Büroräume mieten – darauf sollten Sie achten

Büroräume mieten: Jeder Unternehmer kennt es und hat sich bereits mindestens einmal mit dieser Thematik auseinandersetzen müssen: Die Wahl der Büroräume. Schließlich gibt es vielerlei Fragen und Faktoren, die berücksichtigt werden müssen.

Kauf oder Miete von Bürogebäuden? Wo soll das Bürogebäude liegen (falls der ortsbezogene Faktor eine Rolle spielt)? Sollte man einen Makler engagieren oder selbst nach Büroräumen mieten? Wo finde ich die passenden Angebote? Und vor allem: Worauf muss man bei der Wahl neuer Büroräume unbedingt achten?

Dabei fließen noch weitere Fragen ein, die sich insbesondere auf die Finanzierung, die Angemessenheit oder auch die Anbindung der Büroräume beziehen. All diese Fragen beeinflussen die Entscheidung, wie bei der Suche nach neuen Büroräumen vorgegangen werden soll. Deshalb soll Ihnen dieser Artikel dabei helfen, keine wichtigen Aspekte zu vergessen und letzten Endes die perfekten Büroräume für Ihre Unternehmung und Ihre Mitarbeiter zu finden.

Büroräume mieten: Wichtiges

Vorneweg sei gleich gesagt: Die Auswahl Ihrer Büroräume sollten Sie sorgfältig vorbereiten und letztlich treffen.

Sie sollen sich ja in Ihren Büroräumen ebenso wohl fühlen, wie Ihre Mitarbeiter (schließlich werden Sie viele Stunden dort verbringen). Zudem sind die internen Büroräume einer der ersten Eindrücke, die Ihre Kunden von Ihrem Unternehmen erhalten und somit gewissermaßen auch ein Botschafter für die Werte und Ziele Ihres Unternehmens.

Gestalten Sie Ihre Büroräume offen, ordentlich und herzlich, werden Ihre Kunden definitiv einen besseren Eindruck von Ihrem Unternehmen bekommen, als wenn Sie Ihre Kunden in düsteren und unfreundlich wirkenden Räumlichkeiten empfangen.

Versuchen Sie daher, Ihre Büroräume mit Ihrer Unternehmens- und Arbeitsphilosophie in Einklang zu bringen und berücksichtigen Sie dabei die entscheidenden Faktoren wie:

• Größe
• Kosten
• Mindestmietdauer
• Umgebung
• Einrichtung
• Geräuschkulisse
• die Infrastruktur.

Auch wenn Ihnen dieser Artikel die Entscheidung für Ihre zukünftigen Büroräume nicht abnehmen kann, so soll er doch eine Art Leitfaden sein, der Sie in Ihrem Entscheidungsprozess begleitet und unterstützt.

Größe des Büros berücksichtigen

Der erste Aspekt, den Sie in Ihren Planungen berücksichtigen sollten, ist die Größe.

• Haben Ihre Mitarbeiter ausreichend Platz am Schreibtisch?
• Sind die Räume auch nicht zu groß / zu klein?

Das sind Fragen, die Sie sich definitiv stellen sollten.

Denn Ihre Mitarbeiter wollen mit Sicherheit nicht auf engstem Raum aufeinandersitzen, was nicht nur das Betriebsklima stört, sondern auch negative Auswirkungen auf die Produktivität Ihres Teams haben kann. Andererseits sollen die Räume auch nicht überdimensional groß sein und daher gewissermaßen verloren wirken. Als Faustregel sollten Sie daher pro Bildschirmarbeitsplatz mindestens 10m² Fläche zur Verfügung stellen!

Planen Sie bei Ihrer Selektierung auch immer mit ein, wie es in Zukunft mit Ihren Räumlichkeiten und Ihren personellen und finanziellen Kapazitäten aussieht.

• Sollen bestimmte Abteilungen vielleicht ausgebaut werden?
• Wollen Sie größere Besprechungszimmer?
• Planen Sie eventuell sogar die Implementierung einer völlig neuen Abteilung?

Diese Fragen sind in Bezug auf die Größenwahl Ihrer zukünftigen Büroräume ebenfalls sehr wichtig!

