Geschäftsbrief schreiben – darauf sollten Sie achten

Das Internet und seine Applikationen haben viele Teile des alltäglichen Lebens in den letzten Jahren zunehmend verändert. Insbesondere die Kommunikation hat sich durch soziale Netzwerke, Chatrooms und vor allem E-Mails enorm verändert. Wo früher persönliche Gespräche oder Telefonate an der Tagesordnung standen, schreibt man sich heute kurz per WhatsApp oder Facebook. Ähnlich zu beobachten sind diese Veränderungen in der geschäftlichen Kommunikation.

Natürlich ist ein persönliches Kundengespräch immer noch der Optimalfall für jeden Vertriebsverantwortlichen und gewiss stehen persönlichere Elemente in der Kundenkommunikation immer noch hoch im Kurs, doch gleichzeitig hat das Internet mit seinen vielen Möglichkeiten, insbesondere durch die Möglichkeit des Versenden von E-Mails die geschäftliche und auf Transaktionen ausgerichtete Kommunikation stark verändert. Auch der Geschäftsbrief musste in Folge dessen an Bedeutung einbüßen.

Doch auch in den Zeiten von E-Mail und Co. spielt der Geschäftsbrief noch eine große Rolle. Wieso das so ist, wie ein Geschäftsbrief zu gestalten ist, welche Inhalte er darstellt und wann man ihm einer E-Mail vorziehen sollte, soll dieser Artikel im Folgenden erläutern.

Warum ist ein ordentlicher Geschäftsbrief heute noch wichtig?

Ein Geschäftsbrief stellt die externe Kommunikation eines Unternehmensverantwortlichen an einen oder mehrere Empfänger dar und repräsentiert geschäftliche Anliegen, die darauf abzielen eine oder mehrere Transaktionen vorzubereiten, durchzuführen oder zu stornieren bzw. unwirksam zu machen. Auch Bewerbungen mit Lebenslauf können als Geschäftsbriefe angesehen werden.

Es zeigt sich also, dass Geschäftsbriefe für die Abläufe eines Unternehmens von großer Bedeutung sind. Zudem unterstützen sie die Dokumentationspflichten eines Unternehmens, da sie eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren (Rechnungen und Belege sogar von zehn Jahren) aufweisen.

Die Regeln: Worauf muss bzw. sollte man bei der Erstellung des Geschäftsbriefes achten?

Bevor auf die genaueren Details zur korrekten und formgerechten Gestaltung eines Geschäftsbriefes eingegangen werden soll, gibt es einige grundlegenden Regeln, die man beim Verfassen eines Geschäftsbriefes beachten sollte.

Fehlerfrei schreiben

Zuallererst sollte der Text natürlich fehlerfrei und grammatikalisch korrekt sein. Rechtschreibfehler sind immer noch die häufigste Fehlerursache bei Geschäftsbriefen, egal ob sie innerhalb der Formulierungen auftreten oder bei dem Namen des Empfängers, was zugleich einen schlechten Eindruck zur Folge hat.

Kurz fassen

Des Weiteren gilt es, sich kurz zu fassen und in gut zu lesenden Hauptsätzen zu schreiben. Eine prägnante Formulierung ist gerade vor dem Hintergrund der begrenzten Zeit- und Aufmerksamkeitsspanne des Empfängers wichtig.

Um sich möglichst kurz fassen zu können, greift man gerne auch zu Abkürzungen wie „VG“ oder „MfG“, jedoch sollte man damit möglichst sparsam umgehen bzw. diese im Optimalfall vermeiden.

