Home-Office-Verordnung: Unsere Tipps zur Corona-Arbeitsschutzverordnung

Seit 21.01.2021 gilt eine erneute Home-Office-Verordnung: Die Arbeitsschutzverordnung, welche im § 2 (4) besagt, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten hat, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Diese Anordnung gilt voraussichtlich bis 15.03.2021.

Was bedeutet die Anordnung zum Home Office genau?

Das bedeutet, dass Mitarbeitende mit Büroarbeiten oder vergleichbaren Tätigkeiten nun im Home Office arbeiten müssen!
Ist Präsenz unvermeidbar, müssen natürlich weiter die Bestimmungen des SARS-CoV-2 Arbeitsschutzstandard und der konkretisierenden SARS-CoV-2-Arbeitschutzregel eingehalten werden.

Was das aber für die Tätigkeiten selbst bedeutet, wird auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) unter dem Bereich für Fragen (FAQ) erklärt. Hierzu wird beschrieben, dass „in der Regel alle Tätigkeiten zu verstehen, die geeignet sind, unter Verwendung von Informationstechnologie aus dem Privatbereich der Beschäftigten durchgeführt werden zu können. Im Einzelfall können hierunter auch Tätigkeiten fallen, die ohne Informationstechnologie von zu Hause erbracht werden können.“

Bei zwingend betrieblichen Gründen wird in der Home-Office-Verordnung davon ausgegangen, dass ohne Anwesenheit der Betrieb entweder eingeschränkt oder gar nicht mehr aufrechterhalten werden kann. Heißt, wenn vor Ort Tätigkeiten erledigt werden müssen, wie:

• Warenannahme
• Materialausgabe
• Reparaturarbeiten
• Notdienstarbeiten

Dann ist dies ein zwingend betrieblicher Grund. Alles was über eine Internetverbindung durchgeführt werden kann, wie Kundenberatung per Telefon, Post per E-Mail zu versenden, Online-Meetings etc., lässt sich auch im Home Office lösen.

Beachten Sie:

Zwingend betrieblichen Gründe können auch den Datenschutz betreffen. Heißt, kann die Datensicherheit der Kunden zum Beispiel im Home Office durch Familie oder sonst Einflüsse nicht gewährleistet werden, ist hier das Recht auf das Home Office nicht halten.

Neu in der Home-Office-Verordnung ist:

Eine Regelung bzw. Dokumentation für oder gegen die Entscheidung eines Home Office sollte nun vorliegen um diese ggf. der Aufsichtsbehörde vorlegen zu können. Hier sollte auch die Ablehnung durch den Arbeitnehmenden festgehalten werden.

Home-Office-Verordnung: Allgemeine Rechte und Pflichten

Der Arbeitgebende ist dazu verpflichtet, die Arbeit im Home Office anzubieten, was aber nicht heißt, dass der Arbeitnehmende dies auch annehmen muss.

Außerdem ist der Arbeitgebende verpflichtet, entsprechend benötigte Arbeitsmittel für das Home Office zur Verfügung zu stellen. Dies beläuft sich nicht auf die Arbeitsplatzausstattung per se, sondern beinhaltet die technischen Vorkehrungen und Voraussetzungen um einen reibungslosen Ablauf im Home Office zu gewährleisten.

Der private Wohnraum der Beschäftigten liegt allerdings außerhalb der Einflusssphäre des Arbeitgebers, dies unterliegt dem Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung nach Artikel 13 GG. Das Home Office ist kein „ausgelagertes Büro“, doch kann der Arbeitgebende den Arbeitnehmenden hier unterstützen um ein unproblematisches Arbeiten zu gewährleisten.

Die schlussendliche Entscheidung obliegt aber dem Arbeitgebenden, ob das Home Office für die Tätigkeit geeignet ist oder etwaige Gründe diesem im Wege stehen. Man kann diese Regelung auch in den Arbeitsvertrag aufnehmen, muss es aber nicht. Auf der sicheren Seite sind Sie allerdings, wenn eine Datenschutzvereinbarung und eine Dokumentation hierzu abgeschlossen wird.

Im Falle einer Nichteinhaltung der Home-Office-Verordnung:

Falls der Arbeitnehmende die zwingend betrieblichen Gründe nicht als ausreichend und sich im Recht für die Arbeit im Home Office sieht, kann dieser sich an die Arbeitsschutzbehörden der Länder sowie die Unfallversicherungsträger wenden, die die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben kontrollieren. Diese können, wenn es in ihrem organisatorischen Rahmen passt, für den Arbeitnehmenden den Sachverhalt gem. § 22 ArbSchG prüfen und vom Arbeitgebenden oder von den verantwortlichen Personen die Durchführung von Homeoffice verlangen. Oder bei Nichtbeachtung der Anordnung kann die von der Anordnung betroffene Arbeit untersagt werden und eine Geldbuße bis zu 30.000 € folgen.