Kosten im Blick behalten

Im direkten Zusammenhang mit der Größe der Büros steht natürlich in erster Linie eines: die Kosten. Für Ihre Kostenplanung sollten Sie sich durchaus viel Zeit einplanen, denn Fehler in diesem Bereich können Ihnen und Ihrem Unternehmen eine lange Zeit Schwierigkeiten bereiten.

Berücksichtigen Sie daher nicht nur die Miete, sondern auch die üblichen Nebenkosten wie Strom und Wasser, die Einrichtungskosten für Telefon und Internet, die stadtbezogene Gewerbesteuer oder auch einen kleinen finanziellen Puffer, der Ihnen für kurzfristige Reparaturen und Wartungsarbeiten zur Verfügung steht.

Mindestmietdauer berücksichtigen

Keinesfalls zu vergessen ist dabei auch die Mindestmietdauer. Sind Sie bspw. gerade am Anfang Ihrer Unternehmenskarriere, ist es oftmals schwierig abzuschätzen, wie lange Sie an diesem Standort tätig sein werden oder – womit wir wieder beim Thema Größe werden – wie lange Sie mit der aktuell benötigten Größe der Räumlichkeiten zurecht kommen werden.

Lage, Lage, Lage

Ein weiterer grundlegender Faktor bei der Entscheidung für oder gegen die Auswahl neuer Büroräume ist die Lage. Denken Sie bei dieser Thematik nicht in erster Linie an sich selbst, sondern primär an Ihre potenziellen Kunden und Mitarbeiter!

Schließlich kann die Lage mit all seinen Faktoren (Ruf des Stadtteils, Autobahnanbindung, Flughafennähe, Parkmöglichkeiten, behindertengerechte Zugangsmöglichkeiten) bereits ein wichtiger Aspekt für das erste Bild des Kunden von Ihrem Unternehmen darstellen.

Daher erkundigen Sie sich genau über die Umgebung Ihrer potenziellen Wahl und scheuen Sie ruhig nicht die etwas höheren Kosten, wenn diese mehr Rentabilität hinsichtlich Ihres zukünftigen Images versprechen.

vorhandene Ausstattung

Der nächste Punkt, der für Ihre Wahl von größerer Bedeutung sein sollte, ist die Ausstattung der Büroräume. Mit Ausstattung ist damit primär die Infrastruktur des Gebäudes bzw. der Räumlichkeiten gemeint. Vor allem in der heutigen Zeit ist es von enorm großer Bedeutung, dass IT- und Telekommunikationssysteme einwandfrei und auf konstant hohem Niveau funktionieren, weshalb gerade ältere Gebäude (Handyempang, Steckdosen, WLAN-Zugang) oftmals Schwierigkeiten bei der Implementierung eines Bürokomplexes bereiten.

Neben den technischen Faktoren spielen aber auch andere Punkte eine wichtige Rolle. Dazu gehören beispielsweise sanitäre Einrichtungen, potenzielle Bereiche für die Mitarbeiternutzung (Küche, etc.) oder auch die Licht- und Temperaturverhältnisse in dem Gebäude.

Beachten Sie hierbei vor allem die an den Räumlichkeiten angebrachte Isolierung und die Beeinträchtigung der Arbeit durch den Einfall von Sonnenlicht (Stichwort: Computerbildschirm), wodurch Sie sich nicht nur Energiekosten sparen, sondern auch das Unwohl Ihrer Mitarbeiter an sonnigen Tagen.

Umwelteinflüsse beachten

Ein oftmals vernachlässigter Faktor, der jedoch je nach Branche durchaus eine gewichtige Rolle spielen kann, ist die Geräuschkulisse.

Sind Sie bspw. in einer Branche tätig, die konstant hohe Aufmerksamkeits- und Konzentrationsspannen erfordert, kann es durchaus ungünstig werden, wenn sich in der direkten Umgebung eine viel befahrene Hauptstraße, eine Schule oder ein Kindergarten und ähnliche Geräuschfaktoren (Flughafen, S-Bahn,..) befinden.

Vor allem, wenn Sie sich einen Gebäudekomplex mit anderen teilen müssen, sollten Sie sich genauestens über die Tätigkeitsbereiche der umliegenden Unternehmen informieren, um in Bezug auf die Lautstärke keine Probleme zu bekommen.