Aussagekräftiger Betreff und persönliche Anrede

Ein weiteres wichtiges Element eines gelungenen Geschäftsbriefes ist der Betreff. Dieser soll möglichst aussagekräftig sein und die Aufmerksamkeit des Lesers wecken. Das Wort „Betreff“ hat jedoch in dieser Zeile nichts verloren, auch das zählt zu den häufigsten Fehlern beim Verfassen eines Geschäftsbriefes. Nach dem Betreff gilt es, sich für die richtige Anrede zu entscheiden. Die allgemeine Anrede ist bekanntlich „Sehr geehrte Damen und Herren“, allerdings weiß man im Optimalfall bereits, wer der genaue Empfänger des Briefes und somit der Ansprechpartner im anderen Unternehmen ist.

Eine persönliche Anrede lässt den Eindruck entstehen, dass sich der Verfasser des Geschäftsbriefes entweder an einen erinnert oder sich mit der Situation ausführlich befasst hat, was positive Effekte für die weitere Aufmerksamkeit des Empfängers hat. Kennt man den Empfänger des Geschäftsbriefes besser und hat schon eine gewisse Beziehung zu ihm aufgebaut, darf reinen Gewissens auch zu Formulierungen wie „Liebe Frau..“ gegriffen werden. Einzig und allein zu vermeiden sind veraltete Formulierungen wie „Werte Frau..“ oder ähnliche, denn solche Ausdrücke haben zur Folge, dass die Geschäftsbriefe sehr unecht, gekünstelt und nicht ernsthaft genug wirken.

Inhalte verständlich formulieren

Grundsätzlich wird oft als Tipp für das Schreiben eines Geschäftsbriefes genannt, sich vorher zu überlegen, wie man dem Empfänger den Sachverhalt persönlich schildern würde. Aus diesen Gedanken und Notizen entstehen meist hervorragende Vorlagen für Formulierungen, die zugleich auch prägnant die wichtigsten Informationen zusammenfassen. Somit gilt für den Geschäftsbrief wie für ein persönliches Gespräch unter vier Augen: Vorbereitung und Planung bilden bereits die halbe Miete.

Positiv formulieren

Anschließend folgt die Schilderung des Sachverhaltes bzw. des eigentlichen Inhaltes des Geschäftsbriefes. Typische Inhalte sind dabei Angebote, Rechnungen, Auftrags- oder Anfragenbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine und Quittungen. Beim Verfassen des Inhaltes sollte man den Empfänger in den Mittelpunkt des Sachverhaltes stellen und genau überlegen, welchen Mehrwert man ihm liefern kann bzw. welche Informationen für ihn von besonderer Bedeutung sind.

Hierbei sollte man möglichst immer positive Formulierungen verwenden, auch wenn man negativere Nachrichten überbringen muss. Kann man bspw. eine Lieferanfrage gerade nicht stemmen, sollte man dies in positiver gestimmte Worte verpacken, die dem Empfänger erklären, dass „die Anfrage in Bearbeitung ist und einige Tage in Anspruch nehmen könnte, man allerdings alles für eine schnelle und fehlerfrei Lieferung tue.“ Dies lässt den Verfasser des Geschäftsbriefes und sein Unternehmen sowohl freundlicher als auch deutlich professioneller wirken.

Geschäftsbrief unterschreiben

Oftmals wird auch das Unterschreiben eines Geschäftsbriefes vergessen, dabei ist die Unterschrift ein absolutes Muss, schließlich ist ein Geschäftsbrief ohne Unterschrift nicht rechtskräftig und somit für geschäftliche Dialoge fast schon irrelevant.

Kontaktdaten nicht vergessen

Zudem wird es bei Geschäftsbriefen als sehr wichtig angesehen, Kontaktmöglichkeiten mitzuschicken. Telefon-, Fax- oder sogar Handynummern (bei Auslandskontakt: Landesvorwahl berücksichtigen) sind dabei ebenso ausreichend wie die E-Mail- oder Postadresse.