Optional gilt auch, falls vorhanden, den Weg über den Betriebsrat zu gehen, welcher gem. § 87 Abs.1 Nr. 1, 6 und 7 BetrVG verlangen kann, dass eine kollektivrechtliche Vereinbarung (Betriebsvereinbarung oder Regelungsabrede) getroffen wird, die die Ausgestaltung der Home Office – Verpflichtung regelt. Doch erweist sich dies als schwierig, da solche Einigungen oft länger andauern, als diese Regelung, hier voraussichtlich bis 15.03.2021 gilt.

Home-Office-Verordnung: Regeln im Home Office

Hier ist zu beachten, dass im Home Office grundsätzlich die gleichen Arbeitsschutzanforderungen wie im Büro gelten. Dies beträgt die Arbeitszeit, sowie der Arbeitssicherheit allgemein, welche auch im Unternehmen schriftlich festgehalten und eingehalten werden muss. Da der Arbeitsgebende dies auch prüfen sollte, gilt es eine Regelung zur Zutrittsberechtigung in die privaten Räumlichkeiten zu treffen.

Zudem soll prüfbar sein, dass die Arbeitszeiten eingehalten werden. Pausen wie die Dauer der Arbeitsstunden werden nach geltendem Gesetz hier ebenso festgehalten. Wichtig dabei ist auch, dass der Arbeitsgebende nicht erwartet den Arbeitnehmenden außerhalb seiner Arbeitszeit zu erreichen.

Zum Thema Arbeitssicherheit im Home Office ist zu beachten, dass die Grenzen zwischen dienstlicher wie privater Arbeitszeit im Falle eines Unfalls eingehalten werden. Denn ein Unfall während der Arbeitszeit gilt ebenso wie im Büro als Arbeitsunfall und wird genauso behandelt.

Das Thema Krankheit wird ebenso gehandhabt, wie bei der Arbeit im Unternehmen. Sollte der Mitarbeitende sich nicht arbeitsfähig fühlen, gilt auch hier der Nachweis eines Krankenscheins an den Arbeitgeber, sowie der Versicherung.

Das Recht auf eine Arbeitsplatzausstattung im Home Office

Ein gesetzlicher Anspruch in dem Sinne liegt hier nicht vor. Allerding trifft dieses Thema auf den Bereich der Arbeitsplatzsicherheit. Der Arbeitsgebende ist in der Pflicht zu prüfen, ob der Arbeitsnehmende einen sicheren Arbeitsplatz im Home Office zur Verfügung hat. Dazu wird ihm angehalten eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen. Diese Gefährdung betrifft auch die Verwendung von ungeeigneten Stühlen oder Tischen an Bildschirmarbeitsplätzen, weil diese auf Dauer eine schlechte Sitzhaltung begünstigen und im Bereich des Rückens zu Problemen führen können.

Hierzu ist die dauerhafte Verwendung eines Laptops ohne Ergänzung durch ein sinnvolles Equipment ebenso gesundheitlich bedenklich. Bei der Ausstattung eines Home Office sollte der Arbeitsgebende wie auch im Büro sich an die Arbeitsstättenverordnung und den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften halten.

Da diese staatliche Verordnung hier aber nur auf kurze Dauer ausgelegt ist, ist der rechtliche Anspruch nicht gegeben. Diese Pflichten gelten erst für eine längerfristige Home Office-Nutzung.

Prinzipiell hat der Arbeitnehmende grundsätzlich einen Anspruch darauf, dass ihm die zur Arbeit erforderlichen – vor allem technischen Geräte – bereitgestellt und etwaige Kosten für Datenanschluss und ähnliches erstattet werden. Die Unternehmensleitung wird wiederum angehalten, den Arbeitsfluss des Mitarbeitenden zu gewährleisten. Für einen technischen Ausfall liegt es an ihnen eine Lösung durch einen Techniker zu finden.

Zur Arbeitsplatzausstattung gehören die Bereitstellung eines Telefons wie eines Computers. Dies sind Leihmaterialien und somit an das Unternehmen wieder zurück zu führen. Eine private Nutzung ist hierbei nicht vorgesehen. Wie diese Ausstattung dabei genau aussieht, bleibt dem Unternehmen überlassen. Wie sich die Kosten gestalten, ebenso, je nach Konzept. Im Falle eine Firmenhandys übernimmt der Arbeitsgebende die vollen Telefonkosten. Für eine dauerhafte Home Office-Lösung kann der Arbeitsgebende 25% des Internet pauschalbesteuern lassen.

Home Office mit Kindern, welche Möglichkeiten haben Sie?

Ein schwierigeres Thema ist die Arbeit im Home Office mit Kindern. Hier gilt es in erster Linie mit dem Arbeitsgebenden eine Regelung zu finden. Ist die Notwendigkeit da, in das Home Office zu wechseln, trotz Kindern im Hause, gibt es auch hier verschiedene Möglichkeiten zum Ausgleich.