Arbeitsschutz beachten

Der letzte Aspekt, den Sie keinesfalls vernachlässigen sollten, sind die offiziellen Vorschriften für Büroräumlichkeiten. Dazu gehören sowohl Vorschriften bzgl. der einzelnen Arbeitsplätze (z.B. müssen Bildschirmarbeitsplätze mind. 8m² groß sein, besser aber 10m²) als auch Sicherheitsvorschriften (Brandschutz, Fluchtwege, Arbeitsschutz). Informieren Sie sich gründlich über die für Sie zutreffenden Gesetzlichkeiten, um Bußgelder oder gar den Entzug der Gewerbeerlaubnis zu vermeiden.

Bevor Sie jedoch all diese Schritte angehen, sollten Sie in aller Ruhe und Intensität zunächst eines tun: Ihren Bedarf analysieren. Überlegen Sie sich sorgfältig, ob Sie wirklich ein neues Büro benötigen, ob Ihnen vielleicht die Alternativen zum klassischen Büro näher liegen oder auch ob eine Finanzierung eines neuen Bürokomplexes überhaupt in Ihrem finanziellen Rahmen liegt.

Die Alternativen zum traditionellen Büro

Brauchen Sie nicht viel Platz und arbeiten größtenteils per Laptop, ist z.B. das beliebte HomeOffice die naheliegendste Variante. Überlegen Sie sich davor aber gründlich, ob Sie zuhause auch wirklich produktiv und effektiv genug arbeiten können. Denn dieser Faktor wird bei vielen zu Beginn einer HomeOffice-Tätigkeit deutlich unterschätzt.

Wollen Sie jedoch nicht alleine arbeiten, können Sie sich Büroräume auch mit anderen teilen und in Gesellschaft teilen. Auch wenn sich dieser Vorschlag zunächst etwas komisch anhört, ist es mit Sicherheit einen Versuch wert. Dieser Trend erfreut sich gerade in letzter Zeit immer größerer Beliebtheit und hat mit dem „Coworking“ einen mittlerweile durchaus bekannten Begriff als Alternative zum klassischen Büro etabliert.

Wollen bzw. müssen Sie jedoch – zumindest an bestimmten Tagen – auf ein klassisches Büro zurückgreifen, gibt es auch das Angebot des Büros auf Zeit. Hierbei können Sie – meist stunden- oder tageweise – Büroräume, Besprechungsräume und die dazugehörigen Services anmieten.

Benötigen Sie für Ihre Tätigkeit jedoch ein Labor, eine andere Form der Forschungseinrichtung oder gar eine maschinell ausgestattete Produktionsstätte, sollten Sie sich in erster Linie bei Innovations- und Technologiezentren sowie Wissenschafts- und Industrieparks informieren. Hier finden Sie – insbesondere als Existenzgründer – oftmals das passende Angebot.

Mietbare Büroräume finden

Dazu besitzen Sie verschiedene Möglichkeiten, vor allem dank den Möglichkeiten des Internets. Dort können Sie ohne Zeitdruck und ohne zusätzliche Kosten die wichtigsten Informationen zusammensuchen und vergleiche. Portale für das Anmieten von Büroräumen finden Sie selbstverständlich zahlreich in der Google-Suche, als führende Beispiele sind unter anderem Bürosuche auf Immobilienscout24, Instant Office oder diverse Facebookgruppen (je nach Ort spezifizierbar) zu nennen.

So, nun sind Sie bestens gerüstet für Ihre Suche nach neuen Büroräumen! Grundsätzlich gilt bei der Anmietung neuer Räumlichkeiten das, was mittlerweile auf so viele entscheidungsbezogene Thematiken zutrifft: Informieren Sie sich ausführlich! Sammeln Sie daher so viele Informationen wie möglich, wägen Sie diese gründlich und intensiv mit Ihrer Ausgangslage ab und treffen Sie eine Entscheidung, die nicht nur Sie zufriedenstellt, sondern auch Ihre Mitarbeiter und Kunden! Viel Glück bei der Suche!

PS: Nutzen Sie unsere Checkliste für den Büroumzug!

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