Zusätzliches

Ein kleiner Zusatz bei dem Verfassen eines Geschäftsbriefes, der noch nicht so ausgiebig genutzt wird, ist das „P.S.“. Dabei gibt das „P.S.“ dem Sender die optimale Möglichkeit, nochmal auf Angebote oder ähnliches hinzuweisen, denn bis auf die Betreffzeile erzeugt kein Teil des Geschäftsbriefes eine so hohe Aufmerksamkeit wie der kleine Zusatz unter dem geschilderten Sachverhalt.
Wie die ganzen Inhalte und Tipps dann in die korrekte Form verpackt werden, soll der nächste Abschnitt zeigen.

Geschäftsbrief-Gestaltung: wo finde ich fertige Vorlagen?

Bereits erstellte Vorlagen für Normbriefe, darin enthalten sind auch Geschäftsbriefe, finden sich überall im Internet. Sowohl die Deutsche Post als auch diverse Seiten für Unternehmensgründer, Karriereratgeber oder akademisches Schreiben bieten solche fertige Formbriefe unter der Vorlage „DIN 5008“ an.

Darin enthalten sind grundsätzliche Gestaltungsregeln für die textliche Auf- und Verarbeitung von Normbriefen, die man beachten sollte. Geschäftsbriefe sollten grundsätzlich nicht den Umfang von einer DINA4-Seite überschreiten und eine leserliche Schriftgröße sowie auch Schriftart enthalten. Empfohlen wird eine Mindestgröße von elf bis zwölf, als Schriftarten für einen Geschäftsbrief haben sich insbesondere Arial und Times New Roman durchgesetzt.

Das Adressfeld, sowohl des Empfängers (links oben) als auch des Absenders (rechts oben) sollte die Maße von 8,5cm x 4,5cm nicht überschreiten. Zwei Leerzeilen unter dem Ort und dem Datum befindet sich dann die Betreffzeile. Wiederum zwei Leerzeichen unter dem Betreff beginnt die Anrede, der Inhalt des Geschäftsbriefes sollte anschließend ebenfalls mit einer Leerzeile von der Anrede getrennt werden, um eine bessere Übersicht zu haben.

Die Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand am Textende, dann sollte man drei bis vier Leerzeichen für die eigene Unterschrift frei halten. Das „P.S.“ folgt eine Zeile nach der Unterschrift. Das Briefende bildet schließlich das Anlagenverzeichnis. Zu beachten ist dabei, dass die Ränder folgende Maße haben und dabei eine DinA4-Seite nicht überschritten wird. Der obere Rand sollte 4,5cm, der linke Rand 2,5cm, de untere Rand 2,5cm und der rechte Rand 2cm aufweisen.

Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Da nun die formalen und verfassungstechnischen Anforderungen geklärt sind, soll nun geklärt werden, was denn unbedingt Teil eines Geschäftsbriefes sein muss. Dabei gilt es zu unterscheiden, ob das absendende Unternehmen einen Eintrag im Handelsregister besitzt oder nicht.

Kein Eintrag im Handelsregister

Ist dies nicht der Fall, sind der Vor- und Nachname des Gesellschafters, die Geschäftsbezeichnung und die Gesellschaftsform (meist GbR) verpflichtend.

Mit Eintrag im Handelsregister

Ist ein Eintrag im Handelsregister vorhanden gilt es gemäß §37a HGB, §35a GmbHG und §80 AktG folgende Angaben zu machen:

• Den vollständigen Firmennamen und die Rechtsform des Unternehmens (GmbH, AG, OHG,..)
• Das zuständige Registergericht sowie die Nummer des Handelsregistereintrags
• Den vollständigen Namen des Geschäftsführers des Unternehmens und den vollständigen Namen des Aufsichtsratsvorsitzenden des Unternehmens.
• Besitzt das Unternehmen die Gesellschaftsform der AG, sind diese Angaben um die vollständigen Namen aller Vorstandsmitglieder inkl. Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden und des Aufsichtsratsvorsitzenden zu ersetzen bzw. ergänzen.
• Als gesellschaftlich mittlerweile angesehen und etabliert sind zudem die Firmenanschrift, Telefon- und Faxnummern, die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners, die Website, die Bankverbindung oder sogar die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.