Für eine längere Zeit bietet der hat der Staat zwei Optionen an: Zum einem das Kinderkrankengeld, welches Eltern für Kinder bis zum 12. Lebensjahr beantragen können. Diese Regelung ist vor allem für die Eltern, die aufgrund der Schließungen von Schulen und Kindergärten unter einem Verdienstausfall leiden würden. Die Höhe beläuft sich hierbei auf 67%.

Eine andere Optionen ist die Nutzung der Kindkranktage, welche staatlich auf 10 Tage hochgesetzt wurde. Hierzu wenden Sie sich am Besten an Ihren Hausarzt.

Wichtig ist, dass der Arbeitgebende nicht das Recht hat, Ihnen Ihre Urlaubstage anzurechnen. Das heißt, Sie sollten davon absehen, mit Hilfe der Urlaubstage diese Zeit zu überbrücken. Denn diese Tage dienen der Erholung und obliegen allein Ihrer Entscheidung, wie Sie diese einsetzen. Dazu kann die Unternehmensleitung Sie nicht anhalten.

Maximal die nichtverwendeten Tage aus dem vorherigen Jahr können hierfür zur Unterstützung eingesetzt werden.

Kommunikation ist das A und O im Home Office

In erster Linie ist es wichtig mit dem Mitarbeitenden im Gespräch zu bleiben. Vorab, um abzuwägen, ob der Wunsch für das Home Office von beiden Seiten vorhanden ist und um Regelungen dazu zu finden.

Vor allem geht es aber um das Vertrauen. Sie müssen Ihrem Mitarbeitenden vertrauen können sowie dieser Ihn vertrauen sollte. Hier hilft es über gemeinsame Erwartungen zu sprechen und über die erwartete Dauer der Home Office-Lösung sowie die mögliche und gewünschte Arbeitsleistung, über Erreichbarkeit und die praktische Umsetzbarkeit von Aufgaben etc. Anstehende Aufgaben und Projekte sollten auch während der Zeit immer wieder abgesprochen werden.

Vorab werden auch Arbeitszeiten sowie Pausen besprochen. Wie wollen Sie es handhaben? Zu welchen Zeiten sollte eine Erreichbarkeit gewährleistet werden? Wie flexibel darf der Mitarbeitende sich die Arbeitszeit einteilen?

Stehen Sie für den Mitarbeitenden für Rückfragen zur Verfügung. Geben Sie rechtzeitig Rückmeldung, falls Fragen und Unstimmigkeiten aufkommen, um so Problemen und Unsicherheiten vorzubeugen.

Nutzen Sie hierzu Telefonkonferenzen, auch um eine Isolierung der Belegschaft zu vermeiden. Fragen Sie regelmäßig nach, ob es Probleme gibt. So hat der Mitarbeitenden auch das Gefühl, von sich aus mit potenziellen Sorgen auf Sie zukommen zu dürfen. Geben Sie den Mitarbeitenden auch das Gefühl, dass die Arbeit auch aus der Ferne eine Unterstützung für das Unternehmen ist. Dies ist vor allem auch dann wichtig, wenn das Home Office eine längerfristige Lösung sein muss.

Fazit: Home-Office-Verordnung

In erster Linie erweist sich die Home-Office-Verordnung als ein erhöhter Aufwand für das Unternehmen, wenn man die Umsetzung bedenkt, sowie die Arbeitsausstattung und den Dokumentationsaufwand betrachtet. Doch so ergibt sich hier auch die Chance, dass dies ein erster Test auf dem Weg zu einem Recht auf Home Office werden könnte, vielleicht sogar mit einer staatlichen Regelung.

Auch wenn der bereits vorliegende überarbeitete Entwurf des BMAS zur Regelung der mobilen Arbeit ein solches Recht noch nicht vorsieht, kann es gut sein, dass dieses Thema auch in der Zukunft den Gesetzgeber noch beschäftigen wird. Die neue Arbeitswelt ist bereit dazu, doch trauten sich viele Unternehmen bisher noch nicht an dieses Thema. Nun durch diese staatliche Verordnung kommen sie nicht umhin, sich damit auseinander zu setzen.

Dem zu Grunde liegt natürlich ein beiderseitiges Vertrauen. Viele Arbeitnehmenden wünschen sich dies, viele Arbeitgebende sind nicht bereit dafür. Der Grund ist klar, sie haben Sorge den Blick über Vorgänge, über die Arbeit der Mitarbeiter zu verlieren. Oft ist es tatsächlich das Vertrauen des Arbeitgebenden, was diesem Fortschritt im Wege steht.

Mit der Home-Office-Verordnung kann auch dieses Problem vielleicht bei Seite gelegt werden. Denn mit dem Blick auf die neue agile Arbeitswelt wäre es für die betreffenden Unternehmen wünschenswert um am Ende den Anschluss am Markt nicht zu verlieren. Gerade wenn man betrachtet, dass mittlerweile die Firmen um die Bewerber werben müssen, dass umgedreht.