kollegen immer eine Lösung oder verschiebt andere Aufgaben.

Online: Welche Apps oder Online-Software nutzt du? Hast du schon mehrere genutzt: Welche ist dein Favorit?

Für mich persönlich: Ich hatte bisher den ToDoist und Wrike im Einsatz, aber richtig überzeugt hat mich kein Tool. Zettel und Stift sind für meine persönlichen Aufgaben einfach praktischer.

Im Teamwork ist das wiederum eine andere Geschichte, hier arbeiten wir mit Todoist und legen für große Aufgaben Unteraufgaben an, die dann von den entsprechenden Abteilungen bearbeitet werden. Die Unteraufgaben dienen zur Orientierung und man bekommt ein gutes Bild davon, wie lange es noch dauert, bis ein Projekt abgeschlossen wird. Da wir bei uns im kleinen Team zusammenarbeiten, haben wir zudem den Vorteil, dass wir Probleme direkt kommunizieren und gegensteuern können.

Aber auch MS-Outlook wird oft unterschätzt. Die Möglichkeit Kalender und Termine zu synchronisieren, erlaubt es wesentlich besser zu planen. Und die Kollegen sehen beispielsweise wenn ein Mitarbeiter im Urlaub bzw. krank ist. Dieses System funktioniert bei uns verdammt gut.